L'unico elenco di controllo per la pianificazione di eventi aziendali di cui avrai mai bisogno

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Poche attività hanno tante parti mobili quanto la pianificazione di eventi aziendali.

Dal blocco delle date al coordinamento del viaggio, le tue attività possono sembrare moltiplicarsi su base giornaliera. Non sentirti sopraffatto: hai questo e ti copriamo le spalle!



Elimina le congetture, il panico e il caos dalla pianificazione degli eventi e fissa tutti i dettagli con questa indispensabile lista di controllo per la pianificazione degli eventi aziendali. Questa lista di controllo ti aiuta a essere certo che stai facendo tutto ciò che devi fare e libera parte del tuo spazio di testa per concentrarti su tutte le dettagli divertenti che renderà il tuo evento indimenticabile.

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Cosa fare 24-18 mesi prima del tuo evento:

1. Città potenziali di ricerca

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Fattori da considerare:

  • Aeroporti vicini
  • Comodo trasporto pubblico
  • Numero di locali di qualità disponibili (ti consigliamo di avere molti luoghi disponibili tra cui scegliere in seguito).
  • Tempo metereologico
  • Distanza dalla maggior parte dei partecipanti target
  • Conflitti con eventi a livello di città (se una maratona annuale chiude le strade principali della città durante il periodo di tempo dell'evento, potresti scegliere una città diversa).
  • Pedonabilità
  • Sicurezza
  • Traffico
  • Attrazioni gratuite
  • Disponibilità e costi dei voli (utilizza Google Flights per eseguire una rapida scansione dei prezzi dei biglietti per la città durante il periodo di tempo. I prezzi stanno già salendo alle stelle? In tal caso, valuta la possibilità di cercare altrove per aumentare le presenze).

Suggerimenti e trucchi:

Robert Pattinson Harry Potter
  • Prima di approfondire la ricerca, risparmia tempo restringendo la ricerca alle tue prime cinque città.
  • Esplora le personalità delle città. I dettagli pratici fanno accadere il tuo evento, ma dovresti anche indagare sulle caratteristiche degne di nota, gli elementi che danno personalità alle città. Usa strumenti utili come Avvistato dalla gente del posto , Trover , Fuori dalla griglia , e Tempo scaduto per divertirsi un po '.

2. Scegli una città

Criteri di decisione:



  • Dato che hai già svolto un sacco di ricerche, devi semplicemente selezionare circa 5 fattori di ricerca più importanti per il tuo evento. Sebbene ogni evento possa essere diverso, alcuni fattori universalmente importanti includono:
    • Personalità della città (si adatta alla cultura della tua azienda?)
    • Luoghi disponibili (Hai trovato scelte promettenti in città? Anche la città migliore non può compensare un luogo scadente.)
    • Trasporto disponibile
    • Distanza di viaggio
    • Costo del volo

Suggerimenti e trucchi:

  • Fai un sondaggio ad alcune parti interessate chiave per ottenere i loro pensieri. I tuoi colleghi potrebbero avere intuizioni che non hai nemmeno preso in considerazione. Ad esempio, qualcuno potrebbe dirti che la città è una città universitaria in cui è impossibile trovare un bar o un ristorante disponibile in qualsiasi sera della settimana.

3. Luoghi di ricerca nella tua città

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Fattori da considerare :

  • Layout e dimensioni delle sale (gli spazi ospitano comodamente tutti i partecipanti previsti?)
  • Hotel raggiungibili a piedi, se il luogo non è un hotel
  • Aspetto e aspetto (sfoglia le immagini del luogo. Utilizza i loro siti Web ufficiali, ma cerca anche su Google Immagini per garantire una rappresentazione fedele.)
  • Ristoranti e caffetterie raggiungibili a piedi
  • Recensioni dei clienti (controlla su Yelp se non viene pubblicato nulla sul sito web ufficiale.)
  • Parcheggio
  • Servizi offerti internamente, inclusi catering, audiovisivi, camerieri, servizi di pulizia, ecc.
  • Politiche per fornitori esterni (questo è importante se la sede offre pochi servizi interni).
  • Assicurazione
  • Accessibilità

Suggerimenti e trucchi:

  • Controlla se le sedi hanno portafogli di eventi. Che tipo di eventi stanno mettendo in mostra? È meglio scegliere un luogo con esperienza nel tipo di evento che stai pianificando; lo staff conoscerà la procedura, anticiperà le tue esigenze e ti aiuterà a risolvere i problemi quando le cose vanno male.
  • I luoghi fanno matrimoni? In tal caso, le loro tariffe potrebbero essere più elevate.
  • Riuscite a immaginare l'evento che immaginate si svolga nella sede?

