Come essere un esperto di pianificazione di viaggi aziendali

Pianificazione viaggi aziendali

Pianificazione dei viaggi aziendaligè un lavoro a tempo pieno, forse anche straordinario. Se hai in mente di pianificare il viaggio in cima a un elenco esaustivo di altre cose da fare, potresti probabilmente utilizzare alcuni suggerimenti, strumenti e liste di controllo per semplificarti la vita. Abbiamo raccolto risorse di pianificazione che puoi applicare a qualsiasi scenario di pianificazione di viaggi aziendali, indipendentemente dal fatto che tu sia un assistente virtuale o internamente.



Il modo migliore per creare, tracciare e monitorare i suggerimenti in questo post è con un software di produttività come Lunedi .

Suggerimenti per la pianificazione dei viaggi aziendali

Segui questi suggerimenti per rendere la pianificazione dei viaggi aziendali semplice ed efficiente per ogni viaggio.

1. Sviluppare una guida alla pianificazione dei viaggi aziendali. La guida descrive semplicemente le risorse e gli approcci che hanno funzionato bene per te. Consente a chiunque di intervenire e aiutare con i programmi di viaggio senza 'reinventare la ruota'. Inoltre, se trascorri mesi senza pianificare il viaggio, la guida ti aiuterà a ricordare le migliori pratiche che hai stabilito (ma forse dimenticato) dalla tua ultima sessione di pianificazione. Non dimenticare di fare i compiti quando si tratta gestione dei viaggi , poiché questa guida continuerà a crescere e migliorare nel tempo. Ecco cosa includere nella tua guida:



  • Processi di approvazione. Puoi prenotare una camera d'albergo senza l'approvazione del capo o devi prima gestirla da un intero comitato?
  • Fornitori preferiti, hotel e servizi di viaggio. Potresti passare ore a cercare voli e hotel e non rilevare mai differenze evidenti, tranne forse fasce di prezzo leggermente diverse. (In altre parole, quella che sembra una due diligence può essere una perdita di tempo nel mondo della pianificazione dei viaggi.) Una volta selezionate le risorse di viaggio preferite, puoi andare direttamente a quelle e bypassare ore di ricerca preliminare. Il ritorno alle stesse risorse crea coerenza, semplifica la condivisione delle responsabilità di pianificazione del viaggio e consente di risparmiare denaro per la tua azienda sfruttando al meglio i programmi di fidelizzazione. (Vedi suggerimento # 2.)

2. Seleziona i fornitori di viaggi preferiti, iscriviti ai programmi fedeltà e risparmia. Anche gli esperti di viaggi aziendali giurano su questo suggerimento, secondo Business Insider . Al viaggiatore occasionale, i programmi fedeltà possono sembrare promettere ricompense vuote. Ma per ripetere i clienti che viaggiano per lavoro, i vantaggi e i risparmi del programma fedeltà si sommano. Partecipa a programmi per il maggior numero possibile di fornitori di viaggi: compagnie aeree, servizi automobilistici, catene di hotel, ristoranti, treni, stazioni di servizio e altro ancora.

3. Stabilire budget per ciascuna spesa di viaggio (generalmente) flessibile. (Ad esempio, potresti decidere che le camere d'albergo non dovrebbero mai superare i $ 300 a notte.)

4. Registra la finestra di prenotazione ideale per ogni servizio di viaggio, in base alla tua esperienza. Forse dovresti prenotare un servizio di auto con 1 settimana di anticipo, un hotel con 1 mese di anticipo e un volo con 2 mesi di anticipo.



5. Prendi nota dei fornitori che offrono offerte perché li conosci bene o perché hai negoziato in passato.

6. Primavera per un abbonamento alla lounge dell'aeroporto. Come i programmi fedeltà, gli abbonamenti alle lounge possono sembrare inutili per i viaggiatori parsimoniosi e occasionali, ma per le aziende e i viaggiatori d'affari frequenti, una lounge dell'aeroporto ha grandi vantaggi . I viaggiatori possono portare a termine un po 'di lavoro, fare sonnellini tra un volo e l'altro, partecipare a teleconferenze, fare rete con altri viaggiatori o persino intrattenere compagni di viaggio che potrebbero anche essere clienti o potenziali clienti

7. Dai la priorità alle compagnie aeree che vantano voli puntuali. Uno di Gli hack di viaggio più amati da INC , favorire i servizi di trasporto che arrivano e partono puntuali può far risparmiare ai viaggiatori un sacco di tempo e stress. Inoltre, un volo a lunga distanza in ritardo potrebbe compromettere il successo di un intero viaggio a causa di coincidenze perse, salti di fuso orario e altro.

