Padroneggia i più comuni doveri di assistente esecutivo

Padroneggia i compiti più comuni di assistente esecutivo

Congratulazioni per essere diventato un assistente esecutivo (EA)! (Se stai ancora cercando un concerto, congratulazioni al tuo futuro.) Sei pronto a inchiodare tutti i tuoi doveri di assistente esecutivo con grazia e compostezza? Sei pronto a far piangere i tuoi manager, in soggezione della tua eccellenza? Va bene; forse ci stiamo trascinando un po ', ma quando mai un po' di ambizione ha ferito qualcuno?



Nutri la tua ambizione EA con la nostra guida per comprendere e padroneggiare i compiti più comuni dell'Assistente esecutivo.

Doveri dell'assistente esecutivo

Le responsabilità di seguito sono tutte del nostro 2018 Rapporto sullo stato dell'assistente esecutivo (SOTEAR), che include il feedback diretto di 417 assistenti esecutivi che lavorano in 34 diversi settori negli Stati Uniti.

Abbiamo raggruppato le responsabilità dalle più comuni (i compiti che la percentuale più alta di intervistati riferisce di svolgere) ai meno comuni. In questo modo, puoi lavorare per padroneggiare i doveri comuni, cose che probabilmente dovrai affrontare in qualsiasi ruolo di assistente esecutivo, e poi procedere da lì.



Gestione di calendari e pianificazione

Il 96% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

I compiti dell'assistente esecutivo includono la gestione del calendario

Inchiodalo: pianificazione generale e gestione del calendario rimanendo organizzati.

Se ricordi solo una cosa: Sviluppa un sistema per organizzare le informazioni e mantieniti aggiornato sulle informazioni non appena arrivano. Ad esempio, non appena ricevi una richiesta di riunione per il tuo dirigente, elaborala e registrala in modo che il tuo sistema continui a funzionare (e non devi accidentalmente raddoppiare le fasce orarie, dimenticare eventi importanti, ecc.).



Perché l'organizzazione è la chiave per la pianificazione e la gestione del calendario?

Stiamo per infrangere tutte le regole qui e rispondere con una domanda. Cosa hanno in comune queste tre responsabilità?

  • Lavorare con più persone e tempistiche per mettere insieme i programmi
  • Invio di aggiornamenti del calendario che abbiano senso
  • Mai doppia prenotazione di un cliente importante

Probabilmente hanno molto in comune, ma quello che vogliamo è che tutti richiedono la conoscenza e l'elaborazione di molte informazioni, incluse date, orari, nomi e altro ancora. Il modo migliore per eccellere nell'elaborazione delle informazioni è innanzitutto mantenere le informazioni organizzate. Qualcuno non sarebbe mai stato in grado di svolgere nessuna di queste attività se non avesse già sviluppato una sorta di sistema per la registrazione e l'organizzazione di programmi e calendari.

Impegnati in un processo per la gestione e la pianificazione del calendario e rispettalo. Ne abbiamo messi insieme alcuni suggerimenti specifici su questo . Loro includono:

  • Codificazione del colore
  • Blocco dell'orario di lavoro solo per gestire calendari e pianificazioni
  • Utilizzo di utili strumenti di calendario

Prima di iniziare con il nostro elenco, iscriviti a L'Assist , la newsletter settimanale gratuita con informazioni così utili che gli EA dicono di non sapere se condividerla con gli amici o tenere i segreti per sé. Ricevi suggerimenti e informazioni, come ciò che è descritto di seguito, direttamente nella tua casella di posta ogni settimana.

Coordinamento del viaggio

Il 92% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

I compiti dell'assistente esecutivo includono la pianificazione del viaggio

Inchiodalo: quando si tratta di coordinare il viaggio, l'efficienza e la coerenza sono fondamentali.

Se ricordi solo una cosa: Smetti di reinventare la ruota (o in questo caso l'itinerario) ogni volta che devi coordinare il viaggio. Uso modelli anziché.

I modelli rendono la pianificazione del viaggio più veloce, più efficiente e più coerente. Questa è una vittoria sia per il pianificatore che per il viaggiatore.