4. Scegli le tue 3-4 migliori sedi

Criteri di decisione:

  • Seleziona circa 5 fattori di ricerca più importanti per il tuo evento. Sebbene ogni evento possa essere diverso, alcuni fattori universalmente importanti includono:
    • Guarda e senti: la personalità del luogo
    • Layout e dimensioni delle stanze disponibili
    • Servizi offerti in casa
    • Politiche del fornitore esterno
    • Hotel raggiungibili a piedi

Suggerimenti e trucchi:

  • Uso Google Maps per fare una vista sulla strada intorno alle scelte del luogo per avere un'idea non solo dei luoghi, ma anche delle aree circostanti.

5. Contatta sedi per proposte

Suggerimenti e trucchi:

  • Conserva un foglio di calcolo di chi hai contattato, quando hai contattato e come l'hai contattato. Ad esempio, hai compilato un modulo online, inviato un'e-mail o fatto una telefonata? Questo foglio di calcolo ti aiuterà a mantenere il tuo sensibilizzazione flusso organizzato e i tuoi dettagli diretti, e sarà di grande aiuto se hai bisogno di contattare qualcuno.

6. Confronta le proposte con il budget

Suggerimenti e trucchi:

  • Mentre esamini le proposte della sede, tieni d'occhio i costi che potresti essere in grado di tagliare. Ad esempio, una sede potrebbe includere tariffe per i servizi di catering interni, ma se le loro politiche consentono fornitori esterni, potresti essere in grado di risparmiare denaro lì.
  • Negoziare! Se un locale che ami invia una proposta al di fuori del tuo budget, non devi cancellarlo dalla tua lista. Chiama semplicemente il tuo contatto e spiega la tua situazione. Sii pronto per iniziare la negoziazione se la sede non prende l'iniziativa; studia le voci della proposta e individua i costi che sospetti possano essere ridotti.

7. Pianificare le visite al sito

Suggerimenti e trucchi:

  • Richiedi appuntamenti quando gli eventi sono in corso. Questo ti darà la migliore anteprima di come potrebbe apparire il tuo evento.
  • Se hai tempo, prova a prenotare visite in giorni diversi, o almeno lascia diverse ore tra una visita e l'altra. Non vuoi trasmettere un buon locale solo perché eri stanco o affamato durante la visita!

8. Visita e valuta i luoghi

Cosa cercare:

  • Come ti senti quando entri per la prima volta nel locale? Le prime impressioni contano, punto. Anche la pianificazione più meticolosa non può compensare un luogo che non ha la giusta personalità.
  • Ricordi come hai provato a prenotare le visite quando gli eventi erano in corso? Adesso hai la possibilità di entrare e vedere come stanno andando le cose. Assicurati che questo vada bene con lo staff della sede prima di indagare e sii il più discreto possibile nei confronti dell'evento in corso.
  • Controlla lo staff. Sono sorridenti e cortesi? (Anche alcuni incontri maleducati con il personale potrebbero riflettere male sul tuo evento.)
  • Il locale è pulito e ben tenuto? Assicurati di controllare i bagni, dove possono nascondersi i pasticci più offensivi.

Cosa fare 18-12 mesi prima del tuo evento:

1. Firma un contratto con la sede prescelta

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Suggerimenti e trucchi:

