Cosa c'è da sapere sulla gerarchia dei titoli di lavoro amministrativo

Gerarchia delle qualifiche amministrative

Comprendi la gerarchia dei titoli di lavoro amministrativo?

Anche le persone che sono state nel campo amministrativo per anni possono trovare un po 'confusa a volte la sua complessa rete di titoli di lavoro, strutture organizzative e varie responsabilità. Gli amministratori esperti potrebbero trovarsi a porre domande, come:

esercizi seduti alla scrivania
  • Quali sono le diverse attività svolte in genere dai funzionari amministrativi e dai supervisori amministrativi? (I funzionari di solito gestiscono i processi mentre i supervisori gestiscono i processi ma anche altri dipendenti.)
  • Qual è la differenza tra un file Amministratore di ufficio e un responsabile di ufficio ?
  • Un amministratore esecutivo è un amministratore di livello esecutivo o qualcuno che amministra i dirigenti? (Di solito amministrano ai dirigenti.)

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

Le domande continuano all'infinito. Alla fine, il misterioso schema dei titoli di lavoro amministrativi potrebbe portare i professionisti a chiedersi dove i loro titoli si inseriscano nel panorama generale. Un dilemma simile potrebbe sconcertare i cacciatori di lavoro che si chiedono quali titoli di lavoro amministrativo scegliere come target nelle loro ricerche di carriera.

Confuso sulla gerarchia del titolo di lavoro amministrativo

Chiariamo la gerarchia dei titoli di lavoro amministrativo! Ecco tutto ciò che devi sapere per comprendere i diversi livelli dei titoli degli amministratori e anche interpretare il significato dei titoli.

Una nota prima di iniziare: I titoli di lavoro, le responsabilità e le aspettative che trattiamo di seguito potrebbero apparire sotto più livelli. Ad esempio, un Office Manager potrebbe essere una posizione di primo livello in un'azienda e una posizione di alto livello in un'altra azienda che ha esigenze di ufficio più impegnative. Inoltre, tieni presente che questo elenco copre molti, ma certamente non tutti, i titoli di lavoro amministrativo che incontrerai.

Titoli di lavoro amministrativo di livello iniziale

Titoli di lavoro amministrativo entry-level

  • Coordinatore d'ufficio
  • Amministratore d'ufficio
  • Assistente di Office
  • Capo ufficio
  • Impiegato
  • Assistente alla reception
  • Impiegato di inserimento dati
  • Specialista di inserimento dati
  • Coordinatore del dipartimento
  • Coordinatore Amministrativo
  • Assistente amministrativo
  • Assistente ai servizi amministrativi
  • Aiuto amministrativo
  • Associato amministrativo
  • Amministratore
  • Assistente amministrativo junior
  • Amministratore eventi
  • Addetto alla reception
  • Archivista
  • Assistente personale

Responsabilità lavorative dell'amministratore di livello base

Gli amministratori entry-level di solito fanno un po 'di tutto. Potrebbero avere una giornata lenta per organizzare i file e preparare i documenti e poi venire al lavoro il giorno successivo per trovare una casella di posta piena di richieste varie da membri del personale in tutto l'ufficio.

conoscere le tue attività

I dipendenti si rivolgono ai propri amministratori per qualsiasi tipo di supporto di cui hanno bisogno in un dato momento. Le persone in queste posizioni completano tutte le cose da fare in ufficio, aiutando i dipendenti a svolgere il loro lavoro migliore e mantenendo l'ufficio operativo nel modo più fluido possibile.

Qualsiasi amministratore di livello base si troverà probabilmente:

  • Gestire le comunicazioni dell'ufficio: mettere in campo telefonate, e-mail e posta tradizionale dell'organizzazione
  • Manutenzione dei servizi d'ufficio, comprese le risorse e le strutture IT (Ciò include la messa in campo di domande tecniche e richieste di servizio).
  • Collaborare tra i reparti per aiutare a pianificare eventi e iniziative
  • Coordinamento dei piani di viaggio, creazione di itinerari e completamento delle prenotazioni
  • Pianificazione e gestione dei calendari
  • Gestione degli elenchi di contatti
  • Mantenere l'ufficio sistema di archiviazione In ordine
  • Rappresentare gli interessi dell'ufficio nei rapporti con collaboratori esterni, inclusi fornitori, consulenti e clienti
  • Creazione di fatture
  • Monitoraggio e ordinazione di forniture per ufficio
  • Fornire spuntini da ufficio e altri vantaggi
  • Fornire supporto in base alle necessità a direttori, manager e dirigenti
  • Mantenere organizzati gli spazi degli uffici condivisi
  • Gestione di pacchi e posta in entrata e in uscita

Per gestire adeguatamente questo elenco diversificato di responsabilità, gli amministratori di livello base sono generalmente tenuti a:

