Come creare la perfetta polizza Work From Home per la tua azienda nel 2021 [con modello]

Immagine intestazione WFH

Nel nostro moderno mondo del lavoro abilitato dalla tecnologia e ultra flessibile, una politica del lavoro da casa attentamente considerata sta diventando un must per le aziende progressiste.



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Cosa c'è in un Work From Home Wellness Box?

Benvenuti nell'era del lavoro a distanza. Laptop, smartphone, app di messaggistica e Wi-Fi ovunque significano che la maggior parte degli impiegati può svolgere il proprio lavoro praticamente ovunque. A ciò si aggiunge la crescente aspettativa tra i dipendenti di poter svolgere il proprio lavoro ovunque si trovino: in un bar, durante un viaggio in un paese straniero o comodamente dal proprio divano.

È anche importante ricordare che anche quando entriamo in una nuova, più flessibile era di lavoro , l'ufficio continuerà a essere il luogo in cui il tuo team può svolgere il proprio lavoro al meglio. L'affinamento di un'esperienza lavorativa che promuove la comunità, la collaborazione e gli incontri fortuiti che portano all'innovazione continuerà.

Idealmente, lavoro a distanza completa questa elevata esperienza lavorativa. La chiave è creare una politica di lavoro da casa che stabilisca le giuste aspettative e crei canali e infrastrutture che non solo supportino il lavoro da casa, ma che mitighino le numerose insidie ​​che sorgono quando si portano i dipendenti fuori dall'ufficio. Con la giusta preparazione e comunicazione, il tuo team può essere felice, connesso e produttivo tanto a casa quanto in ufficio.



Le nostre risorse e strumenti Work From Home preferiti da considerare:

  • Assemblaggio - costruzione della cultura gratuita e apprezzamento dei dipendenti
  • monday.com - collaborazione e produttività in team
  • Outback - team building virtuale e coinvolgimento

In questo post, spiegheremo esattamente in che modo il lavoro a distanza può portare benefici alla tua attività, le potenziali insidie ​​che devi fare attenzione per evitare e perché una politica di lavoro da casa ponderata e completa è il singolo fattore più importante per impostare il tuo team per il successo . Usa questo articolo per guidarti nello sviluppo della politica di lavoro da casa adatta al tuo team.

Sommario



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Che cos'è una politica di lavoro da casa?

Una politica Work From Home è un accordo tra datore di lavoro e dipendente che definisce chiaramente le aspettative e le responsabilità dei dipendenti che lavorano da casa. Può anche definire chi è idoneo a lavorare da casa, il processo per richiedere i privilegi di lavoro da casa, nonché il processo di approvazione.

Durante le situazioni obbligatorie di lavoro da casa (come una crisi di salute o sicurezza come COVID-19), aiuta a garantire che i dipendenti siano preparati per il successo e che possano continuare a rimanere sani e produttivi.

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Quali sono i vantaggi di lavorare da casa?

Consentire ai dipendenti di lavorare da casa o da remoto è una pratica valida che può avvantaggiare il benessere dei dipendenti e la vostra attività. Massimizzare questi vantaggi dovrebbe essere la priorità quando si progetta la politica del lavoro da casa della propria azienda. Ecco perché una politica di lavoro da casa fa bene alla tua azienda:

Segnala fiducia . Ormai lo sappiamo tutti coinvolgimento dei dipendenti guida le prestazioni; più i dipendenti sono personalmente coinvolti nel successo della tua azienda, più sono disposti ad andare oltre per raggiungere i loro obiettivi. Dimostrare che ti fidi che i tuoi dipendenti lavorino da casa aiuta a cementare il legame emotivo tra datore di lavoro e dipendente che consente il coinvolgimento.

Restituisce tempo ai dipendenti . Un grande vantaggio che la maggior parte dei dipendenti scopre quando inizia a lavorare da casa è la mancanza di un tragitto giornaliero. Il tragitto giornaliero medio americano è più di 52 minuti ogni giorno . I dipendenti avranno più tempo da dedicare a se stessi, alle loro famiglie, ai loro hobby o al loro lavoro, se lo desiderano.

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Supporta il lavoro mirato. L'altro ovvio vantaggio di lavorare a casa è l'assenza di distrazioni comuni sul posto di lavoro. Ecco perché molte aziende (inclusa Dcbeacon) hanno designato giornate remote dedicate al lavoro mirato. I membri del team sono incoraggiati a programmare le attività che richiedono un'intensa concentrazione (come scrivere, pianificare o elaborare strategie) in questi giorni per massimizzare l'efficienza.