  • Prenditi diversi giorni per rivedere il contratto con un pettine a denti fini.
  • Poni domande e registra le risposte che ricevi. È fondamentale comprendere tutti gli aspetti del contratto e ricordare tutti i dettagli chiave.
  • Crea molte delle tue copie.
  • Verifica che i prezzi includano tutte le tasse e le commissioni. Se i prezzi non includono questi extra, evita sorprese chiedendo al contatto della tua sede di aggiungerli o inviare un preventivo.
  • Rivedi la politica di cancellazione per assicurarti di sapere qual è la posta in gioco se devi annullare per qualsiasi motivo. Il deposito (o una parte di esso) è rimborsabile?
  • Assicurati che siano elencate le stanze / gli spazi esatti che desideri. Non vuoi solo uno spazio qualsiasi; vuoi lo spazio che hai visitato e amato.
  • Controlla gli intervalli di tempo assegnati per l'evento. Cosa succede se superi il tuo tempo?
  • Assicurati di essere protetto se la sede non può fornire alcuna parte del contratto. Ad esempio, se un uragano provoca un tetto che perde nella stanza che volevi e devi traslocare, puoi riavere parte dei tuoi soldi?
  • Negoziare! Come le proposte, i contratti sono negoziabili. È perfettamente accettabile richiedere modifiche su qualsiasi linea con cui ti senti a disagio.

2. Esegui il flusso della riunione e crea la tua lista di cose da fare specifica per l'evento

Suggerimenti e trucchi:

  • Esegui il flusso di eventi minuto per minuto. Scrivilo, crea uno storyboard, costringi i tuoi colleghi a recitarlo: fai tutto ciò che ti aiuta a visualizzare il tuo evento e ad avvolgere la tua testa su ogni cosa da fare, grande e piccola. Ad esempio, se hai sempre immaginato una presentazione riprodotta dietro il tuo CEO mentre fa il suo discorso di benvenuto, allora devi creare tale presentazione e proteggere tutte le attrezzature necessarie per proiettarla.

3. Opzioni di intrattenimento di ricerca

Fattori da considerare:

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  • Simpatia universale (tutti nel tuo ufficio, dagli stagisti ai veterani, saranno in grado di apprezzare l'opzione?)
  • Creatività (l'hai visto in altri eventi a cui hai partecipato? Prova a offrire qualcosa di memorabile per far risaltare il tuo evento. L'idea giusta lascerà tutti a parlarne a lungo dopo evento aziendale è finita.)
  • Costo (anche prima di richiedere preventivi, dovresti essere in grado di determinare una stima approssimativa del costo dell'intrattenimento. Non farti prendere dal cuore uno swing band da 15 elementi se hai il budget per un violinista solista.)

Suggerimenti e trucchi:

agganciato a una sensazione che balla bambino
  • Cerca rinvii. Chiedi consigli ai tuoi colleghi di altre aziende. Che tipo di intrattenimento hanno usato per gli eventi recenti? Come è stato ricevuto?
  • Vai fuori dalla griglia. Non limitare la tua ricerca agli aggregatori online. Contatta le scuole, le organizzazioni non profit e le aziende locali. Forse una caffetteria locale sarebbe disposta a spostare il loro slam settimanale di poesie al tuo evento. O forse un coro universitario locale si esibisce gratuitamente.

Cosa fare 12-9 mesi prima del tuo evento:

1. Invia gli inviti del calendario alle parti interessate e ai relatori chiave

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Suggerimenti e trucchi:

  • Un invito al calendario è fantastico, ma dovresti anche seguire un'e-mail o una telefonata per verificare che tutti coloro che svolgono un ruolo chiave nel tuo evento abbiano tutti i dettagli di cui hanno bisogno.

2. Approccio alle opzioni di intrattenimento

Suggerimenti e trucchi:

  • Apri il foglio di calcolo che hai creato quando contatti i fornitori. Crea una nuova scheda per 'Intrattenimento' e ... conosci il trapano.

3. Attività di team building di ricerca

Fattori da considerare:

  • Dimensioni dell'azienda (se la tua azienda è gigantesca, non selezionare un'attività che richiede molte attrezzature o forniture).
  • Fattore gemito (non limitarti a scegliere un'attività perché sembra facile da eseguire. Assicurati che alle persone piacerà davvero).
  • Obiettivi dell'attività (L'obiettivo di un'attività di team building non è solo divertirsi; l'attività dovrebbe anche contribuire al team building, almeno in modo qualitativo).
  • Livello di forma fisica (seleziona le attività con molto movimento solo se tutti nella tua azienda sarebbero d'accordo).
  • Complessità (evita le attività che implicano molti passaggi che potrebbero essere difficili da spiegare).

