Come essere un assistente esecutivo, come detto dagli esperti

Assistente esecutivo

Quindi vuoi sapere come essere un assistente esecutivo (EA)?



Bene, non siamo sorpresi! Gli assistenti esecutivi godono di alcune delle carriere più diverse, entusiasmanti e stimolanti sul mercato, carriere che attraggono studenti e professionisti con una vasta gamma di competenze e interessi. Il ruolo spesso imprenditoriale, sempre essenziale, dell'Assistente Esecutivo prevede:

  • Prendere decisioni aziendali chiave
  • Avere una voce importante in azienda
  • Guidare la direzione strategica

E questo è solo un esempio di alcune responsabilità comuni dell'Assistente esecutivo.

Sei pronto per saperne di più sul moderno assistente esecutivo?



Di seguito, abbiamo delineato tutto ciò che devi sapere su come diventare un assistente esecutivo. La maggior parte di questi risultati proviene dal nostro Rapporto sull'assistente esecutivo sullo stato (o SOTEAR, come lo chiamiamo molte volte di seguito). C'è qualcosa nel rapporto per assistenti esecutivi esperti e futuri assistenti esecutivi che non si sono ancora laureati. Abbiamo fatto il rapporto solo per te; godere!

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Chi sono gli assistenti esecutivi?

Chi sono gli assistenti esecutivi



Gli assistenti esecutivi provengono da una vasta gamma di posizioni precedenti e background educativi. Durante la redazione del nostro rapporto sullo stato dell'assistente esecutivo, abbiamo studiato i lavori passati degli assistenti esecutivi e le major universitarie. Non abbiamo riscontrato tendenze in materia di argomenti di spicco che potrebbero dare suggerimenti agli aspiranti assistenti esecutivi su quale argomento specializzarsi o quali lavori svolgere. Tuttavia, abbiamo osservato che la maggior parte degli assistenti esecutivi entra nel proprio ruolo con molta esperienza.

Più della metà (54%) degli EA che abbiamo intervistato per creare il rapporto aveva 11 o più anni di esperienza; Il 23% degli intervistati aveva 20 o più anni di esperienza. In altre parole, gli assistenti esecutivi hanno fatto il giro dell'isolato alcune volte e sanno esattamente cosa stanno facendo.

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Cosa fanno esattamente gli assistenti esecutivi fare ?

Dipende. No davvero; lo fa.

Le mansioni di un assistente esecutivo dipendono dalla società, dal dirigente o dal team esecutivo. Un assistente esecutivo presso un'azienda di pubbliche relazioni potrebbe trascorrere le giornate a pianificare un evento dopo l'altro, mentre un assistente esecutivo presso un'organizzazione no profit potrebbe trascorrere le giornate a chiamare funzionari governativi.

Assistenti esecutivi

Secondo una definizione da Merriam-Webster, un Dirigente è 'colui che esercita il controllo amministrativo o gestionale, e un Assistente è' una persona che assiste o fornisce di solito supporto o aiuto supplementare '. Quindi un assistente esecutivo, in sostanza, aiuta il dirigente a gestire l'azienda.

Nel nostro SOTEAR, evidenziamo un manifesto del formatore ed esperto Assistente esecutivo Adam Fidler . Il suo manifesto cattura l'essenza del ruolo di assistente esecutivo:

'Sono un consulente neutrale e indipendente del mio dirigente che abilita le routine di gestione quotidiane che migliorano l'efficacia del mio capo e dell'organizzazione nel suo complesso. Opero come manager aziendale a pieno titolo e sono parte integrante del team di gestione '.

In sintesi, una risposta definitiva ci sfugge perché gli assistenti esecutivi fanno praticamente tutto. Se ti capita di essere tu stesso un assistente esecutivo, puoi ottenere le informazioni e il supporto di cui hai bisogno per fare tutto e farlo bene iscrivendoti a L'Assist , una newsletter settimanale gratuita progettata specificamente per aiutare gli EA a fare del loro meglio.

Maggiori informazioni su alcuni compiti più specifici dell'Assistente esecutivo di seguito.

