L'unico modello di manuale delle procedure di ufficio di cui avrai mai bisogno

Manuale delle procedure d'ufficio

Se hai procedure d'ufficio che devi documentare, allora potresti probabilmente usare un modello di manuale delle procedure d'ufficio. I modelli ti semplificano la vita, offrendoti un solido punto di partenza e contribuendo a garantire di non tralasciare alcuna informazione cruciale.



Perché dovresti innanzitutto documentare le procedure d'ufficio? In altre parole, perché è necessario creare un manuale delle procedure per l'ufficio?

Suggerimento: se sei un dipendente remoto o fai parte di un team con lavoratori remoti alla ricerca di un modo efficace per rimanere in contatto, ti consigliamo di dare un'occhiata Nextiva . Perfettamente progettata per la moderna forza lavoro distribuita, la tecnologia Voice over Internet Protocol (VoIP) di Nextiva consente ai dipendenti di effettuare chiamate chiare da qualsiasi luogo utilizzando un computer o un telefono.

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Ottima domanda. Il buon senso suggerisce che i manuali delle procedure sono una buona idea in generale, ma ci sono anche diversi vantaggi specifici nella creazione di un manuale delle procedure per l'ufficio:



  • Se vai in vacanza, chiunque può utilizzare il manuale per svolgere le tue attività cruciali. Il manuale aiuta i tuoi sostituti a fare ciò che deve essere fatto e ti dà anche la tranquillità perché saprai che il tuo lavoro è coperto e anche coperto correttamente; hai scritto il manuale, dopotutto!
  • Se è necessario assumere un nuovo dipendente, è possibile fornire alla nuova recluta copie del manuale. Sarai in grado di spiegare facilmente tutti i processi e le procedure mentre il nuovo dipendente segue, poiché tutto sarà chiaramente delineato nel manuale.
  • Se hai bisogno di spiegare i tuoi doveri e i tuoi processi alla direzione, avrai un resoconto ben documentato di tutti i tuoi processi e attività chiave a portata di mano.
  • Se lasci il tuo lavoro attuale, non dovrai affrettarti per registrare tutti i tuoi processi prima di andartene. Inoltre, sarà vantaggioso per il tuo sostituto e per l'azienda nel suo insieme disporre di un manuale di riferimento che non è stato messo insieme in fretta.

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I modelli ei suggerimenti riportati di seguito aiutano i responsabili di ufficio e gli assistenti esecutivi a documentare e condividere i loro processi di lavoro collaudati.

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Best practice del manuale delle procedure d'ufficio

Ecco tutto ciò di cui hai bisogno per creare un modello di manuale delle procedure d'ufficio efficace.

