Ecco 13 distrazioni sul posto di lavoro che ti privano della produttività (e come risolverle)

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E se ti dicessi che c'è un troll segreto della produttività che si scatena nel tuo ufficio?



Non puoi vederlo o sentirlo, ma è lì, sabota la capacità della tua squadra di raggiungere i suoi obiettivi e indebolisce la tua azienda di risorse preziose. Vive con i soldi dell'azienda e ogni giorno li divora.

Il troll ha un nome. È distrazione.

Ok, il troll è metaforico, ma gli effetti delle distrazioni sul posto di lavoro non sono meno reali.



Il lavoratore medio è bombardato da continue distrazioni: e-mail, chat lente, gchat, messaggi di testo, messaggi di Facebook, Instagram live, notifiche Snapchat, colleghi rumorosi.

Come il New York Times segnalato , uno studio della UC Irvine ha rilevato che un tipico impiegato viene interrotto ogni 11 minuti, ma occorrono in media 25 minuti per tornare all'attività originale

Vedi il problema qui?



rivolta nel blocco cellulare 99

La maggior parte di noi tende a concentrarsi cose proattive . Ci chiediamo, cosa possiamo fare io e la mia squadra per migliorare? Quali nuove abilità possiamo apprendere? Di quale nuovo software o strumento abbiamo bisogno?

Ma a volte non si tratta di quello che dovresti fare, ma di quello che dovresti smettere di fare.

Come ama dire il CEO di Dcbeacon Sean Kelly, se vuoi andare veloce, devi rilasciare il freno elettronico prima di poter premere l'acceleratore.

Eliminare le distrazioni è un ottimo punto di partenza. Quindi tuffiamoci.

Ecco le 13 principali distrazioni sul posto di lavoro e come risolverle, così puoi sbarazzarti di quel troll per sempre.

1. Rumore

Ricordi quella configurazione open office per cui hai combattuto così duramente? All'epoca sembrava un'ottima idea, il modo perfetto per aumentare la collaborazione, stimolare nuove idee e ridurre l'enfasi della gerarchia nella tua organizzazione.

O almeno così dice la teoria.

La proliferazione di questo tipo di uffici ha incontrato una certa resistenza. In effetti, siamo nel bel mezzo di un contraccolpo contro il concetto di open-office. Il motivo principale? Rumore.

Sebbene i vantaggi di abbattere quei muri dei cubicoli siano reali, è vero che gli uffici aperti possono essere affari disordinati e rumorosi. L'open-office è ottimo per il lavoro che richiede alti livelli di comunicazione e collaborazione, ma non così eccezionale per il lavoro mirato.

Fino al 2011 revisione di oltre 100 studi dello psicologo organizzativo Matthew Davis ha scoperto che gli uffici aperti danneggiano la capacità di attenzione, la creatività e la produttività per determinati tipi di lavoro.

The Fix: calma la cacofonia tra uffici con le cuffie

Prima di iniziare a ricostruire quei muri che hai diligentemente abbattuto, ci sono modi per raccogliere i vantaggi di un ufficio aperto pur consentendo al tuo team di fare le cose.

Una soluzione semplice è indossare le cuffie.

Le cuffie sono un modo per segnalare ai membri del team che sei immerso nel lavoro concentrato e non devi essere disturbato.

Preferisci lavorare senza musica? Prova questo:

Basta indossare le cuffie e non riprodurre musica. L'ho provato e ho notato che meno persone mi interrompono rispetto a quando non indosso le cuffie.

App per rumore bianco come Noisli (che sto usando in questo momento) aiuta anche a filtrare i colleghi loquaci.

Allo stesso modo, è stato dimostrato che la musica aumenta la concentrazione e la produttività riportando la tua mente al momento presente . Ovviamente non tutta la musica ti aiuta a concentrarti allo stesso modo.

La musica senza testi funziona meglio. Ecco perché abbiamo creato il Dcbeacon Playlist per la massima produttività , che offre più di 14 ore di jam strumentali senza testi di artisti come DJ Shadow e KAYTRANADA, garantite per aiutarti a concentrarti e fare le cose.

(Assicurati di seguire questa playlist su Spotify poiché aggiungiamo costantemente nuova musica.)