Suggerimenti e trucchi:

  • Chi faciliterà l'attività durante l'evento? Contatta alcuni dei tuoi collaboratori estroversi ed energici per vedere se vorrebbero essere il 'maestro delle cerimonie di team building'.

4. Disegna il layout di una riunione per stabilire le esigenze di noleggio e attrezzature

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Fattori da considerare:

  • Rivedi il flusso di eventi che hai creato in precedenza. Dopo ogni elemento, fermati e chiediti: 'Di quale attrezzatura abbiamo bisogno per farlo?'
  • Contrassegna uno schizzo del tuo spazio per riunioni con esattamente ciò di cui hai bisogno, dove e quando ne hai bisogno.

Suggerimenti e trucchi:

  • Chiedi alla tua sede di fornire una planimetria scaricabile per il tuo spazio.
  • Condividi le tue esigenze di attrezzatura con la tua sede e scopri quali articoli hanno. Puoi anche richiedere la loro esperienza nella creazione dell'elenco delle apparecchiature. Hai dimenticato qualcosa di importante?

5. Collaborare con una società audiovisiva per determinare le esigenze audiovisive

Suggerimenti e trucchi:

  • Trarrai il massimo vantaggio dal lavorare con un'azienda A / V che conosce il tuo spazio, quindi chiedi alla tua sede un elenco di fornitori A / V consigliati e risparmia un sacco di tempo per la ricerca.

Cosa fare 6 mesi prima del tuo evento:

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1. Invia Save-The-Dates

Suggerimenti e trucchi:

  • L'invio del save-the-date con 6 mesi di anticipo creerà attesa in tutto l'ufficio.
  • Assicurati di aggiungere il memo su tutti i file bacheche per ufficio , questo è un modo sicuro per ricordare a tutti in ufficio di aggiungere la data al proprio calendario.

2. Scegliere attività di team building e firmare accordi se applicabile

Criteri di decisione:

  • Costo (con la sede bloccata, il costo potrebbe aiutarti a decidere con quale attività di team building andare).
  • Voti dei colleghi (semplifica la tua decisione convincendo 20 o più colleghi a votare per le loro attività di team building preferite).

3. Ricerca i luoghi della cena

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Fattori da considerare:

  • Diete speciali (cerca ristoranti appropriati se la tua azienda è vegana al 70%).
  • Prenotazioni (non rischiare frustrazioni scegliendo ristoranti che non accettano prenotazioni).
  • Spazi per gruppi numerosi (Il ristorante prenota stanze private o accetta prenotazioni per feste extra-large?)
  • Scelte di menu
  • Distanza dal luogo dell'evento

Suggerimenti e trucchi:

  • Le raccomandazioni locali sono d'oro. Se non conosci nessuno nella città del tuo evento, contatta lo staff della sede per ottenere le loro opinioni.
  • Garantisci un'autentica esperienza culinaria locale controllando attentamente il sito web del ristorante per assicurarti che non sia una catena.

4. Premi per la ricerca e ottieni campioni

Cosa fare 5 mesi prima del tuo evento:

1. Scegliere le attività del coniuge o dei figli, se applicabile

Criteri di decisione:

  • Il numero di figli e coniugi.
  • Età dei figli e dei coniugi.

Suggerimenti e trucchi:

festa del tè dei ragazzi di famiglia
  • Chiedete ai collaboratori che portano i figli e i coniugi per alcune attività che piacciono alle loro famiglie.

2. Scegli il layout dell'etichetta del nome

Suggerimenti e trucchi:

  • La leggibilità è la parte più importante di un'etichetta nome. Assicurati che i design e i colori non nascondano i nomi dei partecipanti.

3. Ordinare le carte chiave

Cosa fare 4 mesi prima del tuo evento:

1. Invia un collegamento di registrazione

Suggerimenti e trucchi:

  • Utilizza Google Analytics per aggiungere un tag di monitoraggio backend al tuo collegamento in modo da poter vedere quante persone fanno clic su di esso, soprattutto quante persone fanno clic e non completano le registrazioni. Questo potrebbe indicare che c'è qualcosa di imperfetto o di confuso nella tua pagina di registrazione.

