Come organizzare una riunione individuale produttiva: suggerimenti, ordini del giorno ed errori da evitare

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Se hai avuto un capo che non crede negli incontri regolari uno contro uno, allora le seguenti scuse ti suoneranno probabilmente abbastanza familiari:



'È un sacco di tempo nel mio calendario. Non posso semplicemente impegnarmi ogni settimana. '

'Non sono un micromanager. Il mio team è in grado di gestirsi da solo. '

'Se la mia squadra ha bisogno di me, sa come raggiungermi.'



Il problema con questa linea di pensiero è che manca completamente il punto.

Ignorare l'incontro individuale è farlo a proprio rischio e pericolo. Come illustrato di seguito, questi incontri svolgono diverse funzioni di fondamentale importanza, non ultima quella di preparare il tuo team al successo e superare le sfide prima che diventino problemi in piena regola.

Per non parlare del fatto che se il tuo team si impegna con te solo in caso di crisi, il tuo ruolo diventa reattivo piuttosto che proattivo di supporto.



I nostri dati suggeriscono che i manager che sottovalutano l'importanza dei DR sono, purtroppo, piuttosto comuni.

Nel nostro rapporto sullo stato della cultura aziendale, uno studio approfondito delle culture aziendali di un'ampia fascia di settori negli Stati Uniti, oltre il 60% degli intervistati ha affermato di non aver ricevuto feedback dal proprio manager su base settimanale.

Ed è un peccato, perché i normali incontri individuali sono tra i migliori strumenti nel repertorio di qualsiasi manager.

Ecco perché.

Il caso per uno contro uno

Negli affari, dire che le riunioni fanno schifo è un po 'come dire che l'acqua è bagnata o il cielo è blu. Nessuno discuterà con te.

Ma il nostro generale disprezzo per le riunioni ha anche stigmatizzato l'incontro individuale o 'rapporto diretto' (DR). Di conseguenza, la maggior parte di noi sta trascurando questo importantissimo strumento di gestione.

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Per essere onesti, impegnarsi in una riunione di 30 minuti (o più) con tutti i tuoi dipendenti diretti può richiedere molto spazio prezioso nel calendario. Allora, cosa ne vale la pena per l'uno contro uno?

Divertente dovresti chiedere ...

Risparmiano tempo

Può sembrare controintuitivo, ma è vero. Un incontro permanente con il tuo capo o un rapporto diretto ti consente di risolvere i problemi non appena si presentano o, meglio ancora, di anticiparli prima che inizino.

Creano un ciclo di feedback

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Una riunione regolare aiuta a creare un dialogo tra te e il tuo rapporto diretto che fornisce dati critici per la gestione del tuo team. Il membro del team imparerà dove deve concentrarsi e, allo stesso modo, il manager può anche adattare la strategia in base al contributo del dipendente.

Aiutano i tuoi dipendenti a stabilire le priorità

Il tempo del tuo team è una risorsa finita, non diversa dalle altre risorse che gestisci, come il budget.

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Proprio come devi fare delle scelte su dove investire il tuo budget, devi dare la priorità al modo in cui i tuoi dipendenti investono il loro tempo. In qualità di manager è tuo compito aiutare i tuoi dipendenti diretti a determinare le attività di leva più elevate e allocare i loro sforzi di conseguenza.

Aiutano i dipendenti a risalire agli obiettivi

Per alcuni dipendenti, è tutto alberi e nessuna foresta.

Vale a dire, è facile per i dipendenti impantanarsi nei dettagli dell'esecuzione quotidiana. Riunioni individuali sono ottimi per fare un passo indietro e assicurarsi che i loro sforzi si sommino a un insieme più grande.

Sono un'opportunità per la crescita e l'apprendimento

Affrontando le sfide, tu e il tuo rapporto diretto potete lavorare insieme su strategie per superarle e aumentare le sue competenze nel processo. È anche un'ottima idea riservare del tempo (o dedicare un'intera sessione) allo sviluppo professionale, un elemento fondamentale del coinvolgimento dei dipendenti .

Aiutano con la conservazione

Opportunità di crescita, comunicazione e monitoraggio per obiettivi più elevati sono tutti modi per preparare il tuo team al successo, che è un fattore importante per trattenere i dipendenti .