2. Smartphone

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Sono una benedizione e una maledizione. Gli smartphone ci hanno permesso di essere più connessi di quanto non lo siamo mai stati, ci hanno permesso di lavorare in movimento e di perdersi è un ricordo del passato. Ma insieme a questi vantaggi arrivano anche alcuni ripidi svantaggi.

Nella sua presentazione sulla 'droga della distrazione', il CEO di Dcbeacon Sean Kelly sostiene con forza che il piccolo computer che abbiamo in tasca è in realtà la macchina di distrazione più perfetta del mondo.

Parte del motivo ha a che fare con la chimica del nostro cervello. Fare cose come controllare Facebook o messaggi di testo rilascia dopamina, una sostanza chimica che ci fa sentire bene che ci ricompensa per aver completato le attività.

Il problema è che il piacere che otteniamo dalla dopamina è fugace, il che ci porta a innescare quei rilasci di dopamina più frequentemente.

Ecco perché è così forte la tentazione di controllare costantemente i nostri telefoni. I nostri telefoni sono una fonte nota di dopamina, una soluzione facile per inondare il nostro cervello di piacere temporaneo. In effetti, telefoni e app, con le loro notifiche popup, sono progettati per attivare questo comportamento esatto.

La correzione: silenzia quelle notifiche con la modalità non disturbare

Dal momento che molti di noi utilizzano i nostri smartphone durante l'orario lavorativo per rispondere alle chiamate o per rimanere in contatto fuori dall'ufficio, spegnere i telefoni durante il giorno non è un'opzione. Fortunatamente, puoi silenziare le notifiche per quelle volte in cui lavori ha bisogno della tua piena concentrazione.

L'iPhone di Apple ha una fantastica modalità non disturbare che disattiva la maggior parte delle notifiche, consentendoti di tenere il telefono alla scrivania senza interruzioni costanti. Android ha una modalità simile. Ecco come trarne il massimo .

3. Multitasking

Pensiamo tutti di poterlo fare. Rispondiamo alle chiamate mentre lavoriamo sui fogli di calcolo. Leggiamo articoli mentre li scriviamo. Ordiniamo di nascosto il pranzo mentre siamo in una riunione importante del personale.

Il fatto è che ci sbagliamo. Il nostro cervello non è costruito per il multitasking e siamo tutti terribili in questo.

In una presentazione sugli hack di produttività, il responsabile delle vendite di Dcbeacon Kevin Dorsey ha sottolineato che il termine 'multitasking' è un termine improprio e dovremmo considerare di eliminarlo del tutto dal nostro vocabolario. Quando tentiamo di multitasking, ci distraiamo intenzionalmente dai nostri compiti più importanti.

Ecco un video della presentazione di Kevin:

Multitasking significa semplicemente che stai facendo un lavoro schifoso in più di una cosa.

La correzione: dare priorità, dare priorità, dare priorità

Una volta che accetti di concentrarti su un'attività alla volta, la domanda diventa: quale?

È qui che entrano in gioco la definizione delle priorità e la pianificazione disciplinata. Identifica prima le tue attività di maggiore effetto leva e attaccale con entusiasmo.

Software di gestione delle attività come Asana è un ottimo modo per impostare le priorità e monitorare i tuoi progressi nel tuo lavoro più importante.

Allo stesso modo, le estensioni di Chrome come Prioritab metti le tue attività più importanti a portata di mano e ricordati che c'è del lavoro da fare ogni volta che apri una scheda per visitare siti che fanno perdere tempo come Facebook.

4. Interruzioni

Un'altra conseguenza dei layout open office è la propensione per i membri del team a interrompersi a vicenda per porre domande di base.

Questo 'picchiettare sulle spalle' è in realtà una delle distrazioni più comuni identificate da ingegneri su Quora .

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The Fix - invia segnali forti

Se vuoi mantenere il layout del tuo ufficio aperto (e ti consigliamo di farlo), crea un sistema con il quale i membri del team possano segnalarsi l'un l'altro quando sono impegnati in un lavoro mirato. Cartelli, bandiere o, ancora, indossare cuffie, sono tutti modi per inviare il segnale 'non disturbare'.

La cultura fornisce un'altra soluzione. Un ambiente che valorizza sia la comunicazione ponderata che la consapevolezza che il tempo di tutti è prezioso può avere un impatto enorme.

