La guida definitiva all'offboarding dei dipendenti: lista di controllo per l'uscita, domande di intervista e sequenza temporale

lista di controllo per l'uscita dei dipendenti

Ci sono innumerevoli vantaggi derivanti da un completo orientamento alle nuove assunzioni il mantenimento dei dipendenti e lealtà per aumentare il morale e la produttività. Ma per quanto riguarda il processo di offboarding dei dipendenti? Perché dovrebbe importare?



Che tu ci creda o no, gli ultimi giorni di un dipendente in un'azienda possono essere cruciali quanto i primi. Ecco perché è così importante avere una lista di controllo per l'uscita dei dipendenti per rendere il processo il più agevole possibile. I comportamenti dei dipendenti stanno cambiando con i tempi che cambiano. Come quello di Gallup Rapporto sullo stato del posto di lavoro americano indica che il posto di lavoro moderno non sembra come in passato, quando era ragionevole aspettarsi che un dipendente trascorresse l'intera carriera con una sola azienda. In effetti, la ricerca mostra che i millennial, che ora sono i la più grande generazione nella forza lavoro , job-hop più di ogni altro generazione .

Le aziende che stanno fiorendo sono quelle che capitalizzano i vantaggi che il nostro ambiente di lavoro moderno ha da offrire e trattano i dipendenti in uscita come un'opportunità. Quando i dipendenti lasciano, queste aziende salutano gentilmente con l'obiettivo di sviluppare le loro reti di alumni che fungono da reclutamento, networking e nuovi strumenti di business. Accolgono i dipendenti boomerang, quelli che hanno lasciato l'azienda e sono tornati, a braccia aperte, sapendo che è un segno di una sana cultura aziendale e di una forza lavoro felice. Infine, pur riconoscendo che può essere difficile perdere grandi talenti, attendono con impazienza le nuove idee, l'entusiasmo e la varietà che i nuovi dipendenti offrono.

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Per sfruttare le risorse che i dipendenti in uscita possono offrire, le aziende hanno bisogno di un dipendente accurato e gentile offboarding e uscire dalla lista di controllo.



La sequenza temporale di uscita del dipendente

L'uscita del dipendente inizia nel momento in cui il dipendente consegna la sua lettera di dimissioni e termina quando esce dalla porta nel suo ultimo giorno. Durante questo periodo, il rappresentante delle risorse umane guiderà il dipendente attraverso un processo che lo esce legalmente dall'azienda e raccoglie le sue conoscenze istituzionali per chiunque gli occuperà le scarpe. L'offboarding si concluderà con un colloquio di uscita.

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Di seguito, abbiamo delineato il processo dall'inizio alla fine. Divertiti con esso! Nessuno ha detto che gli addii devono essere tristi.



Togli le scartoffie

Quando il dipendente dà la sua notifica, il rappresentante delle risorse umane deve completare i punti seguenti il ​​più rapidamente possibile.

  • Ricevi la lettera di dimissioni del dipendente in partenza.
  • Fornire l'accettazione scritta di questa lettera di dimissioni.
  • Informa il libro paga e l'IT dell'uscita del dipendente. Immettere le informazioni sulla cessazione del dipendente nel database delle risorse umane.
  • Se pertinente, esaminare le dichiarazioni sul conflitto di interessi, gli accordi di non divulgazione, gli accordi di non concorrenza e gli accordi di riservatezza. Discuti anche di eventuali sanzioni che verranno applicate in caso di violazione di un accordo.
  • Elaborare commissioni o rimborsi e chiudere le carte di credito emesse dalla società.
  • Determina se il dipendente ha delle ferie maturate che non ha usufruito.
  • Elabora l'ultimo stipendio del tuo dipendente.
  • Fornisci al tuo dipendente in partenza le informazioni sui suoi benefici (assicurazione, 401k, ecc.).

Assicurati che la partenza sia comunicata all'azienda

A volte i manager impegnati possono trascurare questo passaggio cruciale e lasciare sorpreso il resto dell'azienda quando arriva l'ultimo giorno del dipendente in partenza. Confermare che la partenza dei dipendenti viene comunicata al suo team e a coloro in azienda che saranno maggiormente colpiti dalla sua partenza. Assicurati che gli auguriamo buona fortuna per il suo prossimo ruolo e che il motivo della sua partenza verrà spiegato quando appropriato.

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Fornire al dipendente in partenza una lista di controllo per l'offboarding

Il tuo lavoro non è solo fornire al dipendente questa lista di controllo, ma assicurarti che completi gli elementi prima il suo ultimo giorno in ufficio. Chiedi al suo manager se il sostituto del dipendente in partenza o qualcun altro del team dovrebbe seguirlo prima che se ne vada.