  • Riconosci e rispondi ai potenziali problemi
  • Prendere l'iniziativa per risolvere i problemi in modo indipendente e creativo (per essere il più efficaci possibile, gli amministratori entry-level devono essere in grado di prendere decisioni e affrontare i problemi senza richiedere input da nessun altro).
  • Comunicare in modo efficace e rispettoso con gli stakeholder interni ed esterni in una varietà di formati diversi
  • Gestisci strategicamente il tempo
  • Multitasking e sposta rapidamente le attività per completare una serie di compiti umili senza lasciare che nulla cada nelle fessure
  • Organizza ed elabora le informazioni tenendo anche traccia di oggetti fisici e progetti per massimizzare la produttività
  • Mantieni la calma quando le cose vanno male
  • Sii sempre pronto e pronto
  • Ricorda i dettagli chiave mentre più persone fanno richieste verbali, scritte a mano e inviate tramite e-mail durante il giorno
  • Lavora velocemente, ma con precisione

Titoli di lavoro amministrativo di medio livello

Titoli di lavoro amministrativo di medio livello

  • Assistente amministrativo
  • Capo ufficio
  • Assistente esecutivo
  • Responsabile delle operazioni
  • Responsabile dei servizi amministrativi
  • Responsabile del supporto amministrativo
  • Specialista del supporto amministrativo
  • Amministratore eventi
  • Assistente personale
  • Amministratore del servizio
  • Coordinatore di viaggio
  • Specialista amministrativo
  • Assistente amministrativo esecutivo
  • Segretario Esecutivo
  • Direttore aziendale
  • Amministratore aziendale
  • Manager delle infrastrutture
  • Tecnico amministrativo
  • Assistente del personale
  • Scheduler
  • Assistente di unità

Responsabilità lavorative di amministratore di medio livello

Come gli amministratori entry-level, gli amministratori di medio livello fanno un po 'di tutto. (Cosa possiamo dire; sembra essere un segno distintivo del campo amministrativo.) Tuttavia, diversamente da gli amministratori di livello base, gli amministratori di livello medio di solito svolgono un numero leggermente inferiore, ma molto più specializzato, attività, come la gestione delle buste paga. Gli amministratori di medio livello saranno anche comunemente chiamati a partecipare a grandi progetti aziendali orientati alla missione, comprese iniziative di cultura aziendale, programmi di ricompensa dei dipendenti e rebranding strategici.

Inoltre, una volta che gli amministratori saranno passati dal livello base al livello intermedio, avranno acquisito esperienza sufficiente per progettare e implementare le proprie politiche per migliorare le operazioni aziendali.

Qualsiasi amministratore di medio livello si troverà probabilmente:

  • Implementazione delle politiche dell'ufficio e strategie di miglioramento dei processi esistenti
  • Sviluppare iniziative legate alla cultura aziendale e al benessere dei dipendenti
  • Implementazione di procedure di sicurezza critiche, inclusa la definizione di piani di evacuazione, l'esecuzione di esercitazioni e l'impostazione della sicurezza degli edifici
  • Gestione del libro paga
  • Pianificazione del design dell'ufficio e miglioramenti del layout
  • Onboarding e offboarding di nuovi dipendenti
  • Gestione delle attività operative, inclusa la gestione dei vantaggi della ricompensa dei dipendenti, del parcheggio e della manutenzione degli edifici
  • Assistenza diretta ai dirigenti
  • Pianificazione di eventi e riunioni
  • Coordinare il viaggio
  • Pianificazione e gestione dei calendari
  • Creare report e talvolta presentarli
  • Supervisionare altri membri del personale di supporto dell'ufficio
  • Tenere libri e registri
  • Possedere processi di fatturazione
  • Determinazione dell'organizzazione e dell'architettura delle informazioni dell'azienda
  • Interagire regolarmente con clienti, fornitori, direzione degli edifici e dipendenti
  • Esecuzione di importanti progetti di uffici, come ristrutturazioni, installazioni e iniziative di progettazione di uffici
  • Gestione del budget dell'ufficio e dell'amministrazione finanziaria, dalla gestione delle spese all'implementazione dei processi
  • Negoziazione e monitoraggio dei contratti
  • Ascoltare (e risolvere problemi relativi a) reclami
  • Risolvere i conflitti dei dipendenti

Assistente amministrativo multitasking

Per gestire adeguatamente questo elenco diversificato di responsabilità, gli amministratori di medio livello sono generalmente tenuti a:

  • Sviluppare in modo indipendente soluzioni praticabili ai problemi man mano che si presentano
  • Sfrutta tutto il Strumenti del mestiere migliorare e rafforzare i processi
  • Pensa in modo strategico e offri ai dirigenti una solida guida su un quadro generale
  • Gestisci con garbo la pressione per rimanere una risorsa costantemente affidabile per la direzione
  • Assegnare priorità al lavoro in modi che siano in linea con la missione aziendale
  • Usa sempre la discrezione per essere un custode affidabile di informazioni riservate
  • Trasmetti in modo efficace messaggi a una varietà di pubblici diversi in una varietà di formati diversi
  • Negoziare e fare rete per costruire connessioni vantaggiose e soddisfacenti
  • Sfrutta l'intelligenza emotiva per lavorare in modo armonioso ed efficace con gli altri
  • Applica le capacità di analisi per informare le decisioni aziendali chiave
  • Comprendere e interpretare informazioni complesse relative alle responsabilità dell'ufficio sia astratte (relazioni) che tecniche (gestione dell'inventario)
  • Adattarsi alle mutevoli esigenze e responsabilità
  • Guida gli altri e delega compiti
  • Guida progetti e flussi di lavoro dall'inizio al completamento
  • Cattura dettagli grandi e piccoli
  • Ascoltare, incoraggiare e fornire occasionalmente 'terapia' sul posto di lavoro

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

Titoli di lavoro amministrativo di alto livello

Assistente amministrativo di alto livello

  • Capo ufficio
  • Assistente esecutivo
  • Assistente esecutivo senior
  • Assistente personale senior
  • Direttore amministrativo
  • Direttore dell'amministrazione
  • Direttore dei servizi amministrativi
  • Ufficiale capo operazioni
  • direttore delle operazioni
  • Receptionist senior
  • Collegamento con la comunità
  • Chief Happiness Officer
  • Chief People Officer

Responsabilità lavorative di amministratore di alto livello

Come altri amministratori, gli amministratori di alto livello fanno tutto di tanto in tanto. Tuttavia, nelle posizioni di alto livello, l'attenzione che abbiamo iniziato a vedere intorno al livello medio diventa ancora più profonda. Gli amministratori di alto livello di solito trascorrono la maggior parte del loro tempo lavorando con dirigenti specifici o lavorando sui processi aziendali. Gli amministratori esperti passeranno la maggior parte del loro tempo a garantire il successo della loro area di interesse e molto meno tempo a occuparsi di problemi frammentari, emergenze minori e altre attività amministrative su piccola scala.

giochi / attività di team building virtuali

Qualsiasi amministratore di alto livello si troverà probabilmente:

  • Serve come collaboratore principale in ufficio
  • Essere l'unico collegamento tra i diversi team di uffici durante lo sviluppo e l'esecuzione di iniziative, politiche e processi a livello aziendale
  • Facilitare e persino guidare nuove iniziative di business e progetti strategici
  • Consulenza per migliorare operazioni e flussi di lavoro per interi reparti
  • Esecuzione di una serie di funzioni strategiche relative alle risorse umane relative all'assunzione, alla fidelizzazione e allo sviluppo delle politiche dei dipendenti
  • Gestione di altri capi dipartimento e manager
  • Determinare come utilizzare al meglio le risorse aziendali
  • Tenere informati gli stakeholder dell'azienda sugli aggiornamenti e gli sviluppi chiave
  • Gestire e guidare l'intero team di supporto amministrativo e spesso anche altri team
  • Definizione degli obiettivi per l'intera azienda e per i singoli team
  • Supervisionare tutte le cose relative alle operazioni quotidiane
  • Perseguire opportunità di sviluppo del business
  • Mantenimento delle principali relazioni commerciali strategiche esterne
  • Servire in seconda in comando per dirigenti chiave e assumersi una miriade di responsabilità nell'ambito di tale capacità

Per gestire adeguatamente questo elenco diversificato di responsabilità, gli amministratori di medio livello sono generalmente tenuti a:

  • Avere anni di esperienza e comprovati successi a livello amministrativo o gestionale
  • Dimostrare capacità di pensiero strategico e critico che rivaleggiano con quelle dei dirigenti che servono
  • Possedere un occhio soprannaturale per i dettagli; queste persone ricordano il nome di tutti, ogni data di scadenza e ogni punto chiave delle politiche e dei processi
  • Comunica con chiunque e con tutti per ottenere risultati
  • Manipola il loro tempo fino a quando sembra che abbiano più ore in un giorno
  • Dimostrare un impegno a livello di investitore per la missione aziendale
  • Avere un talento per migliorare i processi e gestire i flussi di lavoro in un modo che promuove l'efficienza e la buona volontà
  • Essere ben voluto e rispettato dai dipendenti di tutti i livelli e in tutti i reparti
  • Prendi possesso di tutti i risultati, anche quelli che non riguardano direttamente il lavoro quotidiano

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

Se ti trovi nel campo amministrativo (soprattutto se stai sfogliando lavori), siamo sicuri che ti sei imbattuto nella tua giusta quota di titoli di lavoro amministrativo. Ci piacerebbe avere le tue informazioni sulla gerarchia dei titoli di lavoro amministrativo. Facci sapere quali titoli ci siamo persi e condividi le tue intuizioni di seguito!

Ringraziamenti speciali a O * NET OnLine , sponsorizzato dal Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti, per mantenere un fantastico database di informazioni sull'occupazione.