Come diventare un Office Manager con zero esperienza

Come diventare un office manager

Se hai poca esperienza di lavoro amministrativo, potresti chiederti come diventare un Office Manager. Potresti trovarti a fare domande, come:



  • Come ottieni l'esperienza di cui hai bisogno?
  • Come puoi sfruttare l'esperienza che hai per un ruolo di Office Manager?
  • Cosa puoi aspettarti una volta che inizi?

Non preoccuparti: abbiamo le risposte a queste domande e altro ancora! I professionisti motivati ​​possono trovare modi per sfruttare la loro esperienza, capacità e conoscenza esistenti per iniziare una carriera di successo come Office Manager. Ecco tutto ciò che devi sapere su come entrare in un ruolo di Office Manager.

fuoco nel cielo (1993)

(Se sei un Office Manager, unisciti al nostro gruppo FB privato qui . È un postoper connettersi, collaborare e condividere consigli su come superare l'ampio spettro di sfide che devi affrontare nel tuo ruolo.)

Bonus gratuito: Ottieni una versione PDF del report 2018 State of The Office Manager . Abbiamo intervistato 572 Office Manager per scoprire 10 take away che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi e superare le sfide. Inoltre, scopri cosa vengono pagati gli altri gestori di ufficio (e come puoi guadagnare di più)!



Un Office Manager Explainer

Riepilogo del ruolo

I responsabili degli uffici aiutano le operazioni sul posto di lavoro a funzionare senza problemi gestendo flussi di lavoro, relazioni e iniziative strategiche. Gli OM sviluppano e applicano le politiche e si assicurano che i loro uffici abbiano il supporto necessario per diventare ambienti di lavoro fiorenti.

Molti gestori di ufficio si trovano essendo parti uguali custode dell'ufficio, terapista, organizzatore di feste, specialista del libro paga e molto altro ancora.



I responsabili degli uffici spesso fungono da vera faccia amichevole in un ufficio. Si prendono cura delle persone, risolvendo i problemi e fornendo una spalla tanto necessaria su cui 'piangere' in situazioni difficili in cui gli altri ascoltatori sembrano pochi e lontani tra loro.

Quindi, che si tratti di capire perché le password di nessuno funzionano all'improvviso per appianare un conflitto tra due dipendenti chiave dell'assistenza, le attività sempre importanti di un responsabile di ufficio sono molto importanti per assicurarsi che il lavoro venga svolto e svolto bene, in ufficio .

Ottenere l'esperienza di Office Manager

Responsabilità specifiche

Quindi, quando si tratta di individuare esattamente cosa fanno gli Office Manager ogni singolo giorno, l'elenco delle responsabilità è lungo e varia a seconda dell'azienda, della varietà di lavoro, dell'esperienza dell'OM e molto altro ancora. Di seguito sono riportate solo alcune delle responsabilità che la maggior parte degli Office Manager si assumerà prima o poi:

il mio grasso matrimonio greco 2
  • Gestione dell'inventario e degli ordini. (Ciò include lo stoccaggio di forniture per ufficio, snack, prodotti per la pulizia e altri elementi essenziali quotidiani.)
  • Supervisionare il budget dell'ufficio
  • Gestione del team amministrativo dell'ufficio
  • Sviluppo e implementazione di procedure. (Ciò include procedure di sicurezza, come piani di evacuazione, protocolli di sicurezza degli edifici e altro).
  • Essere contabile d'ufficio
  • Creazione di report e presentazioni
  • Organizzazione di feste ed eventi
  • Prendersi cura del libro paga, della fatturazione e, soprattutto, assicurarsi che tutti vengano pagati
  • Decide le informazioni sull'azienda e lo schema dell'architettura
  • Collaborare con i contatti chiave dell'ufficio, inclusi clienti, fornitori, personale addetto ai servizi di costruzione e altro ancora
  • Progettazione di layout di uffici, rifacimenti e ristrutturazioni
  • Onboarding e offboarding dei dipendenti
  • Gestire il telefono dell'ufficio e l'account di posta elettronica
  • Negoziare contratti e gestire la gestione quotidiana
  • Pianificazione della sala conferenze dell'ufficio

Competenze chiave

Capo ufficio qualificato

La maggior parte degli Office Manager possiede alcune, se non tutte, queste competenze chiave:

  • Energia inarrestabile
  • Capacità analitica
  • Intelligenza emotiva
  • Capacità di comprendere e agire su situazioni che coinvolgono relazioni sia informative complesse che interpersonali
  • Capacità di ascoltare bene
  • Comunicare verbalmente e per iscritto
  • Adattabilità
  • Autosufficienza
  • Comando
  • Flessibilità
  • Capacità organizzativa
  • Gestione del tempo
  • Follow-through per portare i progetti dall'inizio al completamento
  • Dall'attenzione ai dettagli per dettagli piccoli e grandi

Stipendio

Secondo Glassdoor, la paga base media annua per gli Office Manager è di $ 53.528 all'anno.