Strumenti per la pianificazione dei viaggi aziendali

Strumenti per la pianificazione dei viaggi aziendali

Ninja del fuso orario

attività rompighiaccio per il lavoro

Time Zone Ninja semplifica la pianificazione di riunioni ed eventi in diversi fusi orari.

Perché è fantastico: L'interfaccia esegue il lavoro di calcolo dei tempi per te, quindi non devi mai capire esattamente che ora sarà in una data o in un luogo diverso.

TripIt
TripIt ti consente di organizzare le informazioni di voli, hotel, ristoranti e autonoleggi in un unico posto. Ha anche una funzione di itinerario automatizzato per condividere le informazioni chiave con i tuoi viaggiatori.

Perché è fantastico: Questo strumento crea essenzialmente itinerari per te. Prenoti l'organizzazione del viaggio e inoltri le email di conferma a TripIt. Lo strumento aggiunge tutti i dettagli al tuo itinerario principale.

Expensify

Questo strumento cambierà il modo in cui gestisci le spese di viaggio.

Perché è fantastico : Expensify automatizza il processo di spesa del viaggio. Scansiona le tue ricevute per richiedere a Expensify di generare e inviare un rapporto per tuo conto. Expensify ha anche una funzione per acquisire le transazioni relative ai viaggi e creare report per aiutarti a tenere traccia del costo complessivo di un viaggio.

Check-in in hotel

Mentre rimani
Usa questa app per prenotare una camera per poche ore e soddisfare una varietà di esigenze di arrivo e partenza.

Perché è fantastico: Questa app ti libera dai vincoli dei tipici orari di check-in e check-out degli hotel. Basta scaricare l'app e inserire la posizione e le preferenze dell'hotel e l'app fornisce le opzioni adatte alle tue esigenze.

Concur

Concur offre una tecnologia integrata che rivoluziona il modo in cui monitori le spese di viaggio.

Perché è fantastico: Fornisce una visibilità approfondita sul monitoraggio delle spese e persino sulla proiezione delle spese. I pianificatori possono avere una visione completa delle spese di viaggio prima, durante e dopo il viaggio.

Portafoglio premio

Tieni traccia di tutti i tuoi programmi di premi in un unico posto con Award Wallet.

Perché è fantastico: Tenendo traccia dei tuoi premi, Award Wallet ti aiuta a massimizzare (e utilizzare al meglio) i tuoi premi.

SkyRoam

Ottieni un dispositivo e un abbonamento dati per goderti il ​​WiFi illimitato ovunque tu vada.

Perché è fantastico: Con SkyRoam, i viaggiatori possono davvero essere certi di poter portare a termine il lavoro utilizzando il WiFi in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.

GroundLink

Questo servizio semplifica la prenotazione dei conducenti nelle principali città del mondo.

Perché è fantastico: Il servizio ha pensato a tutti i dettagli che semplificano davvero la vita di un viaggiatore d'affari. GroundLink monitorerà il tuo volo per regolare i tempi di prelievo e fornisce anche prezzi trasparenti al 100% prima della prenotazione.

App di transito

L'app Transit afferma che il servizio è iniziato con una domanda: 'Quando arriverà la mia corsa?' L'app ti consente di controllare le informazioni sul trasporto pubblico nelle vicinanze in tempo reale direttamente dal tuo telefono.

Perché è fantastico: È possibile inserire i dettagli del viaggio per ottenere indicazioni e aggiornamenti in tempo reale dall'app. Vedrai quante fermate hai a disposizione, quando devi prendere il tuo mezzo pubblico e altro ancora.

Nomadi del mondo

Questa compagnia di assicurazioni di viaggio contribuisce a rendere i viaggi aziendali più sicuri e intelligenti.

Perché è fantastico: Questa compagnia aiuta i viaggiatori a stare tranquilli che saranno presi cura di loro se le cose vanno male durante un viaggio.

GetThere

Questa risorsa online per la gestione dei viaggi ti aiuta a gestire ogni aspetto della pianificazione dei viaggi aziendali.

Perché è fantastico: Lo strumento ha un'opzione di integrazione della politica di viaggio che rende le regole stabilite per la pianificazione dei viaggi facili da seguire.