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Puoi anche stabilire un processo di riferimento da seguire ogni volta che devi pianificare un viaggio. Ad esempio, potresti considerare:

  • Selezione dei fornitori di viaggi preferiti da utilizzare per ogni viaggio
  • Creare liste di controllo per assicurarti di non perdere nessun dettaglio
  • Stabilire scadenze in modo da sapere quando fare cosa

Pianificazione di eventi

Il 90% degli assistenti esecutivi dichiara di farlo

I compiti dell'assistente esecutivo includono la pianificazione degli eventi

Inchiodalo: lascia che il tuo pubblico ti insegni come essere un fantastico organizzatore di eventi.

Se ricordi solo una cosa: Potenzia il tuo capacità di pianificazione di eventi chiedendo feedback alle persone che partecipano ai tuoi eventi.

La richiesta di feedback dai partecipanti all'evento funziona perché, come Bill Gates una volta ha detto, “Abbiamo tutti bisogno di persone che ci diano un feedback. È così che miglioriamo '.

Il feedback dei partecipanti è l'unico modo per far luce su alcune delle domande scottanti che sei sicuro di avere quando pianifichi eventi, domande come:

  • Ho mangiato abbastanza?
  • Lo spazio era troppo angusto?
  • La musica era troppo alta?
  • Ne è valsa la pena?
  • Quelle sedie erano troppo vicine tra loro?
  • Il formato era noioso?

Più domande fai, più imparerai e migliori saranno i tuoi eventi.

Doveri di segreteria, inclusa la gestione delle telefonate, l'inoltro, ecc.

Il 73% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

I compiti dell'assistente esecutivo includono parlare al telefono

Inchiodalo: le capacità di comunicazione ti aiuteranno in tutti i tuoi compiti di segreteria.

Se ricordi solo una cosa: Sforzati costantemente di migliorare le tue capacità di comunicazione; questo renderà ogni telefonata e ogni interazione più fluida e produttiva.

Se la regola d'oro della vita in generale è 'tratta gli altri come vorresti essere trattato', allora la regola d'oro della comunicazione è 'parla agli altri come desideri che parlino con te'. Ciò significa praticare una semplice empatia. Quando sei al telefono con qualcuno, chiediti:

  • Di cosa ha bisogno questa persona?
  • Come si sente questa persona?
  • Cosa posso fare per aiutare questa persona?

Troverai la risposta alla maggior parte di queste domande semplicemente ascoltando.

Doveri dell'assistente personale

Il 71% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

I compiti di assistente esecutivo includono alcuni lavori di assistente personale

Inchiodalo: i capi amano gli assistenti personali che anticipano bisogni e problemi.

Se ricordi solo una cosa: Presta attenzione al passato e visualizza il futuro.

Considera le cose che sono successe in passato per fare ipotesi informate sul futuro. Potresti non essere sempre corretto, ma migliorerai ogni volta che proverai ad anticipare il futuro.

Ad esempio, immagina che questi eventi siano già accaduti.

  • Un particolare cliente ha annullato una riunione per la quale il tuo capo era entusiasta.
  • Lo stesso cliente ti ha chiamato di punto in bianco perché era solo 'di passaggio per la città'. Hai dovuto organizzare una riunione improvvisata.
  • La riunione improvvisata non è andata bene perché al tuo capo piace essere preparato.

In questa situazione, potresti dimostrare capacità di anticipazione programmando chiamate di check-in mensili o e-mail con questo particolare cliente. Puoi chiederle se verrà in città in qualsiasi momento presto o confermare due volte che parteciperà a eventuali riunioni esistenti sul calendario.

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Richieste tecniche sul campo

Il 58% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

Le mansioni dell'assistente esecutivo includono il lavoro tecnico / IT

Inchiodalo: accetta la verità che gli assistenti esecutivi finiscono per occuparsi di molti problemi tecnici.

Se ricordi solo una cosa: Preparati agli incidenti tecnologici.

Alcune difficoltà tecnologiche probabilmente ti prenderanno alla sprovvista quando sarai nuovo nel lavoro, ma va bene. Inizia a monitorare le richieste e i problemi che le persone ti portano. Usa la tua 'ricerca' per scoprire tendenze, come i primi dieci problemi. Registra come hai risolto con successo ogni problema e trasforma le tue soluzioni in un piccolo foglio di istruzioni. Quando qualcuno viene da te con uno dei problemi, puoi semplicemente inviare il foglio di istruzioni via e-mail. (Potresti anche pubblicarlo sul sito web dell'azienda o sull'intranet se questa è un'opzione!)