  • Elenco di controllo per l'offboarding dei dipendenti
    • Discuti con il tuo manager i requisiti di lavoro e le date di scadenza che dovresti soddisfare prima della tua partenza
    • Scrivi un SOP ( procedura operativa normale ) per la tua posizione. Tra le altre cose, come dipendente in uscita, sei responsabile di impostare il tuo successore per avere successo nel tuo ruolo. A tal fine, condividi la conoscenza istituzionale necessaria per prosperare nella tua posizione. Ciò include i processi del flusso di lavoro e il modo in cui completi le attività necessarie per adempiere alle responsabilità della tua posizione
    • Assicurati che il tuo successore abbia i file a cui dovrà fare riferimento durante il lavoro e che i membri del team interessati abbiano i file di cui hanno bisogno per il tuo futuro
    • Addestra il tuo sostituto, se disponibile
    • Salda le tue spese e rimborsi
    • Restituire il computer aziendale, le chiavi, le keycard, le carte di credito emesse dalla società, i dispositivi mobili emessi dalla società, ecc.

Mostra al dipendente in partenza il tuo gratitudine

Al giorno d'oggi, i dipendenti in partenza sono una grande risorsa per i loro ex datori di lavoro. Le reti di ex allievi fungono da preziosi strumenti di reclutamento e networking che possono portare al prossimo artista superstar della tua azienda. E gli ex dipendenti spesso tornano in azienda come clienti o dipendenti boomerang con maggiori capacità e conoscenze acquisite. Per questi motivi, è imperativo salutarsi con gratitudine. Questi piccoli gesti pagano dividendi.

  • Organizza un pranzo di arrivederci o un happy hour per celebrare l'ottimo lavoro del dipendente in partenza
  • Dai al dipendente in partenza un regalo di andare via se è appropriato
  • Passa un biglietto dei migliori auguri, assicurandoti che sia suo il manager scrive una nota premurosa

Conduci l'intervista di uscita

Le interviste di uscita dovrebbero essere considerate oro puro. Dando ai dipendenti in partenza uno spazio in cui parlare candidamente della loro esperienza in azienda, i colloqui di uscita offrono alle aziende un valore inestimabile comprensione del morale dei dipendenti , cultura aziendale e processi che possono essere migliorati. Le risorse umane possono utilizzare queste informazioni per fornire raccomandazioni strategiche alla leadership senior e, a loro volta, influenzare il cambiamento positivo.

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Quindi approfitta di tutto ciò che questa opportunità ha da offrire mantenendo il tono della conversazione celebrativo e leggero. All'inizio di queste interviste, assicurati di dire al dipendente in partenza che tutto ciò che dice è confidenziale e non sarà associato al suo nome o alla sua reputazione. Di seguito è riportato un elenco di uscire dalle domande dell'intervista che riteniamo siano fondamentali per ottenere le migliori informazioni dal tuo dipendente in partenza.

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Domande :

  • Tocca l'esperienza del dipendente nel suo ruolo e il motivo per cui se ne va:
    • Perché hai deciso di andare avanti?
    • Qual è stato il fattore più importante che ti ha portato ad accettare il tuo nuovo lavoro?
    • Cosa ti è piaciuto e cosa non ti è piaciuto di più del tuo ruolo?
    • Hai sentito di avere gli strumenti, le risorse e le condizioni di lavoro per avere successo nel tuo ruolo? In caso negativo, quali aree potrebbero essere migliorate e come?
    • Considereresti di tornare a lavorare qui in futuro?
  • Discuti la sua impressione generale sull'azienda:
    • Come descriveresti la cultura della nostra azienda?
    • Se potessi cambiare qualcosa riguardo al ruolo o all'azienda, cosa cambieresti?
    • Cosa può migliorare l'azienda?
    • Cosa ritieni abbia fatto bene l'organizzazione?
    • Hai qualche suggerimento per migliorare il morale dei dipendenti?
    • Pensi che la direzione abbia riconosciuto adeguatamente i contributi dei dipendenti? In caso contrario, come pensi che il riconoscimento potrebbe essere migliorato?
    • Hai dubbi sull'azienda che vorresti condividere?
    • C'è qualcosa che senti dovremmo sapere o che vorresti dire?

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Questi includono computer, telefoni cellulari emessi dall'azienda, chiavi, keycard e carte di credito emesse dall'azienda, tra gli altri elementi.

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Cosa fare dopo la partenza

Dopo che il dipendente in partenza se ne è andato, fai tutto il possibile per aiutare l'azienda ad adattarsi al cambiamento.

  • Reindirizza le email e le chiamate in arrivo dell'ex dipendente al responsabile del team
  • Chiedi all'IT di eliminare il suo account dai sistemi pertinenti e di modificare le password pertinenti
  • Aggiorna la tua organizzazione aziendale e la mappa dei posti a sedere
  • Pulisci la sua scrivania e preparala per il suo successore

Ricorda che l'offboarding dei dipendenti non è un addio permanente ma parte di una relazione continua con un professionista nella rete della tua azienda. Quindi cerca di trattare il dipendente in uscita con rispetto e gratitudine e mantenerlo a uno standard professionale elevato.

Siamo curiosi: quali strategie di offboarding hanno funzionato nella tua azienda? Condividi i tuoi consigli nei commenti qui sotto!