Come organizzare un ritiro aziendale di cui tutti saranno entusiasti

ritiro aziendale fuori sede

È sicuro affermare che il dipendente medio non apprezza veramente quanto lavoro sia necessario per organizzare un ritiro aziendale.



Ammettiamolo, la maggior parte dei dipendenti vede un ritiro aziendale come un giorno libero. Per loro è solo un'opportunità per conoscere i loro colleghi, partecipare ad alcune attività di team building e magari bere un bicchiere di rosé (o cinque).

Se solo lo sapessero.

Per i responsabili dell'ufficio, gli assistenti esecutivi, gli amministratori e il personale delle risorse umane incaricati di organizzare questi eventi, è un'esperienza molto, molto diversa.



liza-goldberg'Può essere un sacco di pressione', afferma Liza Goldberg, ex Dcbeacon Vibe Manager diventata superstar del marketing di eventi. 'Che si tratti di una sessione di pianificazione per la leadership esecutiva o di una divertente vacanza celebrativa per l'azienda, può sembrare che tutto poggi sulle tue spalle'.

E per essere chiari, è il responsabile dell'ufficio, l'assistente esecutivo o l'amministratore che più spesso ha il compito di pianificare questi offsite.

Secondo i dati dei nostri recenti rapporti State of the Office Manager e State of the Executive Assistant, l'84% dei Office Manager ha indicato la pianificazione degli eventi come una delle loro principali responsabilità, mentre un enorme 90% degli assistenti esecutivi ci ha detto la stessa cosa.



Quando vanno bene, i ritiri aziendali possono fornire un sacco di valore. Uscire dall'ufficio e entrare in un nuovo ambiente può ispirare nuove idee e riunire persone provenienti da diversi lati dell'organizzazione aiuta ad abbattere i silos e stimola nuove collaborazioni. Inoltre, i ritiri offrono opportunità per creare e rafforzare i legami sociali tra i membri del team, un ingrediente essenziale di coinvolgimento dei dipendenti .

Ma quando falliscono, tendono a fallire in modo epico. E tutti ti faranno sapere se sono infelici.

Per assicurarci che la tua prossima azienda fuori sede sia un successo con il tuo team, abbiamo arruolato l'aiuto dei nostri esperti di ritiro residenti, ovvero la suddetta Liza e il nostro attuale Vibe Manager, Alexis Norman.

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Insieme hanno organizzato una serie di memorabili e produttivi ritiri aziendali e sono qui per condividere i segreti del loro successo.

Chiarisci gli obiettivi fin dall'inizio

I ritiri aziendali richiedono molta pianificazione e possono diventare costosi, quindi è una buona scommessa che la maggior parte delle aziende non li faccia solo per farli. Di solito c'è un obiettivo specifico in mente.

I motivi per coordinarne uno sono tanti e vari.

Potrebbe essere solo per sfogarsi o festeggiare dopo aver raggiunto un traguardo. Potrebbe essere un brainstorming per un progetto molto specifico o una sfida imminente.

Potrebbe essere quello di promuovere il legame di squadra o aumentare la comunicazione interdipartimentale. Potrebbe essere per rafforzare i valori e la cultura dell'azienda.

Potrebbe essere una combinazione di tutte queste cose!

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Prima capisci qual è l'obiettivo, meglio è. Obiettivi chiari aiuteranno a guidare tutto il tuo processo decisionale mentre pianifichi ed esegui questo evento.

Sebbene possa sembrare ovvio, rimarrai sorpreso dalla frequenza con cui i dirigenti presumono che tu sia sulla stessa pagina in termini di obiettivi senza discuterne effettivamente con te. Nel frattempo, non ti resta che indovinare.

Come per tanti altri problemi, la soluzione sta nella comunicazione. Non appena il tuo capo solleva l'idea di un ritiro aziendale, fai domande mirate:

  • L'obiettivo per tutti è solo quello di divertirsi?
  • Cosa stiamo cercando di ottenere da tutto questo? Un mucchio di nuove idee per il terzo trimestre?
  • Si tratta di un team building strutturato? O più come un legame sociale casuale?

Se ci sono più obiettivi (molto possibili) assicurati che tu e il tuo capo identificate la priorità. In questo modo, se devi fare una chiamata difficile sul budget o sul tempo, puoi fare la scelta giusta.

Liza elabora:

liza-goldberg“Per uno degli offsite che avevo pianificato, si è scoperto che il brainstorming era una parte molto più importante dell'evento di quanto non avessi pensato inizialmente. Abbiamo fornito carta e penne, ma non abbastanza, e nessuno ha portato i propri computer. Molti degli appunti che le persone hanno preso si sono persi. '

Questo avrebbe potuto essere evitato se Liza avesse avuto la sensazione più chiara che allontanarsi da questo ritiro con alcune idee solide da questo brainstorming fosse una priorità assoluta.

Concentrati su un budget

Diventiamo reali per un secondo. Quando si tratta di ritiri, è probabile che il tuo capo chieda un Rolex, ma ti dia il budget per un Casio.