Suggerimenti aggiuntivi:

  • Trova una risorsa online a cui fare riferimento quando qualcuno ti blocca. Ad esempio, potresti cercare i produttori dei principali dispositivi elettronici dell'ufficio. Annotare le hotline del servizio clienti oi collegamenti della guida in linea in modo da sapere dove cercare le risposte in caso di problemi.
  • Chiedi a chiunque in ufficio con competenze informatiche di essere nella tua lista dei contatti. Questo significa semplicemente che sono d'accordo che tu dia loro un anello se hai bisogno di aiuto con un problema che corrisponde alla loro esperienza

Doveri operativi, inclusi vantaggi, parcheggio e manutenzione

Il 56% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

Ottieni feedback dai dipendenti

Inchiodalo: lascia che i dipendenti guidino la tua strategia operativa.

Se ricordi solo una cosa: In caso di dubbio, parla con i dipendenti.

Buona Responsabili delle operazioni sapere che possono imparare molto semplicemente parlando con i dipendenti. Gli assistenti esecutivi che desiderano svolgere un buon lavoro nella gestione dei vantaggi possono anche parlare con i dipendenti per informare le loro strategie.

Doveri delle risorse umane, incluso onboarding / offboarding)

Il 51% degli assistenti esecutivi riferisce di averlo fatto

I compiti dell'assistente esecutivo includono l'onboarding

Inchiodalo: ottieni il massimo dalla tua prima e ultima interazione con i dipendenti.

Se ricordi solo una cosa: L'onboarding e l'offboarding sono entrambi momenti di apprendimento.

Onboarding presenta un momento di apprendimento per dipendenti .

Ciò significa, come consigliato da Tecnologo delle risorse umane , che dovresti rafforzare e rendere chiara la tua cultura aziendale. Inizia le sessioni di onboarding spiegando cosa significa per te la cultura aziendale. Considera l'idea di raccontare una storia su una situazione o un evento in cui la cultura della tua azienda si è manifestata nella vita reale.

Offboarding presentare un momento di apprendimento per la vostra azienda .

Ciò significa che dovresti scoprire come si sentono i dipendenti che lasciano l'azienda. Cosa gli è piaciuto / non è piaciuto? Perché se ne vanno? Impara cosa puoi in questo momento; i dipendenti in partenza non hanno motivo di non essere onesti.

Attività di progettazione / layout dell'ufficio

Il 46% degli assistenti esecutivi riferisce di farlo

Le mansioni dell'assistente esecutivo includono la progettazione dell'ufficio

Inchiodalo: divertiti!

Se ricordi solo una cosa: Ogni ufficio richiede diverse esigenze di design. Se prendi in considerazione gli aspetti unici della tua azienda e ti diverti a pianificare progetti e layout, sarai in grado di creare un design per ufficio che tutti amano.

Dai un'occhiata ad alcuni idee per l'arredamento dell'ufficio .

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata dagli assistenti per gli assistenti.)

Libro paga

Il 16% degli assistenti esecutivi dichiara di farlo

Le mansioni dell'assistente esecutivo includono il libro paga

Inchiodalo: scegli un sistema che funzioni con il tuo programma.

Se ricordi solo una cosa: I dipendenti devono essere pagati; assicurati che ottengano i loro stipendi trovando un sistema di libro paga che funzioni con il tuo programma.

Gestire il libro paga è un po 'come comprare la spesa, pulire la casa o fare qualsiasi altro lavoro; non è mai finito. Non sei mai 'finito' con il libro paga. Devi gestirlo più e più volte e non puoi semplicemente 'buttare giù un mese' in un giorno se stai andando in vacanza. Detto questo, sii realistico riguardo alle tue esigenze di pianificazione se intendi gestire il libro paga.

In qualità di assistente esecutivo, potresti viaggiare molto. In questo caso, fai quello che Vale a dire il blog consiglia e trova un file sistema di buste paga basato su cloud puoi accedere da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

Suggerimento: se sei come la maggior parte degli EA e ti aspetti di avere un programma fitto di appuntamenti, scegli un sistema automatizzato del libro paga che ti toglierà un po 'dello stress ripetitivo della gestione del libro paga.

Cosa ne pensi di questi compiti di assistente esecutivo? Fateci sapere nei commenti qui sotto!