Come spiega l'utente di Quora Brian Madigan:

banda di alice in catene

'Non mi dispiace affatto rispondere alle domande. È il mio lavoro come programmatore capo ... [Ma] presentarsi con qualche vaga domanda sull'attacco laterale farà perdere molto tempo. Sii diretto, individua di cosa hai bisogno, fornisci il contesto e poni domande dirette '.

5. Disordine

Ufficio molto disordinato con pile di file.

Se lavori a una scrivania disordinata, hai un paio di cose che ti stanno contro.

Questo perché il tuo cervello è cablato per reagire all'ambiente circostante. Uno spazio di lavoro disordinato si tradurrà in una mente disordinata.

E come Lifehacker ha recentemente sottolineato , il tuo cervello ha anche la tendenza a rimbalzare quando le cose si fanno difficili. Più è impegnativo il compito, più è probabile che la tua mente vaghi.

Il punto è che puoi provare a calmare la mente e concentrarti esercitando l'autocontrollo (difficile) o eliminando elementi di distrazione dal contesto del tuo ambiente di lavoro (molto più facile).

The Fix: ottimizza la tua scrivania per ridurre al minimo le distrazioni

Non rendere facile per il tuo cervello fissarsi su qualcosa di diverso dal compito a portata di mano. Tutto inizia con la pulizia del tuo spazio di lavoro.

Il minimalismo è la chiave qui. Rimuovi il disordine dalla tua scrivania e conserva solo le cose che contribuiscono al tuo lavoro.

6. Fame

Quando si tratta di prestazioni, sarebbe difficile trovare qualcosa di più efficace della nutrizione.

E non stiamo parlando di prestazioni atletiche. La nutrizione è estremamente critica per la cognizione e la concentrazione. La maggior parte di noi non si rende conto che le cellule cerebrali richiedono effettivamente il doppio di energia rispetto al resto delle cellule del nostro corpo.

In altre parole, il tuo cervello ha bisogno di energia sostenibile per funzionare al massimo delle prestazioni.

Il tipico cibo zuccherino dei distributori automatici, come le barrette di cioccolato e le paste danesi, crea picchi di energia e arresti anomali che inibiscono la nostra capacità di concentrazione prolungata e in realtà peggiorano il problema.

La soluzione: alimenta la tua squadra con una corretta alimentazione

Evita gli alimenti con zuccheri trasformati e grassi malsani, che portano entrambi a crolli energetici e lentezza. Attenersi a cibi ricchi di proteine, fibre, grassi sani e carboidrati complessi per mantenere la massima concentrazione.

Risparmia tempo e denaro fornendo ai tuoi dipendenti opzioni di spuntini sani in ufficio . La tua squadra apprezzerà il vantaggio e avrà la nutrizione di cui ha bisogno lavoro mirato .

Inoltre, non sprecheranno tempo a lasciare il lavoro in cerca di qualcosa da mangiare quando quei morsi della fame delle due iniziano.

Ecco alcuni suggerimenti rapidi su come fare uno spuntino al lavoro nel modo giusto:

7. Ansia

Secondo il Istituto Nazionale di Salute Mentale , i disturbi d'ansia sono la forma più comune di malattia mentale negli Stati Uniti e colpiscono circa 40 milioni di adulti negli Stati Uniti. È circa il 18% della popolazione.

Anche prima che diventi un disturbo in piena regola, l'ansia è un dato di fatto per molti americani e il ritmo rapido e la crescente connessione delle nostre vite lavorative non aiutano le cose.

Uno degli effetti collaterali poco conosciuti dell'ansia è il suo effetto sulla concentrazione. L'ansia da moderata a grave degrada la memoria a breve termine e rende la concentrazione quasi impossibile.

The Fix - ringiovanimento attivo

L'ansia è un sottoprodotto dello stress prolungato. E mentre un certo livello di stress salutare fa bene alla maggior parte di noi, inizia a diventare un problema quando il tuo stress non ha una valvola di rilascio.

La soluzione è il ringiovanimento attivo.

Nap pod, sale di meditazione e cascate di tranquillità sono tutti ottimi modi per incoraggiare i dipendenti a ringiovanire attivamente. Dai un'occhiata al nostro post sulla creazione di un file Spazio ufficio zen per più idee.

