Come i migliori assistenti esecutivi stabiliscono e raggiungono i loro obiettivi

definizione degli obiettivi dell'assistente esecutivo

Ci viene chiesto molto sulla definizione degli obiettivi dell'Assistente esecutivo, sia nel nostro Comunità EA e dai nostri membri, ed è un argomento sorprendentemente controverso. Di solito si presenta in due modi.



È o -

Sono un assistente esecutivo. Dovrei iniziare a pensare di stabilire degli obiettivi per me stesso? La definizione degli obiettivi si applica anche a me? Che aspetto hanno anche gli obiettivi degli assistenti esecutivi?

O…



Aiuto! Il mio capo mi ha appena chiesto di fissare degli obiettivi per la prima volta e non ho idea da dove cominciare. Quali sono gli obiettivi dell'assistente esecutivo ?!

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A seconda di chi chiedi, la definizione degli obiettivi per gli EA è dannatamente importante, un esercizio utile ma non critico, o ... una completa perdita di tempo.

Avendo lavorato a stretto contatto con così tanti assistenti esecutivi, potremmo sostenere che la definizione degli obiettivi non è solo un esercizio utile per alcuni assistenti esecutivi, in realtà è fondamentale per il successo nel ruolo.



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Come abbiamo riscontrato nel nostro più recente Rapporto sullo stato dell'assistente esecutivo , la portata del ruolo di EA è costantemente aumentata. Gli assistenti esecutivi di oggi dovrebbero essere un'estensione dei dirigenti che supportano. Ciò significa che oltre a svolgere attività amministrative come il calendario, la prenotazione di viaggi e l'organizzazione di eventi, molte funzioni di supervisione che erano di competenza delle risorse umane, della finanza o delle operazioni. Stavamo parlando assunzione di nuovi dipendenti , risolvendo problemi IT, gestione dei vantaggi e persino dirigere la cultura dell'ufficio. (Immaginiamo che tu possa identificarti con questo.)

È probabile che anche gli assistenti esecutivi offrano consulenza strategica di alto livello e trovino nuovi modi per aiutare a far progredire l'attività. Questo potrebbe significare implementare nuova tecnologia o processi che forniscono un aumento misurabile dell'efficienza o hanno un impatto sui profitti dell'azienda.

Ecco perché la definizione degli obiettivi è così importante. Per soddisfare queste elevate aspettative e svolgere nuove funzioni, gli assistenti esecutivi devono migliorare costantemente le proprie capacità e conoscenze. Definizione degli obiettivi, soprattutto con a foglio di lavoro per la definizione degli obiettivi , è il modo perfetto per essere chiari sugli obiettivi del tuo assistente esecutivo e assicurarti di aumentare costantemente le tue capacità e continuare ad aggiungere valore per il tuo dirigente e, in definitiva, per l'azienda.

Naturalmente, la definizione degli obiettivi per gli assistenti esecutivi comporta una serie di sfide uniche.

Liza Goldberg - che modera il nostro Comunità di assistenti esecutivi ed è lei stessa un ex EA - lo scompone in questo modo:

liza-goldberg“La definizione degli obiettivi è particolarmente difficile per gli assistenti esecutivi perché gran parte del lavoro è reattivo. È difficile pianificare quando non sai esattamente su cosa lavorerai. L'altra parte difficile è trovare nuovi obiettivi. Sebbene il lavoro sia dinamico, a volte sembra anche che tu stia facendo le stesse cose ogni giorno: pianificazione, pianificazione di eventi, organizzazione, ecc. '

Per mostrarci la strada, abbiamo anche chiesto aiuto alla nostra straordinaria assistente esecutiva Valerie Gomez. Valerie è un'assistente esecutiva esperta che ha ricoperto posizioni di assistente amministrativo e esecutivo in luoghi come APD in Texas e ha supportato varie funzioni esecutive e delle risorse umane presso aziende grandi e piccole. Recentemente ha accettato la sfida della definizione degli obiettivi nella sua stessa carriera e soppesa con le sue migliori lezioni e conclusioni dall'esperienza.

Prima di arrivare alle specifiche della definizione degli obiettivi dell'Assistente esecutivo, diamo prima un'occhiata alle best practice per la definizione degli obiettivi generali.