Assistenti esecutivi: le statistiche vitali

Stipendio

Uno studio che abbiamo trovato durante la realizzazione del nostro SOTEAR afferma che l'assistente esecutivo medio guadagna poco più di $ 63.000 all'anno. (È superiore a Amministrazione della previdenza sociale ultima media nazionale.)

E ricorda: quando arriva il momento di accettare la posizione di assistente esecutivo che hai sempre sognato, puoi sempre negoziare il tuo stipendio. Quindi, in realtà, la gamma di stipendi di EA che incontrerai è probabilmente ampia quanto la gamma di compiti di EA che probabilmente svolgerai nella tua lunga carriera.

Doveri

Doveri dell'assistente esecutivo

I compiti di un assistente esecutivo moderno includono, ma non sono limitati a:

Come essere un assistente esecutivo

Competenze di assistente esecutivo

Se hai ambizioni e sei disposto a dedicare del tempo a costruire la tua esperienza e il tuo curriculum, allora hai le qualità di un assistente esecutivo eccezionale. Ora probabilmente vorrai sapere di quali abilità specifiche avrai bisogno per realizzarlo. Ti abbiamo coperto; questo è uno degli argomenti principali del nostro SOTEAR.

Abilità assolutamente essenziali

Master multi-tasking: Secondo il nostro SOTEAR, l'abilità di assistente esecutivo più desiderata, più utilizzata e più ricercata è la capacità di multitasking. (Il 20% dei nostri intervistati cita il multitasking come l'abilità più importante da padroneggiare per un EA).

  • Affina le tue abilità: Noi consiglia riempire lo 'spazio vuoto' durante alcune attività con compiti semplici. Invece di sognare ad occhi aperti quando qualcuno ti mette in attesa durante una telefonata, apri un foglio di calcolo e inserisci i dati.

Impara a comunicare: Le capacità di comunicazione sono anche in cima alla lista dei nostri intervistati delle più importanti abilità di assistente esecutivo da padroneggiare.

  • Affina le tue abilità: Ci sono tantissimi modi per farlo migliorare le tue capacità di comunicazione , ma ecco una semplice regola che gli EA veterani sanno usare tutto il giorno, tutti i giorni: mantenerlo reale. L'onestà e l'apertura possono portarti lontano.

Abilità preferite

Pensiero d'insieme, la capacità di elaborare le informazioni e prendere decisioni nel contesto degli obiettivi a lungo termine della tua azienda

  • Affina le tue abilità: Rete all'interno della tua azienda. Ascolta attentamente ogni riunione a cui partecipi. Fai domande finché non capisci veramente cosa sta succedendo e quale ruolo svolgi nel progetto in questione.

Priorità, la capacità di allocare il tuo tempo, e il tempo del tuo dirigente, alle attività e alle attività con il maggiore impatto sulla tua missione.

  • Affina le tue abilità: Tieni sempre in primo piano la missione e gli obiettivi della tua azienda. Leggili ogni giorno se questo aiuta. Pesa tutte le tue decisioni di prioritizzazione rispetto a questi obiettivi.

Anticipazione, la capacità di sapere cosa vogliono i tuoi dirigenti prima di loro.

  • Affina le tue abilità: Poni molte domande ai tuoi dirigenti. Osserva le loro reazioni a diversi tipi di situazioni. Prendi nota di come si comportano quando sono stressati, felici, arrabbiati e tristi. Applica le tue scoperte per semplificare la loro vita.

Intelligenza emotiva, la capacità di comprendere e gestire i sentimenti di te stesso e degli altri.

  • Affina le tue abilità: Ascolta, metti in pausa e considera. Segui questi passaggi quando interagisci con i tuoi colleghi e il tuo QI emotivo diventerà più forte nel tempo.

Risoluzione dei problemi e risoluzione dei problemi, la capacità di applicare una serie di competenze fondamentali per risolvere quasi tutti i problemi che si presentano.