Best practice del manuale delle procedure d'ufficio

  1. S traccia il tuo manuale con uno schema. Secondo Patricia Robb , autore di Ridere fino in fondo al lavoro: un blog di sopravvivenza per l'assistente amministrativo di oggi , 'Dovresti organizzare i tuoi compiti in un formato logico in un sommario per mappare come vuoi posizionare ogni elemento. Una volta completato il sommario, puoi tornare indietro e inserire i dettagli. '
  2. Usa la descrizione del tuo lavoro e tutta la documentazione delle revisioni recenti per tirare fuori le tue responsabilità principali. Il tuo manuale dovrebbe illustrare, passo dopo passo, come svolgere ciascuna di queste responsabilità fondamentali.
  3. Separare le politiche che è necessario documentare da tutte le procedure che è necessario documentare. Secondo Ponte di conformità , 'Una politica definisce una serie di regole come la condotta sul posto di lavoro, mentre una procedura definisce i passaggi da intraprendere per assumere un nuovo dipendente.' Quando vuoi che qualcuno sappia perché fai qualcosa, crea e registra una politica. Quando vuoi che qualcuno sappia come fare qualcosa, crea e registra una procedura.
  4. Scrivi il manuale in un linguaggio chiaro e conciso. Un manuale di procedura criptico è praticamente inutile. Ecco un nuovo proverbio da ufficio per te: un manuale di procedura che nessuno può capire non servirà a nessuno.
  5. Includere titoli e punti elenco. Oltre a scrivere le procedure in un linguaggio chiaro, richiamare argomenti importanti e da portare a termine utilizzando titoli in grassetto, elenchi puntati, tabelle e altro elementi visivi che rompono blocchi di testo. Questo aiuta chiunque a sfogliare il manuale e passare alle sezioni pertinenti.
  6. Includere le informazioni di contatto per la persona che possiede il processo , probabilmente te stesso. Questo aiuta chiunque utilizzi il manuale a sapere chi contattare in caso di domande.
  7. Convalida il manuale. Lascia che qualcuno che non ha idea di cosa fai di leggere il manuale. Dopo che il tuo collega ha letto il manuale, chiedigli di guidarti attraverso un gioco per gioco di ciò che farebbe in un dato giorno. Se armeggia, è probabile che sia un errore nella scrittura o nella struttura del manuale.
  8. Rendi il manuale un PDF ricercabile. Ciò consente alle persone di cercare con molta più raffinatezza di quanto possano ottenere usando solo i bulbi oculari per sfogliare i tuoi proiettili e titoli, indipendentemente da quanto siano ben organizzati.
  9. Includere la data di creazione del manuale e la data dell'ultimo aggiornamento. Ciò aiuterà gli utenti a verificare che stanno ottenendo informazioni aggiornate.
  10. Fornire flessibilità e opzioni per ogni procedura. Secondo una guida alla redazione delle politiche , 'Quando possibile, le procedure dovrebbero offrire opzioni all'utente. Procedure inutilmente restrittive possono limitarne l'utilità. ' In alcuni casi, le persone che usano il manuale si limiteranno a 'compilare' e potrebbero non essere fermamente dedite a seguire le regole per una T.Se si imbattono in qualcosa che non hanno voglia di fare, potrebbero semplicemente non fare esso.
  11. Evitare comprese le informazioni presto potrebbe diventare obsoleto. Ad esempio, se una procedura prevede la collaborazione con qualcuno in azienda, è possibile utilizzare semplicemente il titolo della posizione anziché il nome della persona. Quando le persone lasciano l'azienda, il manuale rimarrà utile.
  12. Includere il contesto quando necessario. Definisci tutti i termini che potrebbero sembrare un gergo specifico per la tua posizione o chiarisci le procedure che potrebbero richiedere un contesto per essere comprese. Ad esempio, potresti fare riferimento alla relazione annuale della società come 'Annuale'. Assicurati di fare riferimento ad esso come la 'relazione annuale della società' se lo menzioni in qualsiasi procedura. Se qualcuno sta rivedendo una procedura, potrebbe sottovalutare l'importanza dell ''annuale' e prendere scorciatoie se non sa esattamente di cosa si tratta.
  13. Crea un piano di aggiornamento e un calendario. Un manuale delle procedure d'ufficio non è un documento statico e avrà bisogno di essere rivitalizzato ogni tanto. Dovrai prenderti cura di esso per mantenerlo in ordine.
  14. Includere gli organigrammi dei dipartimenti e posizioni all'interno della tua azienda per assicurarti che i lettori manuali possano collegare i punti.
  15. Organizza procedure e attività in base alla frequenza. Chiarisci se una procedura è un'attività una tantum o ricorrente giornaliera, settimanale, mensile o annuale.
  16. Includere quanto tempo richiederà probabilmente ciascuna procedura. Questo gestirà le aspettative degli utenti e li aiuterà a allocare efficacemente il loro tempo.
  17. Patricia Robb raccomanda inoltre di includere liste di controllo per aiutare gli utenti manuali ad essere sicuri di coprire tutte le procedure critiche.

Modelli del manuale delle procedure di Office

Lavorando su un modello di manuale delle procedure di ufficio

Usa questo modello tutte le volte che ti servono per coprire tutti i tuoi compiti essenziali.

jennifer love hewitt so cosa hai fatto l'estate scorsa

Includere le informazioni seguenti per delineare le procedure per un'attività nel manuale delle procedure.

  • L'obiettivo:
  • Tempo richiesto:
  • Dipartimenti coinvolti:
  • Posizioni coinvolte:
  • Perché lo facciamo:
  • Quando lo facciamo:
    • Quotidiano:
    • Settimanalmente:
    • Mensile:
    • Annualmente:
  • Come lo facciamo:
    • Passo 1:
    • Passo 2:
    • Passaggio 3:
    • Passaggio 4:
    • Passaggio 5:
  • Risultato chiave / segno di completamento:

Esempi di manuali delle procedure d'ufficio

Modello di manuale delle procedure di ufficio

Il manuale delle procedure del tuo ufficio sarà probabilmente composto da una serie di attività, alcune correlate e altre completamente separate. Ovviamente, raggruppa insieme le attività correlate. Includere linee o diagrammi di flusso per indicare la connessione tra le attività.