Limita l'assenteismo. Quando dai ai dipendenti la possibilità di lavorare da casa quando iniziano a sentirsi male, è meno probabile che diffondano la malattia al resto del team. Il risultato è un team più sano e produttivo. Puoi davvero vedere l'effetto di questo fenomeno durante le stagioni annuali del raffreddore e dell'influenza - o il raro caso di una pandemia come COVID-19.

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Può creare dipendenti a tutto tondo. I dipendenti con una vita familiare sana, una vita sociale e che hanno tempo per i progetti di passione e gli hobby sono lavoratori migliori. Lavorare da remoto può significare che il tuo project manager è in grado di andare a prendere suo figlio a scuola, può impegnarsi in happy hour settimanali con gli amici o è finalmente in grado di iscriversi a quel corso di programmazione che desiderava seguire. Quando i dipendenti sono soddisfatti in altri settori della loro vita, tendono a presentarsi meglio anche al lavoro.

Quali sono i potenziali rischi di lavorare da casa?

Lavorare da remoto non è privo di potenziali svantaggi. Assicurati di proteggerti dai rischi che abbiamo esposto di seguito quando crei la tua politica di lavoro da casa.

Può essere difficile stabilire dei confini. Non dover fare il pendolare (o fare la doccia) è fantastico, ma una cosa che sentiamo ripetutamente è che può essere difficile spegnere il cervello e rilassarsi. Alcuni dipendenti si trovano a lavorare o controllare la posta elettronica dal momento in cui si svegliano fino a quando la loro testa colpisce il cuscino. Questa è una ricetta infallibile per bruciato .

Può essere isolante. Stare con le persone fa bene . Il nostro corpo rilascia le sostanze chimiche benefiche ossitocina e serotonina quando vediamo persone a cui teniamo, come amici, colleghi e familiari. Troppo tempo trascorso da solo può portare a uno stato d'animo depresso. Inoltre, essere lontano dall'ufficio può anche erodere i legami tra un dipendente e l'azienda stessa. Un ufficio, in particolare uno con un'esperienza lavorativa ben progettata, dà ai tuoi dipendenti un senso di identità e connessione con la tua azienda e i suoi valori. Questo diminuisce quando passi troppo tempo lontano da esso.

Elimina gli incontri fortuiti. Uno dei maggiori vantaggi di un ufficio, in particolare uno con un'incredibile sala relax, è che offre opportunità di interazione spontanea tra persone di diverse organizzazioni. ( Steve Jobs è famoso per questo durante la progettazione dei layout degli uffici Apple e Pixar.)

Può venire con altre distrazioni. Mentre lavorare da casa elimina le distrazioni tipiche dell'ufficio (come i colleghi loquaci), il fatto è che le case dei dipendenti sono raramente ottimizzate per il lavoro e possono aiutare a promuovere procrastinazione della giornata lavorativa . Spesso, dipendenti remoti finiscono per lavorare su un divano o un letto perché semplicemente non hanno una scrivania o un tavolo adatti. Oppure accendono la TV per il rumore di fondo ... e finiscono per guardarla tutto il giorno. Le aziende con servizi come pasti, spuntini o programmi di caffè potrebbero vedere i dipendenti esaurirsi per il pranzo o il caffè più volte durante il giorno perché i dipendenti non sono abituati a pianificare pasti, spuntini e caffè .

Cosa includere nella politica sul lavoro da casa

Lo scopo della politica di lavoro da casa della tua azienda dovrebbe essere quello di ottimizzare i benefici limitando i rischi, in ultima analisi, impostando i tuoi dipendenti in modo che abbiano lo stesso successo fuori dall'ufficio come lo sono in esso. Ecco cosa dovrebbe includere la tua politica per assicurarti che faccia proprio questo.

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Definisci chi è idoneo a lavorare da casa. Non tutte le funzioni lavorative possono essere svolte in remoto. Definisci chiaramente quali team sono idonei a lavorare in remoto e quali devono essere in ufficio.

È possibile impostare criteri di idoneità, ovvero solo i dipendenti che sono stati in azienda per 90 giorni e hanno raggiunto il 90% dei propri obiettivi possono lavorare da remoto. Ovviamente, questo non si applica durante una crisi sanitaria come COVID-19, quando lavorare da casa potrebbe essere obbligatorio.

Stabilisci un processo di approvazione. Allo stesso modo, una volta stabiliti i criteri di ammissibilità, delinea chiaramente il personale e il processo per l'approvazione. I dipendenti devono sapere come richiedere i privilegi di lavoro da casa, chi approverà e i tempi per l'approvazione.