Ma oltre a ciò, uno dei maggiori vantaggi è che questi incontri aiutano semplicemente a dimostrare che ci tieni.

Rendendo la riunione una priorità, stai dicendo che sono una priorità e ricordando al tuo rapporto diretto che sei lì per il loro supporto.

Questa sensazione contribuisce in modo determinante alla creazione di un team più dedicato e coinvolto, che è più probabile che rimanga a lungo termine.

L'Arte del DR

Ora che siamo tutti d'accordo sul fatto che gli incontri uno contro uno sono le ginocchia delle api, vale la pena notare che sono efficaci SOLO se li conduci nel modo giusto.

Poiché diversi team hanno esigenze diverse, abbiamo cercato saggi consigli da tre distinti tipi di manager - il direttore delle vendite, il direttore e il dirigente di livello C - per aiutarti a tenere meglio uno contro uno.

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Ecco cosa avevano da dire.

Laura - Responsabile commerciale

Laura è una Sales Manager presso Dcbeacon, che supervisiona un team di responsabili delle vendite costantemente stellari noti come 'The Wolf Pack'. Ecco i suoi migliori consigli per tenere uno contro uno assassino.

Consistenza

Una delle cose migliori che puoi fare è tenerti fedele all'impegno del tuo calendario.

laura-headshot'Le riunioni settimanali, programmate alla stessa ora, pioggia o sole, consentono a entrambe le parti di venire preparate con domande da entrambe le parti e consentono il brainstorming'.

La regolarità del faccia a faccia consente una visione più profonda e una conversazione più strutturata rispetto a se le sue ripetizioni prendessero solo 5-10 minuti del suo tempo durante il giorno.

Messa a fuoco

Secondo Laura, è importante tenere a mente cosa NON sono uno-uno-uno. Non intendono essere ampi aggiornamenti di stato. Dopotutto, ci sono modi più efficienti per monitorare le metriche. Piuttosto, uno contro uno dovrebbe approfondire alcune questioni specifiche.

Ciò significa che la preparazione e la concentrazione sono fondamentali.

laura-headshot'Venire preparati e non cercare di fare troppo è la chiave per ottenere il massimo dal tuo uno contro uno.

Cerco di concentrarmi solo su una manciata di opp su cui chiedere ai miei rappresentanti (rispetto all'intera pipeline), quindi abbiamo abbastanza tempo per fare progressi su ciascuno. '

Formato

Laura sostiene una sessione di mezz'ora suddivisa in 3 sezioni di tempo più o meno uguale: metriche, pipeline e strategia.

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Tocco personale

laura-headshot'È anche importante utilizzare ogni incontro settimanale come check-in.

È utile connettersi e toccare con mano come si sentono prima di entrare in una qualsiasi delle conversazioni basate sulle metriche. '

Il più grande errore da evitare: un approccio monolitico

Laura avverte che un approccio unico per tutti è qualcosa da evitare nei tuoi incontri personali.

laura-headshot“Ogni rappresentante ha diversi punti di forza e abilità.

È importante identificarli come manager, in modo che tu possa costruire su di loro, supportandoli in tutte le aree che causano un collo di bottiglia. '

Brendan - Direttore del successo dei membri

Brendan gestisce un team di sei membri del Member Success Team di Dcbeacon che include manager e collaboratori individuali. Si incontra con ognuno di loro almeno una volta alla settimana. Ecco le sue migliori pratiche.

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È difficile separare il faccia a faccia di Brendan dal suo stile di gestione, un modello di servant-leader che Brendan descrive usando il suo tipico senso dell'umorismo.

brendan-headshot'Dico a tutti i miei ripetitori la stessa cosa, che il mio lavoro può essere riassunto dalla battuta che Bono ha pronunciato durante la cerimonia di introduzione alla Rock and Roll Hall of Fame di Bruce Springsteen. Lo chiamano The Boss, ma lavora per noi. ''

Nel contesto di un incontro individuale, questo significa che è lì principalmente per affrontare le loro preoccupazioni e offrire supporto.