Esempio 1:

  • L'obiettivo: Prendere inventario del stazione snack per ufficio
  • Tempo richiesto: Circa 15 minuti
  • Dipartimenti coinvolti: N / A; a tutti piacciono gli snack, ma il responsabile dell'ufficio è l'unica persona responsabile per l'ordinazione di snack e l'inventario
  • Posizioni coinvolte: N / A; questo è un concerto da solista
  • Perché lo facciamo: Per essere sicuri che le nostre quantità di snack riflettano le preferenze e i consumi effettivi in ​​ufficio.
  • Quando lo facciamo:
    • Quotidiano: Due volte, la prima cosa al mattino e l'ultima la sera.
  • Come lo facciamo:
    • Passo 1: Conta gli spuntini.
    • Passo 2: Registra le quantità complessive.
    • Passaggio 3: Registra le quantità di ogni spuntino specifico.
    • Passaggio 4: Durante la tua visita di fine giornata, rifornisci gli snack di conseguenza.
    • Passaggio 5: Effettua gli ordini se necessario.
  • Risultato chiave / segno di completamento: Una stazione di snack rifornita.

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Prenotazione viaggi

Esempio 2:

  • L'obiettivo: Creare un itinerario per la riunione del comitato esecutivo della leadership
  • Tempo richiesto: 30 minuti
  • Dipartimenti coinvolti: N / A; i leader di ogni dipartimento sono coinvolti nel comitato, ma la creazione dell'itinerario coinvolge solo il team amministrativo.
  • Posizioni coinvolte: Gli assistenti esecutivi per ogni capo dipartimento principale dovranno aggiungere elementi dell'itinerario e anche rivedere e firmare l'itinerario finale.
  • Perché lo facciamo: Un itinerario è fondamentale per il successo di ogni riunione del comitato esecutivo della leadership. I leader prendono seriamente l'itinerario e lo utilizzano per pianificare punti di discussione, presentazioni e altro ancora.
  • Quando lo facciamo:
    • Quotidiano: Mentre l'incontro avviene solo una volta alla settimana, il processo di pianificazione dell'itinerario si estende su diversi giorni e inizia molto prima del giorno prima dell'incontro. Fai alcuni elementi ogni giorno per mantenere il processo di creazione degli itinerari il più semplice e veloce possibile.
  • Come lo facciamo:
    • Passo 1: Inviare un'e-mail agli assistenti esecutivi di altri dipartimenti per ottenere i punti dell'itinerario.
    • Passo 2: Crea una prima bozza dell'itinerario utilizzando il contributo di altri EA.
    • Passaggio 3: Invia la bozza dell'itinerario ad altri EA per la revisione e l'approvazione.
    • Passaggio 4: Integra il feedback e perfeziona l'itinerario finale.
    • Passaggio 5: Invia itinerario a tutti i partecipanti alla riunione.
  • Risultato chiave / segno di completamento: L'itinerario viene distribuito a tutti i partecipanti alla riunione almeno un giorno prima della riunione (il martedì).

Viaggio di lavoro

Esempio 3:

  • L'obiettivo: Crea l'itinerario di viaggio d'affari di un dirigente.
  • Tempo richiesto: 1-2 ore
  • Dipartimenti coinvolti: N / A
  • Posizioni coinvolte: N / A
  • Perché lo facciamo: Gli itinerari sono fondamentali per il successo dei piani di viaggio d'affari di un dirigente.
  • Quando lo facciamo:
    • Come necessario: Saprai che è necessario creare un itinerario di viaggio quando il dirigente ha un viaggio in arrivo.
  • Come lo facciamo:
  • Risultato chiave / segno di completamento: L'executive ha un itinerario di viaggio almeno una settimana prima della data di partenza.

Hai mai creato un manuale delle procedure d'ufficio? Quali suggerimenti, trucchi e best practice ti hanno tenuto in carreggiata? Condividi le tue esperienze nei commenti qui sotto.

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