Best practice per la definizione degli obiettivi

definizione degli obiettivi da soli

È ora di parlare veramente. La definizione degli obiettivi è difficile. Prendi i buoni propositi per l'anno nuovo, ad esempio. Ricerca ci dice che solo l'8% delle persone raggiunge gli obiettivi del nuovo anno, ovvero il 92% delle persone che li ha impostati fallisce in modo epico. E questo è circa il 50% della popolazione che li ha messi al primo posto.

Ma non scoraggiarti. Il fallimento è quasi sempre il risultato di obiettivi che non hanno senso, non sono raggiungibili o per i quali non esiste un piano per essere effettivamente sicuri di arrivarci.

E poiché stai leggendo questo post, questo NON ti succederà.

Non importa quale sia la tua posizione, ci sono una manciata di strategie di definizione degli obiettivi provate e vere che aumenteranno le tue possibilità di successo.

SUGGERIMENTO: utilizzando un software efficiente come monday.com ti aiuterà a gestire e distruggere i tuoi obiettivi visivamente per favore! Molti degli EA nel nostro gruppo Facebook State of the Executive Assistant lo consigliano come risorsa preferita per tutto ciò che riguarda la produttività e la definizione degli obiettivi.

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1. Imposta un tema

Indirizza i tuoi obiettivi in ​​una direzione creando un tema. Un tema unisce i tuoi vari obiettivi e garantisce che si sommino a un insieme coerente.

Il tuo tema potrebbe essere 'A Better You', 'Time Well Spent' o 'Connection'.

Il tema 'A Better You' potrebbe ispirare obiettivi riguardanti lo sviluppo professionale o la salute, o entrambi. Allo stesso modo, 'Time Well Spent' potrebbe aiutarti a diventare più efficiente sul lavoro, ma potrebbe anche ispirarti a ritagliarti del tempo di qualità in famiglia o a dedicare tempo alle amicizie o agli appuntamenti.

2. Imposta 5 obiettivi max ...

Una chiave per raggiungere i tuoi obiettivi è renderli realizzabili. Questo inizia con il numero di obiettivi che ti sei prefissato. Non puoi raggiungere 25 obiettivi di alto livello o anche 10. Ti consigliamo di iniziare con 5. Concentrarti su pochi obiettivi importanti aumenterà drasticamente le probabilità di successo.

3.… Almeno un obiettivo per ogni area della tua vita

definizione degli obiettivi per gli assistenti esecutivi

Obiettivi professionali sono enormi, ma le nostre vite non sono separate ordinatamente in silos. Quando la nostra vita personale, la salute e persino la spiritualità sono a posto, ci prepariamo anche per il successo professionale. Anche il rovescio della medaglia è vero: quando la nostra salute e le nostre relazioni sono in rovina, è molto più difficile avere successo sul lavoro. Ecco perché è importante affrontare qualcosa di più della semplice vita professionale quando si fissano gli obiettivi.

Si consiglia di iniziare con quanto segue:

  • Professionale: obiettivi che aumentano le tue capacità o che ti spingono verso lo stipendio o il titolo che desideri
  • Relazioni: obiettivi relativi al rimanere in contatto con la famiglia e gli amici o al miglioramento (o all'avvio) di relazioni sentimentali
  • Salute: obiettivi relativi a fitness, benessere, alimentazione e salute mentale

Usando il tuo tema, trova almeno l'obiettivo in ciascuna di queste tre aree. Potresti anche includere la spiritualità o persino la creatività se sono importanti per la tua realizzazione generale.

Il punto è che, quando un'area della tua vita al di fuori del lavoro non è dove vuoi che sia, tende ad avere un impatto anche sulla tua vita professionale. Assicurati di affrontare tutte le aree che sono importanti per te nei tuoi obiettivi.

4. Allegare un perché a ciascun obiettivo

È molto più probabile che tu vada avanti se hai una ragione forte che ti spinge in avanti. Chiediti, perché questo obiettivo è importante per te? Può essere tanto elevato quanto voler condurre una vita più appagante o rendere orgoglioso il tuo sé futuro, o altrettanto pragmatico quanto aumentare il tuo stipendio in modo da poter viaggiare di più. Individua i motivi che motivano ogni obiettivo e prendine nota.