Stabilisci un orario di lavoro regolare. La tua politica sul lavoro da casa dovrebbe indicare chiaramente quando i dipendenti dovrebbero lavorare e quando dovrebbero fermarsi. Se apprezzi la flessibilità, ciò potrebbe significare impostare un numero totale di ore (cioè, i dipendenti dovrebbero lavorare un totale di 8 ore al giorno).

Più probabilmente significherà stabilire una serie di orari di lavoro (cioè, i dipendenti dovrebbero lavorare e disponibili dalle 9:00 alle 17:00). Una buona pratica è rispecchiare la tua giornata lavorativa d'ufficio standard, che può variare a seconda del team.

Per dipendenti stipendiati , questa norma non si limita a garantire che il tuo team rimanga concentrato. Il vantaggio più grande è consentire ai dipendenti di stabilire i propri confini in modo che non sentano la pressione di essere 'sempre attivi', il che lo farà prevenire il burnout a lungo termine.

Per i dipendenti orari , ricorda che si applicano le regole federali non esenti. Assicurati che i dipendenti comprendano che devono continuare a monitorare il loro tempo e richiedere l'approvazione del manager per fare gli straordinari.

Fornire indicazioni sulla misurazione del tempo per i dipendenti orari. Ogni ora, i dipendenti non esenti dovranno comunque registrare accuratamente tutte le ore lavorate e inviare questi record ai loro manager. Assicurati che i dipendenti orari abbiano un modo per registrare accuratamente il loro tempo mentre lavorano da remoto.

Crea standard di partecipazione e disponibilità. Una sfida che troverai lavorando da remoto è che non puoi semplicemente passare dalla scrivania di qualcuno per ricevere il suo contributo su un progetto che richiede tempo. A volte, ti sembrerà di dare la caccia costantemente alle persone, contattandole su Slack, email e messaggi di testo. Riducilo al minimo stabilendo degli standard su quando e come saranno disponibili i membri del team.

Semplifica i canali di comunicazione. Poiché la comunicazione di persona non è più un'opzione, le comunicazioni interne devono essere composte. Ciò significa controllare i canali di comunicazione esistenti e designare lo scopo principale per ciascuno. Ciò potrebbe anche significare disattivare i canali ridondanti. Ad esempio, se la tua azienda utilizza sia Slack che G-chat, dovresti richiedere ai membri del team di attenersi all'uno o all'altro per ridurre l'inefficienza.

Un guasto tipico potrebbe essere:

  • Slack per una comunicazione rapida, leggera e informale e come secondo tocco per annunci tempestivi.
  • E-mail per comunicazioni più lunghe, annunci a livello di team e programmazione interna (come i riassunti di notizie).
  • Nextiva per riunioni.
  • monday.com (o altro software di gestione del progetto ) per la gestione del progetto e collaborazione in linea .
  • Assemblaggio per il riconoscimento dei dipendenti e il coinvolgimento dei dipendenti a distanza.
  • Intranet aziendale per domande frequenti, politiche aziendali e risorse umane.

Fornire supporto IT. Mentre lavorano da casa, i dipendenti faranno affidamento sulla tecnologia più che mai. L'esecuzione della comunicazione e delle funzioni lavorative più elementari richiede un lavoro IT. Fornire supporto IT è più importante e logisticamente più difficile per una forza lavoro dispersa. Soprattutto se sei impegnato onboarding remoto , dovrai assicurarti che i nuovi dipendenti e l'IT possano comunicare tra loro in modo efficace.

Crea una linea di assistenza e un sistema di ticketing specifico per i dipendenti remoti e delinea la procedura che i dipendenti devono seguire per intensificare i problemi tecnologici.

Mantieni gli standard di sicurezza. Potresti voler investire in una rete privata virtuale (VPN) crittografata per proteggere tutti gli utenti del sistema. Allo stesso modo, istruire i dipendenti a evitare il Wi-Fi pubblico vulnerabile. Incoraggiali invece a utilizzare hotspot o fornire software di crittografia. Infine, assicurati che i dipendenti conservino i dati di lavoro sui computer di lavoro, non su quelli personali. Più comunemente, questo significa che i dipendenti devono rispondere alle e-mail solo sui dispositivi di lavoro.

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Continuare i programmi di comunicazione interna, comprese le riunioni con tutte le mani. La comunicazione costante è fondamentale. Le newsletter via email e gli aggiornamenti Slack dovrebbero continuare. Sarà più difficile continuare le tue mani settimanali o bimestrali, ma dovresti fare ogni sforzo per farlo, anche se il formato cambia. Un'e-mail settimanale dalla leadership dell'azienda o una presentazione di diapositive condivisa può essere altrettanto efficace.