Ore

I responsabili degli uffici devono fare qualsiasi cosa e tutto il necessario per garantire che gli uffici funzionino senza intoppi. Questo compito arduo arriva occasionalmente con lunghe notti, mattine presto e, molto occasionalmente, fine settimana. Tuttavia, la maggior parte dei responsabili di ufficio lavora le stesse ore di un tipico dipendente presso le proprie aziende. Molte medie sono ancora da 9 a 5, ma le ore di un OM variano tanto quanto il resto dei dipendenti delle loro aziende.


Come diventare un manager di ufficio quando sei nuovo nel campo o cambi ruolo

Prendere corsi di formazione

Formazione

I corsi ti aiutano a sviluppare una serie di competenze di Office Manager rilevanti in contesti di bassa pressione. (Ti aiutano anche a sviluppare abilità che potrebbero richiedere alcuni anni di lavoro per apprendere.)

  • Se la tua carriera è nuova di zecca ...

Trova un corso che copra tutte le competenze fondamentali di Office Manager. Questo ti aiuterà a imparare la maggior parte delle 'corde' prima ancora di iniziare. Il Scuola per amministratori dell'ufficio online del Career Institute degli Stati Uniti . Il corso completo presenta tonnellate di aree su cui gli aspiranti Office Manager dovrebbero concentrarsi. Le competenze coperte includono scrittura, matematica, comunicazione, abilità informatiche, capacità di relazioni interpersonali, gestione di file e molto altro ancora.

  • Se speri di cambiare ruolo ...

Trova un corso che copra un'abilità o le abilità che desideri approfondire. Dai un'occhiata alle responsabilità e alle abilità chiave sopra riportate e scopri su quali elementi vuoi lavorare. L'ubiquità dei corsi di formazione online rende facile trovare un'offerta per quasi tutte le competenze. Ad esempio, il file L'American Payroll Association offre un corso sull'implementazione delle migliori pratiche sui salari . Il corso sfrutta casi di studio per aggiungere contesto a concetti astratti. Gli aspiranti Office Manager che desiderano migliorare nella pianificazione delle riunioni possono esaminare il Preparazione all'esame Certified Meeting Professional (CMP) della Professional Convention Association Management Association opzioni per imparare a pianificare riunioni straordinarie che impressionano anche i team più difficili da accontentare.

Ottieni un Certificazione di Office Manager

Le certificazioni di Office Manager ti aiutano a dimostrare ai potenziali datori di lavoro che hai le competenze necessarie per diventare un Office Manager.

questi siamo noi riassunto dell'episodio 10

Ad esempio, il file IAAP (International Association of Administrative Professionals) offre il

Professionista amministrativo certificato (CAP) . Questa certificazione fornirà una spinta sia a carriere nuove di zecca che a carriere mutevoli. Chi supererà questo esame approfondito verrà riconosciuto come un maestro del settore. Se ti manca esperienza, questa certificazione ti aiuterà a sviluppare competenze e anche a dimostrare al mondo che le possiedi.

Partecipa a eventi e conferenze di networking

Conferenze ed eventi di networking riuniscono molte persone che fanno esattamente quello che fai tu (o quello che speri di fare un giorno). Di conseguenza, questi eventi presentano le opportunità perfette per chiedere ai veterani i loro suggerimenti per il successo. (E non puoi ricreare quel tipo di ambiente di apprendimento, anche se grandi uffici!)

  • Se la tua carriera è nuova di zecca ...

Partecipa a conferenze generiche per incontrare tantissimi Office Manager esperti e conoscere tutte le competenze essenziali per il tuo campo. Un evento, come Pryor's Managing Multiple Priorities, Projects, and Deadlines , rappresenta la scelta perfetta per i nuovi responsabili di ufficio.

Grace e Frankie Roy
  • Se speri di cambiare ruolo ...

Prova eventi incentrati sullo sviluppo di capacità di leadership che possono portare la tua carriera al livello successivo. Ad esempio, Dale Carnegie® Training's Fiducioso, assertivo, responsabile: sviluppare gli atteggiamenti di leadership aiuterà i professionisti esperti che sperano di assumere il ruolo di OM a sviluppare le competenze necessarie per prendere decisioni difficili.


C'è un percorso verso una fiorente carriera di Office Manager, sia che tu stia iniziando la tua carriera da zero o passando dal ruolo di assistente esecutivo o coordinatore di ufficio. Ecco alcuni suggerimenti per iniziare, indipendentemente da dove ti trovi nella tua carriera.