5. Assicurati che i tuoi obiettivi siano convincenti

In definitiva, questi obiettivi sono a vantaggio tuo e di nessun altro. Se non ti ecciti pensando a loro, non agirai in base a loro.

Fai un controllo intestinale. Chiedi, questi obiettivi ti fanno venire voglia di alzarti un'ora prima o ti sembrano una seccatura? Eviti di pensare ai tuoi obiettivi o sono sempre in primo piano? Le risposte a queste domande ti aiuteranno a decidere se gli obiettivi sono abbastanza forti.

6. Rendi i tuoi obiettivi specifici e misurabili e allega le scadenze

Il fallimento o il successo dovrebbe essere ovvio. In effetti, dovrebbe essere una domanda sì o no.

Il fitness fornisce un buon esempio qui:

'Voglio rimettermi in forma', non è un buon obiettivo.

'Voglio perdere 10 libbre in tre mesi' o 'Voglio correre un miglio di sei minuti entro giugno' sono migliori. Si noti che questi obiettivi sono specifici, misurabili e hanno un intervallo di tempo. Creano un punto di riferimento chiaro e sarà facile determinare se raggiungerai quel segno.

Allo stesso modo, 'Voglio migliorare nel mio lavoro', non è un buon obiettivo. 'Voglio ottenere una certificazione professionale entro la fine dell'anno' è meglio.

'Voglio fare più rete.' Non bene.

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'Voglio creare una nuova connessione professionale ogni settimana per il terzo trimestre.' Ora stiamo parlando.

Hai avuto l'idea.

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7. Scriveteli e manteneteli visibili

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Scrivi succintamente i tuoi obiettivi (e il tuo perché) e mantienili visibili. La vita ti distrarrà. Assicurati che i tuoi obiettivi siano presenti per ricordartelo costantemente.

Scrivi i tuoi obiettivi sui post-it e tienili sul monitor del desktop. Inseriscili sul tuo specchio a casa. Fai uno screenshot di loro e impostali come sfondo del telefono. In ogni caso, assicurati che richiedano la tua attenzione.

8. Scrivere la fase di azione successiva per ogni obiettivo successivo

Ora che conosci i tuoi obiettivi, hai bisogno di un percorso per raggiungerli.

Il primo passo è sempre il più difficile. Scopri di cosa si tratta e impegnati a prenderlo. Inizia con quel primo passaggio e costruisci da lì.

9. Trova un partner responsabile

definizione degli obiettivi di squadra

Proprio come hai maggiori probabilità di portare a termine i tuoi obiettivi quando i tuoi obiettivi sono convincenti, sei anche più propenso a portarlo a termine quando hai qualcuno che ti ritiene responsabile.

Fai coppia con qualcuno e fai il check-in almeno una volta al mese. Suddividi i tuoi obiettivi in ​​passi concreti e monitora i tuoi progressi rispetto a essi

Come regola generale, il tuo partner non dovrebbe essere il tuo dirigente ... e forse non il tuo coniuge o altra persona significativa. Un collega o un amico fidato è una scelta migliore. Dovrebbe essere un collega di cui ti fidi, ma che non si addolcisce quando hai bisogno di un amore duro.

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Suggerimenti per l'impostazione avanzata degli obiettivi per gli assistenti esecutivi

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Quindi queste sono le basi, ma come abbiamo detto, la definizione degli obiettivi dell'Assistente esecutivo è leggermente diversa. Ci sono alcune sfide uniche che devi considerare.

Quindi quali sono queste sfide e come le spieghi?

Per rispondere a queste domande, abbiamo chiesto alla nostra esperta assistente esecutiva Valerie Gomez di illustrarci come si avvicina alla definizione degli obiettivi. Abbiamo anche attinto al nostro Community Facebook dell'assistente esecutivo per gli obiettivi su cui si stanno attualmente concentrando. Ecco cosa avevano da dire.

La sfida della definizione degli obiettivi dell'assistente esecutivo

Allora quali sono queste sfide? Valerie lo descrive così -

valerie-gomez“Nessun giorno è lo stesso. Ciò su cui stai lavorando cambia costantemente: è quasi minuto per minuto. E a volte devi solo far accadere la magia. '

Secondo lei, questo significa che gli assistenti esecutivi dovrebbero fissare 'obiettivi intorno a capacità e tattiche per affrontare la natura reattiva del lavoro'.