Mantieni una connessione con la tua cultura. Continuare vantaggi e servizi il più possibile contribuirà a mantenere un senso di normalità e continuità con i tuoi dipendenti .

Ciò è particolarmente importante negli scenari in cui i dipendenti sono costretti a lavorare da casa per problemi di salute e sicurezza (come nel caso della pandemia COVID-19).

Crea un codice di abbigliamento. Mentre indossare la tuta durante la giornata lavorativa sembra che dovrebbe essere un vantaggio di qualsiasi situazione di lavoro da casa, i dipendenti potrebbero comunque dover interfacciarsi con clienti, clienti o partner tramite videoconferenza. Una nota sul guardaroba accettabile in queste situazioni è appropriata.

Registrare la ricevuta di ritorno. Ricorda, questo è un accordo tra datore di lavoro e dipendente, soggetto a revoca se i termini non sono rispettati. Utilizza una soluzione di firma elettronica digitale come DocuSign per registrare le ricevute dei dipendenti.

Raccogli feedback e ripeti. Non otterrai tutto bene la prima volta. Crea strade per feedback da parte dei manager e contributori individuali allo stesso modo. Il feedback anonimo è il migliore. Soprattutto, implementare le modifiche ove appropriato.

Infine, che tu te ne renda conto o meno, l'implementazione della tua politica Work From Home richiederà la gestione del cambiamento. Il tuo obiettivo potrebbe essere il normale, ma raggiungerlo significa adottare su larga scala nuovi comportamenti. Usa questi suggerimenti per definire le giuste aspettative per i tuoi dipendenti e assicurarne il successo.

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Suggerimenti per i dipendenti che lavorano da casa

1) Mantieni la tua routine mattutina.

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Solo perché non stai andando in un ufficio non significa che dovresti saltare le cose che normalmente ti preparano per il successo. Svegliati allo stesso tempo e continua la routine che funziona per te.

2) Riutilizzare il tempo di viaggio per prendersi cura di sé.

Il pendolarismo americano medio è di quasi 27 minuti a tratta. Non lasciare che questo tempo recuperato vada sprecato. Se la lettura, la meditazione, l'inserimento nel diario o la pratica dello yoga non fanno attualmente parte della tua routine, ora è un ottimo momento per provarli.

3) Vestiti per il successo.

Solo perché puoi farla franca indossando i tuoi pigiami non significa che dovresti. Potresti ancora interfacciarti con colleghi, partner o clienti tramite video. Inoltre, vestirsi in modo confortevole ma professionale aiuta a ottenere la giusta mentalità per rimanere produttivi.

4) Concentrarsi sulla nutrizione.

Mantieni la concentrazione e l'energia evitando cibi con zuccheri, ingredienti artificiali o calorie vuote. Dcbeacon's Work-From-Home Wellness Boxes contengono un mix curato di barrette più sane, patatine, jerky, muesli, mix di tracce e dolci per mantenerti adeguatamente alimentato durante il tuo lavoro a distanza giorni.

5) Designare uno spazio di lavoro dedicato.

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Trova un ambiente che favorisca la produttività. Dovrebbe essere tranquillo, confortevole e privo di distrazioni e diverso da dove di solito mangi o ti rilassi.

6) Prenditi del tempo per uscire.

Fare delle pause è ottimo per la concentrazione e il benessere. Ricaricati camminando intorno all'isolato o uscendo su un patio o balcone.

7) Conduci quante più riunioni video possibile.

L'interazione faccia a faccia non deve essere una vittima del lavoro a distanza. Condurre alzate giornaliere o riunioni di team virtuali tramite software di videoconferenza per mantenere quella connessione personale.

8) Impostare orari di lavoro regolari.

Può essere particolarmente facile lasciare che la tua giornata lavorativa si insinui nelle prime ore del mattino e della sera mentre lavori a distanza. Evita questo impostando gli orari di lavoro e rispettandoli. Non guardare la TV. Lavorare vicino a un televisore inibisce la nostra capacità di concentrazione. Resisti all'impulso di avere la TV accesa, anche se è solo per il rumore di fondo.

9) Non guardare la TV .

Lavorare vicino a un televisore inibisce la nostra capacità di concentrazione. Resisti all'impulso di avere la TV accesa, anche se è solo per il rumore di fondo.

Le persone fanno queste domande anche quando creano una politica di lavoro da casa

D: Come garantite la produttività del team in un ambiente di lavoro da casa?