Inizia a mostrare le tue capacità di ascolto

Capacità di ascolto

Parte del set di competenze non ufficiali di un Office Manager implica la fornitura di terapia sul posto di lavoro di volta in volta. I dipendenti che hanno iniziato a sviluppare i muscoli imparando ad ascoltare tutti quelli che vedono troveranno questo particolare compito più facile da gestire quando arriverà il momento di prenderlo più facilmente.

Mancia: Vuoi conoscere il modo più semplice per convincere le persone ad aprirsi? Sorridi e guarda tutti negli occhi. Il primo passo per diventare un ascoltatore esperto è diventare quella persona accessibile a cui tutti si aprono.

  • Se la tua carriera è nuova di zecca ...

Inizia a parlare con tutti di qualsiasi cosa. Fai domande aperte per convincere le persone a condividere. Cosa ti tiene occupato ultimamente? Su cosa sei più entusiasta di lavorare questa settimana e quest'anno? Sii curioso, fai domande e presta attenzione a tutto ciò che dice la gente. Più lo fai, più facile sarà imparare esattamente quali domande porre e capire esattamente cosa le persone hanno bisogno di sentire in determinate situazioni.

  • Se speri di cambiare ruolo ...

Se sei stato in ufficio alcune volte, concentrati sul rendere le tue capacità di ascolto già consolidate il più nitide possibile. Il tuo obiettivo è far sì che le persone ti vedano come un ' terapista d'ufficio non ufficiale 'E confidente fidato prima ancora di entrare in un ruolo OM.

Per affinare le tue capacità di terapista d'ufficio emotivamente intelligente, elimina la tua definizione di base di ascolto. Puoi ascoltare attentamente qualcuno e concentrarti solo su ciò che vuoi dire dopo. Invece, concentrati sull'ascolto e sulla reazione di conseguenza. Mentre qualcuno parla, pensa a come potrebbe sentirsi. Cosa potrebbero voler sentire per sentirsi meglio? Convalida le tue ipotesi ponendo domande prima di fornire la tua risposta premurosa.

Entra per risolvere i problemi, anche se non hanno nulla a che fare con i tuoi doveri regolari

Risoluzione dei problemi

Quando si tratta di problemi in ufficio, la maggior parte dei dipendenti diventa cieca, ed è giusto che sia così; hanno troppe altre cose da fare e troppe scadenze che si profilano per immergersi nei problemi che sorgono in un dato giorno in ufficio. Tuttavia, quando sei un Office Manager, ogni problema, dal disordine nella sala conferenze all'errore nel rapporto sui salari, rientra nelle tue competenze. Gli aspiranti OM dovrebbero abituarsi a vedere tutti i problemi dell'ufficio come propri. Questo li aiuterà ad abituarsi ad affrontare tutto ciò che gli capita, e li aiuterà anche a sviluppare le capacità di problem solving di cui hanno bisogno per risolvere i problemi.

Mancia: Alcuni esperti usano l'estensione Modello IDEAL (e acronimo) per affrontare qualsiasi problema. Ecco i passaggi:

  • io identificare il problema
  • D definire il contesto
  • E xplora e valuta le soluzioni
  • PER ct
  • L torna indietro per vedere cosa ha funzionato
  • Se la tua carriera è nuova di zecca ...

Stai attento ai problemi in tutte le aree e gli aspetti del lavoro. Quando hai appena iniziato, vorrai imparare come gestire una gamma più ampia di problemi possibile.

  • Se speri di cambiare ruolo ...

Quali potenziali problemi ti fanno sentire meno sicuro? Cerca questi problemi per completare le tue capacità di risoluzione dei problemi. Devi essere pronto a tutto come Office Manager, quindi diversificare le tue competenze dovrebbe essere una priorità se stai cambiando ruolo e sei abituato ad affrontare solo una ristretta gamma di problemi.

Joey salads che gli fa pipì in bocca

Se sei un Office Manager, vogliamo sapere come hai iniziato! Aiuta gli aspiranti Office Manager e condividi la tua storia nei commenti qui sotto.

(PS: se sei un Office Manager, unisciti al nostro gruppo FB privato qui . È un postoper connettersi, collaborare e condividere consigli su come superare l'ampio spettro di sfide che devi affrontare nel tuo ruolo.)

Bonus gratuito: Ottieni una versione PDF del report 2018 State of The Office Manager . Abbiamo intervistato 572 Office Manager per scoprire 10 take away che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi e superare le sfide. Inoltre, scopri cosa vengono pagati gli altri gestori di ufficio (e come puoi guadagnare di più)!