Inoltre, ecco un'infografica che ti mostra alcuni 6 semplici consigli per ridurre lo stress sul lavoro :

come ridurre lo stress sul lavoro

8. Intervallo di attenzione

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Uno studio canadese fatto titoli in tutto il mondo concludendo che gli esseri umani moderni ora hanno tempi di attenzione più brevi rispetto ai pesci rossi, grazie, ovviamente, alle nostre dipendenze da smartphone.

Ma anche senza l'effetto deleterio della nostra cultura dello smartphone, la nostra concentrazione ha sempre avuto i suoi limiti.

Questo perché la concentrazione e la focalizzazione sono abilità finite. Pensa alla concentrazione come al serbatoio di benzina della tua macchina. Ogni giorno ti svegli con il serbatoio pieno. Se non stiamo attenti, puoi usare tutto per le cose sbagliate prima ancora che sia iniziato.

La correzione: mangia prima la rana

Questa idea viene dal famoso libro di Brian Tracy Mangia quella rana! Il concetto è affrontare prima la tua attività di leva più alta, quando la tua energia e concentrazione sono al massimo. (Spesso questa è anche la cosa che temi.)

Mangiando la rana, crei una vittoria anticipata e puoi usare lo slancio per spingerti attraverso il resto della giornata.

Puoi anche provare il file Pomodoro Technique , che utilizza l'idea di lavorare in brevi intervalli (solitamente 25 minuti) separati da brevi pause (5-10 minuti).

Questo Timer digitale per pomodori è perfetto per utilizzare questa tecnica di produttività.

9. E-mail

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Per molti di noi, controllare la posta elettronica è la prima cosa che facciamo al mattino.

Rispondiamo a richieste ad alta priorità, rispondiamo a domande, sfogliamo articoli dalle varie mailing list a cui ci iscriviamo ed eliminiamo posta indesiderata. Da lì, abbiamo la nostra casella di posta aperta tutto il giorno e quando viene visualizzata una nuova e-mail, ci clicchiamo subito.

Spesso non è colpa nostra. A molti di noi è stato insegnato che essere reattivi alle e-mail è una parte essenziale del nostro essere professionisti.

Ma a quanto pare, questo tipo di coinvolgimento con la nostra casella di posta è un modo infallibile per silenziare la nostra produttività. Rispondere alle e-mail è, per sua stessa natura, reattivo.

I molti thread e conversazioni che abbiamo nelle e-mail ci spingono in più direzioni e ci distraggono dall'importante lavoro che abbiamo ancora nel piatto.

connie ha giurato alla spada

Il Fix - batch elabora la tua email

Invece di vivere nella tua casella di posta, designare orari prestabiliti per rispondere alle e-mail e attenersi ad esso.

Di solito inizio la mia giornata con l'attività che richiede il mio massimo livello di concentrazione intorno alle 8:00. Dopo aver compiuto progressi significativi (di solito circa un'ora dopo), mi permetto di scansionare la mia casella di posta per eventuali emergenze. Se non ce ne sono, continuo a lavorare e rispondo alle e-mail a orari prestabiliti durante la giornata, di solito intorno alle 11:00, alle 15:00 e ancora una volta prima di lasciare l'ufficio.

Si scopre che la maggior parte di quelle e-mail che ritieni richiedano la tua immediata attenzione in realtà non lo fanno, e se qualcuno ha bisogno di contattarti per rispondere a una domanda, di solito trova il modo per farlo.

10. Allentamento

Alcuni di voi potrebbero essere sorpresi di vedere Slack in questo elenco. E-mail: certo che abbia senso. Ma Slack non ha risolto la posta elettronica?

Non esattamente.

Slack è l'app di chat di livello aziendale che è stata pubblicizzata negli ultimi anni come un vero killer di posta elettronica. Slack promette di evitare le insidie ​​della posta elettronica (troppo dispendiosa in termini di tempo, troppo confusa) aumentando la trasparenza e prevenendo i silos di informazioni. Gli articoli in tutta la blogosfera hanno accolto favorevolmente la capacità del servizio di ridurre la posta in arrivo fino all'80%.

Ma, come ogni potente strumento, l'utilità di Slack ha i suoi limiti.

Slack è stato uno dei colpevoli più citati in a Quora thread sulle distrazioni sul posto di lavoro. Sebbene Slack sia senza dubbio uno straordinario strumento di collaborazione, gran parte delle informazioni contenute nelle e-mail sono semplicemente migrate a Slack.

distrazione lenta in ufficio

E, naturalmente, vivere a Slack è altrettanto brutto, se non peggio, che vivere nella tua casella di posta.