  • R: Inizia fornendo ai dipendenti le informazioni, gli strumenti e i canali di comunicazione di cui hanno bisogno per avere successo a casa. Lavorare da casa implica un certo grado di gestione del cambiamento, quindi fornisci ai dipendenti le migliori pratiche in modo che possano adattarsi rapidamente alle nuove circostanze. Aumenta la responsabilità con i check-in mattutini e di fine giornata tramite videoconferenza.

D: Come si mantiene la cultura aziendale con i dipendenti remoti?

  • R: Segnalare ai dipendenti remoti che sono assistiti e apprezzati, anche quando lavorano fuori dall'ufficio. Rimani connesso tramite più punti di contatto e canali. Quando pianifichi tutti gli eventi o altri eventi a livello aziendale, trova i modi per includere dipendenti remoti. Ove possibile, estendi i servizi in ufficio come consegna di snack sani o pasti preparati (tramite crediti per la consegna di cibo o buoni regalo a dipendenti remoti). Dcbeacon's Work-From-Home Wellness Box semplifica la spedizione di una selezione di snack curata direttamente alle case dei dipendenti.

D: Cosa rende efficace una politica di lavoro da casa?

  • R: Una politica efficace del lavoro da casa prepara i dipendenti al successo comunicando chiaramente aspettative, responsabilità e comportamento. Dovrebbe essere accompagnato da suggerimenti tattici per aiutare i dipendenti a ottimizzare il proprio lavoro dagli ambienti domestici.

D: Qual è il modo migliore per mantenere la comunicazione con i dipendenti remoti?

  • R: Sebbene più canali siano utili, designare un canale di comunicazione principale per informazioni tempestive come comunicazioni e disponibilità a livello aziendale. Un'app di messaggistica aziendale leggera e flessibile come Slack funziona bene per questo scopo.

D: Come si monitorano i dipendenti orari che lavorano da remoto?

  • R: Usa un sistema di presenza mobile come TimeDoctor o Tempestivo o per garantire che i dipendenti orari stiano monitorando accuratamente il loro tempo (e siano quindi accuratamente compensati). Aumentare la frequenza dei controlli sui progressi per una maggiore responsabilità.

D: Come posso avviare una politica di lavoro da casa con il mio team?

  • A: (1) Stabilire l'idoneità. (2) Creare una richiesta e un processo di approvazione. (3) Utilizza uno dei nostri modelli per personalizzare una politica di lavoro da casa adatta al tuo team.

D: Devo lasciare che i miei dipendenti lavorino da casa?

  • A: Sì! Consentire ai dipendenti di lavorare da remoto comporta una serie di vantaggi, tra cui un maggiore coinvolgimento. Tuttavia, è importante proteggersi da potenziali rischi come la mancanza di confini e la ridotta connettività con la propria organizzazione. Inoltre, non tutti i dipendenti sono in grado di svolgere le funzioni lavorative essenziali da remoto. Delinea chiaramente chi è idoneo e chi non è idoneo per il lavoro a distanza.

D: Come misuro il successo di una politica Work From Home?

  • R: La misurazione dipende in ultima analisi dagli obiettivi della tua politica Work From Home. Se il tuo obiettivo è aumentare il coinvolgimento, KPI come i tassi di turnover dei dipendenti, ENPS (punteggio promotore netto dei dipendenti) e la felicità dei dipendenti sono buoni parametri di misurazione. Se i tuoi dipendenti lavorano da remoto a causa di un'emergenza di salute o sicurezza (come durante la pandemia COVID-19), il successo può essere misurato principalmente dalla loro salute e sicurezza complessive, nonché dal mantenimento di obiettivi di primo piano come entrate e produttività.

D: Quali sono alcuni suggerimenti da dare ai dipendenti che passano a una posizione remota?

  • R: Consulta il nostro elenco di suggerimenti, che includono il mantenimento della routine mattutina; riproporre il tempo di viaggio per la cura di sé; vestirsi per il successo; concentrandosi su una sana alimentazione; designare uno spazio di lavoro dedicato; trovare il tempo per uscire; condurre tutte le riunioni tramite videoconferenza; fissare orari di lavoro regolari; e resistendo alla tentazione di guardare la TV.

D: C'è un buon esempio di politica del lavoro da casa a cui posso fare riferimento?

  • A: Sì, scarica il nostro modello di politica Work From Home per idee e ispirazione.

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Cosa c'è in un Work From Home Wellness Box?

Qual è stata la tua esperienza con la creazione di una politica di lavoro da casa? Hai suggerimenti / trucchi che hanno funzionato bene? Forse qualcosa che non ha funzionato? Ci piacerebbe sentire i tuoi pensieri nei commenti qui sotto.