Ciò significa anche che spetta al rapporto diretto stabilire l'ordine del giorno. Mentre Brendan viene preparato con una profonda conoscenza delle metriche delle loro prestazioni, l'attenzione è sempre sulle loro esigenze.

Formato

Brendan ha sei DR a settimana e li limita a 30 minuti o un'ora in base alla posizione. Ma iniziano e finiscono sempre allo stesso modo.

brendan-headshot'Inizio sempre chiedendo 'Come ti senti?' E finisco chiedendo 'C'è qualcos'altro che posso fare per te?''

Secondo Brendan, la prima domanda lo aiuta a dirigere la conversazione. Se il rappresentante è preoccupato per qualcosa, questo gli dice dove concentrarsi prima. L'ultima domanda aiuta a rafforzare il ruolo di Brendan come servant-leader, oltre a fornire ulteriore supporto una volta che le azioni sono state delineate.

Il più grande errore da evitare: non dare seguito

Secondo Brendan, l'unico modo per garantire che queste sessioni siano utili è farlo trasforma la tua conversazione in azione .

brendan-headshot'È estremamente importante seguire gli argomenti che sono stati discussi nell'uno contro uno.

Assicurati di controllare lo stato di avanzamento di una determinata area che è stata discussa e indica i miglioramenti o comportamenti simili '.

Questo imperativo va in entrambe le direzioni:

brendan-headshot'Se è una richiesta che devi seguire per loro, è meglio che tu abbia una risposta o una spiegazione. L'uno contro uno è sviluppare la fiducia tra entrambe le parti e anche tu devi fare la tua parte.

Come dice The Boss, 'Due cuori portano a termine il lavoro.' '

Ryan - Presidente e COO

Ryan è il presidente e COO di Dcbeacon. Si incontra con tutti i capi dipartimento dell'azienda, per lo più dipendenti di livello VP e Direttore. Ecco il suo consiglio per il dirigente di livello C.

Imposta rapporti diretti per il successo

Secondo Ryan, fornire ai tuoi rapporti diretti il ​​supporto di cui hanno bisogno dovrebbe essere l'obiettivo numero uno per tutte le tue riunioni individuali.

ryan-headshot'Il motivo principale per tenere riunioni individuali è garantire che ogni membro della mia squadra si senta in grado di raggiungere i propri obiettivi e avere il piano di gioco per avere successo.

Nessun membro del team dovrebbe sentirsi come se stesse girando le ruote o sott'acqua. Questa è l'opportunità per garantire che abbiano un piano che sono fiduciosi di poter realizzare e una buona direzione per andare avanti, con il mio pieno sostegno '.

Concordare l'ordine del giorno

Invece di richiedere che i suoi rapporti diretti arrivino alla riunione con punti di discussione, Ryan ritiene che sia importante concordare in anticipo l'ordine del giorno. Per assicurarsi che ciò accada, chiede al suo team di inviargli in anticipo gli elementi pubblicitari principali in modo che possa assicurarsi che la riunione si concentri esattamente sulle cose giuste.

ryan-headshot“Chiedo che il mio rapporto diretto mi fornisca un ordine del giorno prima della riunione in modo che io possa essere preparato al meglio per aiutare ad affrontare i loro problemi o fornire risposte alle loro domande.

A volte rispedirò l'ordine del giorno con ulteriori questioni che ritengo sia importante rivedere '.

Potrebbe volerci un po 'di avanti e indietro, ma questo esercizio ti aiuta a concentrarti sugli elementi più importanti e massimizzare il tempo insieme.

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Ascolta e fai domande

Per Ryan, è importante ricordare che i tuoi dipendenti diretti sanno più di te sulle sfide che devono affrontare, dal momento che sono loro che le vivono e le respirano. Per questo motivo, è meglio ascoltare quello che hanno da dire.

ryan-headshot'Non dare per scontato di sapere tutto quello che sta succedendo o quello che hanno o non hanno già fatto in relazione a un problema o argomento specifico.

Rendi questa un'opportunità per loro di essere i leader di pensiero e identificare modi per raggiungere con maggiore successo i loro obiettivi '.

Armati di tutte le informazioni, ora potete andare avanti insieme verso una soluzione.