Concentrati su nuove abilità e conoscenze

In qualità di assistente esecutivo, acquisire in modo proattivo nuove competenze è fondamentale per il successo. La chiave qui è concentrarsi su alcune abilità specifiche e sui mezzi per acquisirle

Ecco alcuni esempi dal nostro Comunità di assistenti esecutivi :

  • Shari: 'Prenderò lezioni di scrittura per affinare le mie capacità di scrittura e editing.'
  • Mariëtte: 'Stabilire obiettivi per apprendere la gestione del sito Web WordPress, la gestione dell'email marketing (MailChimp, AWeber, Constant Contact, ecc.), La gestione del social media marketing e la progettazione grafica (utilizzando software gratuito come Canva e PicMonkey) '
  • Monika si è posta l'obiettivo di 'seguire un corso di gestione dei progetti' per affinare la sua capacità di tenere sotto controllo le grandi attività e andare avanti. Puoi seguire corsi come questo e persino ottenere certificazioni presso i college della comunità locale.

Inizia con l'osservazione

Un altro aspetto unico del ruolo di Assistente esecutivo è che, sebbene sostieni sempre principalmente le esigenze del tuo dirigente, ci si aspetta sempre più che aggiunga valore in un senso più ampio e strategico. Prima di poterlo fare, devi identificare le opportunità di miglioramento.

Valerie sottolinea il ruolo dell'osservazione -

'Spesso cerco solo aree in cui possiamo migliorare, come possiamo migliorare l'esperienza del cliente o l'esperienza complessiva degli ospiti in ufficio. È così che determino molti dei miei obiettivi. Quindi, ad esempio, c'è il processo di onboarding . Ho notato che c'erano evidenti margini di miglioramento: in particolare per i nuovi assunti, potremmo essere più snelli con la loro esperienza mentre entrano nell'edificio per il loro primo giorno. Quindi mi sono prefissato l'obiettivo di suggerire un certo numero di miglioramenti alle risorse umane entro una certa data.

Fai un controllo culturale della temperatura

definizione degli obiettivi di squadra

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In molti uffici, gli assistenti esecutivi sono anche incaricati di mantenere l'atmosfera o la cultura dell'ufficio. La definizione degli obiettivi può aiutare anche qui, ma sapere quali obiettivi impostare di nuovo richiede la determinazione delle esigenze culturali della squadra. Secondo Valerie, non c'è alternativa allo sfregamento dei gomiti con i colleghi.

“Basta camminare sul pavimento, assicurandomi di controllare la temperatura di ciò che le persone stanno facendo e di ciò di cui hanno bisogno in termini di atmosfera. Il più delle volte, ti diranno quando hanno bisogno di qualcosa e tu puoi sviluppare obiettivi basati su questo. '

Obiettivo di esempio

  • Pranza o prendi un caffè almeno una volta alla settimana con un membro del team di un dipartimento diverso per valutare il loro senso della cultura aziendale. Alla fine del mese, identifica tre cose che funzionano bene e tre aree di miglioramento (con soluzioni suggerite).

Considera le esigenze sia personali che aziendali

Valerie fa anche un ottimo lavoro nel ricordarci perché gli assistenti esecutivi dovrebbero concentrarsi sia sulla traiettoria della propria carriera che su quella dell'azienda nel suo complesso. Concentrarsi solo sulla propria carriera è un passo falso da evitare:

“Ci sono persone che si concentrano solo sul proprio ruolo. Loro pensano: 'Devo avere successo nel mio ruolo' e basta. Ma non si tratta solo di me. Per come la vedo io, voglio trovare tutte le opportunità che possiamo migliorare in ogni reparto. Si tratta di conoscere i capi dipartimento per vedere non solo quello che ho bisogno di imparare da solo, ma anche quello che posso fare per aiutare l'azienda a migliorare nel suo insieme. Adoro Dcbeacon nel suo insieme. Sono venuto a lavorare qui perché amo la missione dell'azienda. Faccio parte del progresso di questa missione, quindi mi pongo obiettivi che lo riflettano '.