Il budget sarà una delle maggiori sfide che dovrai affrontare quando lanci i tuoi primi ritiri aziendali. Ancora una volta, l'assegnazione delle priorità aiuta:

liza-goldberg'Qualunque cosa accada, dovrai lavorare con un budget limitato', spiega Liza. 'Conoscere le tue priorità ti aiuterà a determinare se devi risparmiare un po 'sul pranzo per prenotare quel sontuoso spazio per eventi o viceversa.'

Un'altra parte fondamentale del lavoro con un budget limitato: la gestione delle aspettative. A volte potrebbe sembrare che il tuo capo sia uscito da 'My Super Sweet 16.' Non puoi avere la torta Ferrari e la tiara di diamanti. Essere realistici su ciò che puoi ottenere entro il tuo budget eviterà grosse delusioni.

Un altro consiglio: leggi le scritte in piccolo!

alexis-norman'Sicuramente assicurati di esaminare tutte le voci del contratto, soprattutto quando si tratta di cibo e alcol', afferma Alexis. 'I locali sono maestri nell'introdurre costi aggiuntivi che in qualche modo fanno saltare il tuo budget.'

Prenota un luogo al più presto

La prenotazione di un locale dovrebbe essere una delle prime cose che fai. Il luogo in cui organizzi il tuo evento può essere una decisione decisiva in termini di come viene ricevuto. Per questo motivo, è estremamente importante prenotare il prima possibile per evitare di rimanere bloccati con un'impostazione che semplicemente non funziona. Inoltre, prima prenoti, migliore sarà l'affare.

Come fai a sapere di avere il luogo giusto? La dimensione del tuo raduno determinerà molto, ma ancora una volta, si riduce davvero agli obiettivi.

Scegli un luogo che supporti l'attività che desideri incoraggiare. Se si tratta di legare, avrai bisogno di uno spazio con attività e luoghi in cui mangiare e socializzare.

Suggerimento avanzato: se il tuo team include membri che vivono in altre parti del paese, pensa ai modi in cui puoi promuovere un coinvolgente ritiro virtuale per i team remoti che potrebbero non essere in grado di partecipare all'evento di persona.

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Se il lavoro mirato come il brainstorming è più importante, un luogo a bordo piscina, ad esempio, potrebbe non essere la scelta migliore. Invece, assicurati che il tuo locale abbia uno spazio tranquillo che sia relativamente privo di distrazioni.

Liza sostiene anche di sfruttare le cose uniche che la tua città o regione ha da offrire.

liza-goldberg'La nostra sede è a LA e gran parte del nostro team proviene dal Midwest', dice Liza, 'quindi ci impegniamo a tenere i nostri siti fuori sede in luoghi che consentono al nostro team di sperimentare le cose fantastiche della California. Ciò potrebbe significare andare in spiaggia a Santa Monica, una casa a Malibu o un'azienda vinicola locale in modo che le persone possano sperimentare il bel tempo '.

Se vivi vicino alle montagne, considera una vacanza fuori stagione in una stazione sciistica locale. Se ti trovi vicino a un centro fiorente, prendi possesso di un ristorante alla moda o di uno spazio artistico. Trova gli elementi che rendono unica la tua zona e mettili in evidenza.

Un altro fattore: un luogo che ha esperienza nell'hosting di eventi aziendali.

alexis-norman'Non posso dirti quanto sia utile lavorare con un luogo che ha già fatto un ritiro, soprattutto se è la prima volta che pianifichi uno di questi', spiega Alexis. “Guarda sul loro sito web e vedi se hanno personale specializzato in eventi aziendali. Cerca un contatto 'Coordinatore eventi aziendali' o 'Servizi aziendali'. Queste sono le persone che possono mettere a disposizione la loro esperienza per rendere il tuo evento un successo. '

sfide di perdita di peso sul lavoro

Visita il sito in anticipo

Se possibile, fai una passeggiata per conoscere la conformazione del terreno. Ti aiuterà a evitare una litania di potenziali insidie ​​che non avevi nemmeno considerato.

Ecco di nuovo Liza:

liza-goldberg'Se c'è una cosa che vorrei fare prima di lanciare il mio primo fuori sede, sarebbe visitare il sito da solo in anticipo, solo per ottenere la disposizione del terreno', spiega. 'Avrebbe evitato alcuni dei mal di testa in cui ci siamo imbattuti, come che gli autobus si perdessero o non sapessero dove parcheggiare.'

Collega il tuo ritiro allo scopo della tua azienda

A volte far appassionare la tua squadra a un fuori sede è più difficile di quanto pensi. Anche se questi eventi sono pensati per essere divertenti e rilassanti, ci saranno alcune persone nel tuo team che lo vedranno come una distrazione dal lavoro che dovrebbero svolgere, o preferirebbero semplicemente avere un giorno libero.