  • Affina le tue abilità: Sviluppa le tue capacità di risoluzione dei problemi attraverso la modellazione mentale. Immagina scenari di vita reale che si svolgono in ambienti a bassa pressione. (Questo è quello che vuoi fare durante la pausa pranzo, giusto?) Immaginare come risolveresti un problema quando non c'è pressione da un problema reale costruisce i muscoli per la risoluzione dei problemi. Quando arriva un vero problema, sarai pronto.

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Tutto il resto che dovresti sapere: lezioni principali dal nostro rapporto sullo stato dell'Executive Assistant

Assistente esecutivo

Queste lezioni principali del nostro SOTEAR coprono tutto ciò che devi sapere per avviare o continuare a prosperare nella tua carriera di assistente esecutivo.

  1. Gli assistenti esecutivi godono di stipendi superiori alla media, ma si sentono come se ci fosse un soffitto di vetro. Come abbiamo detto sopra, l'assistente esecutivo medio guadagna poco più di $ 63.000 all'anno. Gli assistenti esecutivi vogliono ancora guadagnare di più (chi non lo fa?) E vedono negoziare per uno stipendio più alto come una sfida principale.
  2. Gli EA sono un gruppo fedele. Più di un terzo (34%) degli intervistati lavora nella loro attuale azienda da più di 5 anni. Secondo il Bureau of Labor Statistics , il lavoratore americano medio svolge il suo attuale lavoro da 4,2 anni e questo numero scende a soli 2,8 anni se si considerano i lavoratori di età compresa tra 25 e 34 anni.
  3. La maggior parte degli assistenti esecutivi svolge il lavoro svolto da intere squadre di assistenti. Il 52% degli intervistati supporta direttamente 3 o più dirigenti e la stragrande maggioranza non dispone di un team a cui delegare.
  4. La franchezza è essenziale, ma ancora difficile per gli assistenti esecutivi . Gli assistenti esecutivi hanno affermato che uno dei modi più efficaci per affrontare un dirigente difficile o esigente è 'essere sincero con loro e comunicare la propria frustrazione' (32%). Tuttavia, il feedback è ancora una sfida. Il 32% ancora non si sente a proprio agio nel dare un feedback negativo al proprio capo.
  5. L'ambito del ruolo di assistente esecutivo è stato ampliato. Sebbene il calendario, la pianificazione e l'organizzazione siano ancora una parte fondamentale del lavoro, essere un assistente esecutivo nel 2021 ora significa svolgere attività precedentemente relegate all'IT, alle operazioni e persino alle risorse umane.
  6. Gli assistenti esecutivi non si prendono abbastanza ferie. Gli assistenti esecutivi che prendono più ferie hanno riferito di essere meno stressati e più felici al lavoro, ma un intero 40% prende solo 10 giorni di ferie o meno all'anno, ben al di sotto della media assegnata.
  7. Gli assistenti esecutivi adorano il fatto che il loro lavoro li tenga all'erta. Alla domanda su quale parte del loro lavoro gli piace di più, la risposta migliore è stata 'nuove sfide' (33%).
  8. Gli assistenti esecutivi non ricevono abbastanza feedback, ma non per mancanza di tempo facciale. Il 30% ha affermato di ricevere feedback su come migliorare sul lavoro solo una volta all'anno, ma il 56% degli intervistati ha un incontro faccia a faccia con il proprio capo ogni settimana
  9. Gli assistenti esecutivi sono sempre disponibili. Gli intervistati ci hanno detto che 'disconnettersi al di fuori del lavoro' è la cosa più difficile da fare nel ruolo rispetto a 2-3 anni fa. Il 52% degli assistenti esecutivi dovrebbe essere reperibile al di fuori dell'orario di lavoro. Gli assistenti esecutivi che dovrebbero essere di guardia al di fuori dell'orario di lavoro sono quasi il 12% meno soddisfatti dei loro capi rispetto agli assistenti esecutivi che non dovrebbero essere di guardia. Il 28% degli intervistati ha affermato che il proprio capo li contatta al di fuori dell'orario di lavoro o nel fine settimana con richieste almeno due volte a settimana.

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