Cosa fare 3 mesi prima del tuo evento:

1. Visitare il luogo per un'ultima panoramica

2. Invia l'ultima chiamata per registrazioni eccezionali

3. Raccogliere informazioni sulle dimensioni per i regali

4. Trova la compagnia per il trasporto da e per l'aeroporto

Criteri di decisione:

  • Capacità (quante giostre possono ospitare?)
  • Flessibilità (guidano solo durante l'orario lavorativo o possono fare viaggi fuori orario?)

5. Inviare etichette nome alla stampante

6. Finalizza il conteggio delle persone per la cena

7. Finalizza i menu per tutti i pasti

Criteri di decisione:

  • Costo
  • Diverse scelte
  • Adatto per diete speciali
  • Adatto per le allergie
  • Delizioso (insisti per assaggiare tutte le opzioni.)

8. Ottieni l'elenco dei vincitori del premio e ordina i premi finali

9. Progetto di ordine del giorno

Cosa includere:

  • Informazioni e indirizzo della sede
  • Date, orari e luoghi di tutti gli eventi e le pause
  • Date, orari e luoghi di tutti i pasti
  • Nomi ed e-mail di relatori e relatori
  • Contatti le informazioni, per rispondere a domande o dubbi
  • Note importanti (se i partecipanti devono portare qualcosa o vestirsi in un certo modo, assicurati di annotarlo all'ordine del giorno).

10. Bozza di lettera di benvenuto

Cosa includere:

recensione del trono di spade la lunga notte
  • Perché la tua azienda organizza l'evento
  • Quello che speri di ottenere durante l'evento
  • Come l'evento si collega al tuo missione aziendale
  • Date per il prossimo evento, se applicabile

Cosa fare 2 mesi prima del tuo evento:

1. Scegli regali dei dipendenti ed effettuare ordini.

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Cosa fare 1 mese prima del tuo evento:

1. Noleggia un veicolo per spostare oggetti da e verso il luogo dell'evento

2. Invia l'elenco delle stanze all'hotel

3. Finalizzare l'agenda e inviare alla stampante

Elenco di controllo dell'agenda:

  • Informazioni e indirizzo della sede
  • Date, orari e luoghi di tutti gli eventi e le pause
  • Date, orari e luoghi di tutti i pasti
  • Nomi ed e-mail di relatori e relatori
  • Le sue informazioni di contatto
  • Note importanti

4. Completare la lettera di benvenuto e inviarla alla stampante

Lista di controllo della lettera di benvenuto:

  • È chiaro perché la tua azienda ospita l'evento?
  • Gli obiettivi dell'evento sono chiari?
  • Capisci come l'evento contribuisce alla missione della tua azienda?
  • Hai incluso date per eventi futuri?

Cosa fare nel mese del tuo evento:

1. Sposta gli oggetti essenziali in una stanza e fai l'inventario

2. Verificare la presenza di compleanni dei dipendenti che si sovrappongono all'evento

3. Ospitare una riunione del team

Cosa fare:

  • Esamina l'agenda dell'evento e rispondi alle domande.
  • Chiedi dei volontari per i diversi ruoli che devi ricoprire. (Preparare in anticipo un elenco di compiti, comprese le aspettative di tempo e luogo, in modo che i ruoli siano chiari e i volontari capiscano a cosa si stanno iscrivendo.)

Cosa fare 1 settimana prima del tuo evento:

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1. Ospita una riunione del team

Cosa fare:

  • Analizza in dettaglio gli incarichi di lavoro e dai ai volontari la possibilità di porre domande.

2. Ottieni accesso remoto per laptop

Cosa fare il giorno in cui parti per il tuo evento:

  • Cambia i timer di sblocco delle porte.
  • Aggiorna la posta vocale e il messaggio di risposta automatica via e-mail.
  • Aggiorna i siti web che gestisci.
  • Frigorifero da ufficio pulito.

Cosa fare la settimana del tuo evento:

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1. Ospita una riunione del team

Cosa fare:

  • Rispondi alle domande finali.
  • Esamina il flusso degli eventi un'ultima volta.
  • Entusiasmati!

2. Ospitare una prova pre-conferenza con il personale dell'hotel, i dipendenti e i relatori disponibili

Cosa fare:

  • Assicurati che tutti siano chiari sui tempi delle presentazioni, dei pasti, ecc.
  • Assicurati che tutti sappiano dove devono essere e quando.
  • Verificare la presenza di informazioni o flusso di imbarazzo.

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