Promuovi il consenso interno guidando il tuo ritiro.

alexis-norman'Nel nostro ritiro più recente, abbiamo riunito le persone in squadre e le abbiamo fatte competere per un ente di beneficenza di loro scelta', spiega Alexis. 'Dare alle persone uno scopo e una causa per radunarsi ha davvero aiutato le persone a essere entusiaste e coinvolte - non sembrava una perdita di tempo a nessuno'.

Nomina un responsabile della sicurezza

Andare fuori sede per un ritiro comporta un rischio leggermente maggiore rispetto alla normale routine quotidiana.

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È vero, è improbabile che metti direttamente in pericolo la tua squadra, ma ti troverai in un nuovo ambiente e il potenziale di infortuni o altre calamità è aumentato. (Soprattutto se getti alcol nella miscela.)

È una buona idea pianificare il peggio solo per essere al sicuro. È qui che entra in gioco un responsabile della sicurezza.

responsabile della sicurezza aziendale fuori sede

Il tuo responsabile della sicurezza dovrebbe:

  • Accetta di rimanere sobrio tutto il giorno in modo che possa guidare in caso di emergenza.
  • Conosci l'ubicazione dell'ospedale più vicino.
  • Porta un kit di pronto soccorso per ufficio .
  • Conosci la RCP.

Il responsabile della sicurezza non dovresti essere tu. In questo modo, se il tuo responsabile della sicurezza ha bisogno di accompagnare qualcuno in ospedale, sei ancora lì per aiutarti a organizzare l'evento.

Per favore gli 'influencer'

Non importa quello che fai, non puoi accontentare tutti, quindi sii strategico.

liza-goldberg'In parte si tratta solo di conoscere la tua squadra', spiega Liza. 'In ogni azienda ci sono una manciata di 'influencer' la cui opinione si spargerà sugli altri'.

Fondamentalmente, se non sono felici, nessuno è felice. Capire chi sono i tuoi influencer e fare le piccole cose per mantenerli coinvolti è essenziale.

Organizzare il trasporto

Di solito non è un'opzione che tutti i membri della tua squadra prendano le proprie auto. È troppo caotico, probabilmente non avrai abbastanza parcheggio in loco e tutti arriveranno in orari diversi e sbalordiranno il tuo programma. (Se vivi in ​​una città con un buon trasporto pubblico, la maggior parte della tua squadra potrebbe anche non possedere auto.)

L'app Swoop è un'ottima opzione che abbiamo utilizzato in passato per portare le persone in ufficio e tornare in sicurezza.

alexis-norman'Abbiamo utilizzato un ottimo servizio chiamato Swoop per portare il nostro team sul sito', spiega Alexis. 'La cosa migliore di andare con loro è che collaborano con molti spazi per eventi in città e in realtà hanno ricevuto molti consigli su come rendere l'evento un successo.'

Pianifica la giornata in modo ottimale, ma costruisci in tempi tampone

Fornisci al tuo team un itinerario. Questo aiuterà l'evento a svolgersi senza intoppi, ma aumenterà i tempi tampone come pause per l'acqua, aperitivi e socializzazione. Ci saranno sempre ritardi imprevisti, quindi cucinare con quella flessibilità ti aiuterà a mantenere il tuo evento sui binari.

Sii sensibile riguardo all'alcol

Bere o non bere?

Indipendentemente dal fatto che il tuo fuori sede includa o meno il bere dipende dalla direzione e quindi fuori dal tuo controllo. Ma se la tua azienda fornisce alcolici al tuo ritiro, assicurati di avere molta acqua a disposizione. Una buona regola pratica è avere tanta acqua quanta alcol. Quindi, se hai 15 bottiglie di vino, tieni a portata di mano anche 90 bottiglie d'acqua (presumi sei bicchieri per bottiglia).

Un'altra chiave: non dimenticare di servire il cibo prima di eliminare l'alcol. Bere a stomaco vuoto è una ricetta per il disastro. (E per la cronaca, i colpi di gelatina non contano come cibo.)

E, naturalmente, ogni volta che le persone bevono, non guidare. Non ne vale mai la pena. Nessuna eccezione.

Controlla il nostro post su bere al lavoro per ulteriori suggerimenti.

Divertiti

Infine, tieni presente che i ritiri aziendali sono a beneficio dell'intero team. E sai chi è una parte super importante della squadra? Tu!

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Certo, più facile a dirsi che a farsi. In quanto persona che gestisce l'evento, sentirai inevitabilmente un maggiore senso di responsabilità. Ma dovresti comunque impegnarti a partecipare alle attività, assaggiare parte del cibo e connetterti con i tuoi compagni di squadra.

Liza elabora:

liza-goldberg'Che si tratti di assumere una squadra di pulizie in modo da non rimanere bloccati nel locale fino a mezzanotte per pulire, o se ti bastano venti minuti per respirare, goderti un po 'del cibo e bere un bicchiere di vino, devi assicurati di ottenere qualcosa anche dall'evento. Ricorda che questi eventi sono per l'intero team e questo include te '.

Quali sono le cose più importanti da tenere a mente quando si pianifica un ritiro aziendale? Ci siamo persi qualcosa?

Fateci sapere nei commenti qui sotto.

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