La soluzione: fai in modo che Slack funzioni per te

Come negli uffici aperti, non vuoi buttare via il bambino con l'acqua sporca. Se distribuito correttamente, Slack è ancora uno straordinario strumento di collaborazione. La chiave è prepararsi al successo disattivando badge e notifiche, creando orari di non disturbare e disattivando i canali.

Ecco una guida pratica per fare il tuo Esperienza rilassata fare più bene che male.

11. Affaticamento decisionale

lasciare che i dipendenti siano decisivi

L'affaticamento decisionale è ciò che accade al tuo cervello quando devi prendere troppe decisioni in rapida successione.

Come la concentrazione, le nostre riserve di capacità decisionali possono ridursi ed esaurirsi. (Se hai mai pianificato un matrimonio, sai che questa lotta è reale.)

Come La rivista del New York Times ha descritto il fenomeno nel 2011, 'Non importa quanto razionale e di mente alta cerchi di essere, non puoi prendere decisioni dopo decisioni senza pagare un prezzo biologico'. Questo prezzo si presenta sotto forma di irritabilità, mancanza di concentrazione o inazione.

La correzione: sviluppa una routine a cui puoi attenersi

L'idea qui è di eliminare quante più decisioni possibili dalla tua giornata. È per questo che leader come Steve Jobs, Mark Zuckerberg e il presidente Barack Obama indossavano tutti gli stessi vestiti tutti i giorni.

Quando sai già esattamente cosa vuoi indossare, è una decisione in meno che devi prendere quella mattina e la tua energia decisionale può essere assegnata a domande più urgenti.

12. Riunioni

gestione dei millennial

Le riunioni sono famigerate che fanno schifo di tempo, il luogo in cui parliamo del lavoro che dovremmo svolgere invece di farlo effettivamente.

A parte gli scherzi, alcuni incontri sono inevitabili. Allora come trovi il giusto equilibrio?

il viaggiatore blues corre in giro

La soluzione: organizza riunioni migliori

Tenere buoni incontri è un po 'una forma d'arte. Ecco alcuni suggerimenti per sfruttare al massimo il tuo tempo:

  • Nomina un leader: assicurati che qualcuno tenga la riunione in tema
  • Mantieni un limite di tempo: imposta un limite di tempo e rispettalo
  • Registra gli elementi di azione e assegna i proprietari: assicurati di completare i passaggi successivi in ​​modo che le tue grandi idee non rimangano ipotetiche

Per portare davvero a casa il punto, prova questo Calcolatrice riunioni di Jell. Attinge al tuo calendario di Google per dirti quanto della tua vita stai sprecando in riunioni.

13. Social media

icone dei social media

Come abbiamo già discusso, controllare i social media crea un'abitudine, letteralmente. Le sostanze chimiche che il tuo cervello rilascia quando fai cose come scorrere Facebook influenzano il tuo cervello in un modo molto simile agli oppioidi come l'eroina.

La correzione - blocchi di siti web

Il modo migliore per rompere un'abitudine è renderla inaccessibile.

Estensioni di Chrome come DistractOff allontana la tentazione e aiuta a evitare l'impulso di procrastinazione senza cervello. Oppure prova un file strumento di scrittura senza distrazioni .

Un'altra idea geniale è quella di dirottare la tua abitudine di Facebook con qualcosa di più produttivo. Ogni volta che ti ritrovi a prendere il telefono, fermati e cerca invece un libro.

Può sembrare che ci voglia molta forza di volontà, ma è straordinariamente facile da fare. Inizia tenendo il telefono in cima a quel libro di leadership che avevi intenzione di leggere. Presto, le tue pause saranno riempite lavoro produttivo invece di scorrere senza pensare.

Conclusione

Le distrazioni sono un dato di fatto , ma ci sono sicuramente modi per ottimizzare il tuo ufficio e minimizzarne l'effetto.

La chiave è eliminarne il maggior numero possibile. Piuttosto che impegnarti in una lotta quotidiana con la tua stessa biologia, evita il maggior numero possibile rimuovendo quelle tentazioni in primo luogo.

Quali sono alcune distrazioni che ci sono sfuggite e come le affronta il tuo ufficio? Fateci sapere nei commenti qui sotto.