WikiTravel

Le menti che hanno creato la tua enciclopedia gratuita preferita hanno anche creato un'enorme guida turistica di crowdsourcing.

Perché è fantastico: I veri viaggiatori scrivono il contenuto di WikiTravel, così puoi essere certo che le informazioni ei suggerimenti che riceverai saranno pertinenti e utili. Ogni posizione ha anche Rimanga sicuro e Rimani in salute sezioni per aiutare a lenire e informare i viaggiatori ansiosi.

Trippy

Ottieni risposte alle tue domande di viaggio più complicate, quelle che nemmeno Google può rispondere.

Perché è fantastico: Quando desideri informazioni di viaggio, di solito vuoi parlare con qualcuno che è stato dove stai andando; vuoi risposte da qualcuno con esperienza diretta. Usando Trippy, puoi ottenere quel consiglio sicuro senza abbandonare la comodità del tuo computer.

Liste di controllo per viaggi aziendali

Checklist di viaggio

Checklist di viaggio:

giochi da fare al lavoro
  • Prenota il trasporto in uscita
  • Prenota il trasporto di ritorno
  • Prenota un viaggio intermedio
  • Prenota alloggio
  • Crea condivisibile itinerari
  • Prenota riunioni ed eventi e aggiorna i calendari
  • Acquista tutti i pass e i biglietti pertinenti
  • Fai copie dei documenti pertinenti, inclusi passaporti, carte d'identità e biglietti
  • Completa tutte le presentazioni e le presentazioni
  • Crea e stampa un foglio di contatti di viaggio critici
  • Spostare riunioni e impegni a casa che si sovrappongono alle date di viaggio
  • Crea un elenco di cose da fare prima della partenza
  • Crea e condividi la lista di controllo dell'imballaggio

Lista di controllo dell'imballaggio:

  • Abiti per ogni giorno
  • Pigiama
  • Vestiti da allenamento
  • Elementi essenziali del lavoro, inclusi computer, telefoni e cuffie da lavoro
  • ID e passaporti
  • Calzature
  • Adattatori di alimentazione
  • Libri
  • I Quaderni
  • Biglietti da visita
  • Mappe e stampe
  • Documenti di itinerario
  • Cosmetici e articoli da toeletta
  • Stampe di prenotazione
  • Kit di pronto soccorso, compresi i farmaci

Modelli di pianificazione dei viaggi aziendali

Itinerario di pianificazione del viaggio aziendale

Utilizza questi elenchi come modelli di accesso rapido per stabilire, registrare e condividere i dettagli di viaggio pertinenti. Come vedrai dall'elenco seguente, puoi scambiare solo alcuni dettagli chiave per pianificare diversi tipi di viaggio.

Viaggi di vendita

  • Ora e data di arrivo complessive:
  • Orario e data di partenza complessivi:
  • Data e ora di check-in dell'alloggio:
  • Data e ora di partenza dell'alloggio:
  • Date, orari, durate e luoghi per ogni riunione di vendita:
  • Dettagli del trasporto tra una riunione e l'altra:
  • Orari dei pasti:
  • Tempi di pausa:

Viaggi di conferenza

  • Ora e data di arrivo complessive:
  • Orario e data di partenza complessivi:
  • Data e ora di check-in dell'alloggio:
  • Data e ora di partenza dell'alloggio:
  • Date, orari, durate e luoghi per ogni sessione di conferenza:
  • Date, orari, durate e posizioni per ogni sessione di networking:
  • Date, orari, durate e luoghi per le riunioni dei partecipanti:
  • Finestre di lavoro:
  • Orari dei pasti:
  • Orari di interruzione della conferenza:

Pitch-Meeting Travel

  • Ora e data di arrivo complessive:
  • Orario e data di partenza complessivi:
  • Data e ora di check-in dell'alloggio:
  • Data e ora di partenza dell'alloggio:
  • Date, orari, durate e luoghi per ogni riunione del pitch:
  • Itinerario dettagliato per ogni riunione del campo:
  • Orari dei pasti:

Viaggio di ritiro

  • Ora e data di arrivo complessive:
  • Orario e data di partenza complessivi:
  • Data e ora di check-in dell'alloggio:
  • Data e ora di partenza dell'alloggio:
  • Itinerario dettagliato per ogni giorno:
  • Finestre relax:
  • Orari dei pasti:

Quali sono i tuoi suggerimenti preferiti per la pianificazione dei viaggi aziendali? Fateci sapere nei commenti qui sotto!