L'Executive Assistant Heather ha pubblicato un grande obiettivo relativo a questa idea nel nostro Comunità Facebook . Ha deciso di 'memorizzare di più dell'organigramma aziendale. Gestisco 3 dirigenti (vendite, marketing e ingegneria). Voglio essere in grado di riconoscere ogni membro del team entro la fine dell'anno. '

Obiettivo di esempio

  • Identifica tre esigenze del team che puoi controllare. (Spuntini in ufficio? Un sistema di sicurezza per il check-in degli ospiti? Un processo migliore per la prenotazione delle sale conferenza?)

Sviluppa capacità di leadership

A volte presumiamo che le capacità di leadership siano riservate ai manager o ai dirigenti di livello C, ma le capacità di leadership possono essere una chiave per il successo anche nel ruolo di assistente esecutivo.

Non ci credi?

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In realtà ci sono somiglianze di fondo con il ruolo di un assistente esecutivo e quello di qualsiasi manager o leader.

Tutto si riduce al servizio. I migliori leader non si limitano ad assegnare e delegare, ma servono gli altri. Forniscono supporto eliminando gli ostacoli, articolando una visione e aiutando tutti a muoversi verso un obiettivo comune. I leader devono essere ottimi comunicatori, osservatori e motivatori. Devono essere in grado di risolvere immediatamente problemi urgenti, ma anche pensare al quadro generale a lungo termine.

Il che, ovviamente, assomiglia moltissimo ai migliori assistenti esecutivi.

Indipendentemente dal percorso professionale previsto, le capacità di leadership possono essere estremamente vantaggiose e ci sono ampie opportunità per guidare come assistente esecutivo.

Obiettivi di esempio

  • La membro della comunità Sandra si è posta l'obiettivo di 'Lavorare sullo sviluppo delle mie capacità di leadership', mentre la collega Assistente esecutivo April Maroney ha deciso di leggere il libro Governance as Leadership per darle una mentalità da leader nel suo ruolo.

Trova un mentore o unisciti a una community (la nostra!)

Ti suggeriamo di trovare un mentore o di entrare a far parte di una comunità online in cui puoi raccogliere idee in crowdsourcing, chiedere consigli per situazioni difficili o semplicemente trovare supporto e incoraggiamento quando ne hai bisogno. Indovina un po? Non devi nemmeno guardare molto a lungo perché abbiamo due posti dove puoi trovare e connetterti con la tua nuova famiglia EA oggi:

  • L'Assist , una newsletter settimanale via e-mail, fornisce suggerimenti, trucchi e supporto per gli EA che desiderano fare di più durante lo sviluppo professionale e personale. Iscriviti oggi !
  • Stato dell'assistente esecutivo , la nostra fiorente comunità di Facebook, è l'hub dei sogni di EA per l'approvvigionamento di consigli, la partecipazione a discussioni animate e la chat con altri EA motivati. Unisciti qui .

Obiettivo di esempio

  • Partecipare a tre eventi o conferenze di networking professionale questo trimestre e avere almeno tre conversazioni significative che si traducono in un'e-mail o una telefonata di follow-up.
  • Trova un mentore di cui voglio emulare il percorso professionale.

Gestire lo stress

prima volta assistente-definizione degli obiettivi

Un'altra area di interesse chiave è affrontare lo stress. Il lavoro è gratificante ma non manca di una buona dose di fattori di stress. Ecco perché Valerie ha fissato obiettivi intorno alla meditazione:

“Meditare aiuterà alla grande. Mi sono prefissato l'obiettivo di meditare ogni mattina alle 8:30 e mi ha aiutato a diventare più calmo e a non essere così ansioso. È bello allontanarsi dal lavoro, meditare per un po ', solo per fare un passo e rilassarsi. '

Obiettivo di esempio

  • Medita ogni giorno per tre settimane (dieci minuti due volte al giorno) usando un'app di meditazione. Annota i livelli di stress alla fine di ogni giornata per monitorare i progressi.

Speriamo che abbiamo dimostrato che la definizione degli obiettivi dell'Assistente esecutivo è un passaggio fondamentale per sbloccare il tuo potenziale professionale.

Hai provato a fissare obiettivi in ​​passato? Cosa ha funzionato? Cosa non ha fatto?

Fateci sapere nei commenti.