Spingi la tua squadra a crescere

Un altro vantaggio meno ovvio dell'uno contro uno sono le opportunità di crescita che offrono. Poiché esamini costantemente le sfide, le opportunità non sono mai scarse.

ryan-headshot'L'altro motivo principale per gli incontri uno contro uno è spingere la mia squadra a pensare fuori dagli schemi e sforzarsi davvero di raggiungere e superare i propri obiettivi'.

Ryan adotta un approccio socratico alla crescita della sua squadra. Piuttosto che fornire risposte, fa scavare più a fondo i suoi rapporti diretti facendo domande mirate.

ryan-headshot“Uso questo tempo con loro per porre domande approfondite e per convincerli a vedere cose che potrebbero non aver visto da soli.

Non è il momento per me di presentare tutte le idee, piuttosto è un modo per utilizzare la conversazione come guida per identificare soluzioni migliori e innovative '.

Il più grande errore da evitare: non dare per scontato di saperne di più

Poiché il ruolo principale di Ryan in questi incontri è fornire il supporto di cui i suoi rapporti diretti hanno bisogno per risolvere i loro problemi e raggiungere i loro obiettivi, l'errore più grande che vede fare ai manager è comportarsi come se avessero sempre le risposte giuste.

ryan-headshot'Troppo spesso i manager cercano di essere la' persona più intelligente nella stanza 'e si limitano a dare le proprie risposte o soluzioni, invece di coinvolgere l'altra persona per aiutarla a trovare la risposta o la soluzione per andare avanti.

Nella mia posizione, lavoro con un team di vicepresidenti che sono i veri esperti, non io. Sono quelli che sanno come gestire la propria squadra o reparto.

Il valore che posso fornire più spesso è capire meglio quali ostacoli impediscono loro di raggiungere i loro obiettivi. '

Esempio di agenda one-to-one

Come puoi vedere, le migliori pratiche per uno contro uno possono variare a seconda della situazione, ma ci sono pochi thread comuni che corrono ovunque. Ecco un esempio di agenda modello con le basi per una riunione di 30 minuti. Sentiti libero di modificarlo in base alle tue esigenze.

30 minuti in totale

1. Check-in personale (~ 2 minuti)
Inizia valutando come sta andando la settimana per il tuo rapporto diretto. Sono stressati? Eccitato? Diffidente? Una domanda come 'Come ti senti?' è un ottimo modo per aiutare a dirigere la conversazione successiva.

2. Elementi di prima linea (~ 20 minuti)
Prepara il tuo rapporto diretto con tre argomenti da discutere. Queste sono le cose per le quali hanno bisogno di aiuto o su cui hanno bisogno che tu sopporti.

Questa è la tua occasione per fare brainstorming, risolvere i problemi e trovare soluzioni per i problemi che stanno affrontando. Ricorda, il tuo compito è aiutarli a eliminare i blocchi stradali che impediscono il loro progresso.

Questo non significa dare loro le risposte. Spesso è ascoltare e porre domande mirate che aiutano il tuo rapporto diretto ad arrivare alla soluzione giusta.

3. Completamento obiettivo / Risultati cruciali per la settimana (~ 5 minuti)
Ora hai la possibilità di controllare brevemente come stanno monitorando i tuoi rapporti diretti rispetto ai loro obiettivi e assicurati che sappiano esattamente come faranno progressi per la prossima settimana. Aiutali a identificare e dare la priorità alle tre attività di maggiore effetto leva. Questa volta è anche un'occasione per ricordare loro di fare un passo indietro e fare il punto del quadro generale.

4. Elementi di azione (~ 2 minuti)
Una volta che la via da seguire è chiara, è il momento di assegnare elementi di azione e fissare scadenze. Assicurati di essere chiaro sulle responsabilità, non dovrebbero esserci ambiguità.

5. Chiedi: 'In quale altro modo posso aiutarti?' (~ 1 minuto)
Infine, dedica un minuto a porre questa semplice domanda. In questo modo ti assicuri di fornire sempre al tuo rapporto diretto il pieno supporto di cui ha bisogno per avere successo.

Come ottieni il massimo dai tuoi incontri personali? Fateci sapere nei commenti qui sotto.

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