Tutto ciò di cui hai bisogno per scrivere codici di condotta dei dipendenti stellari

Codici di condotta dei dipendenti

Le aziende utilizzano i codici di condotta dei dipendenti per aiutare i lavoratori a capire come sostenere i valori aziendali in tutto ciò che fanno.

I codici di condotta dei dipendenti, solitamente documenti con molte pagine di testo, vanno oltre le dichiarazioni di missione e di valore, i manuali e le carte. I codici di condotta non lasciano l'interpretazione delle specifiche quotidiane della missione di un'azienda; danno ai dipendenti un manuale per mettere in pratica il comportamento guidato dalla missione.

Allegato A:

  • Dichiarazione della missione: miglioriamo il mondo innovando le soluzioni per la gestione dei rifiuti.
  • Codice di condotta: ci aspettiamo che i dipendenti migliorino il mondo, almeno mentre sono nel nostro campus, rispettando le nostre linee guida sullo smaltimento dei rifiuti.

i codici di condotta dei dipendenti hanno implicazioni legali

I codici di condotta salvano anche la giornata in tempi di incertezza giuridica o etica. Ad esempio, se un dipendente viene condannato per condotta etica scorretta, il azienda può godere di una pena ridotta grazie all'adozione di codici di condotta. (Sì, un uovo cattivo può coinvolgere l'intera azienda!) Il nostro il sistema giudiziario valuta la 'presenza di un programma di conformità ed etica efficace' quando si determina la società livello di responsabilità per la cattiva condotta di un dipendente. Un'azienda potrebbe sfruttare codici di condotta ben documentati per ottenere una colpevolezza mitigata.

Una nota se lavori con funzionari finanziari senior: Il Sarbanes-Oxley Act o Corporate Responsibility Act del 2002 (Sez.406) impone un 'codice etico per funzionari finanziari senior'. In tal caso, stabilire codici di condotta ed etica per i dipendenti non è solo una buona idea; è un requisito.

La linea di fondo? Un codice di condotta è una spina dorsale di facile consultazione della cultura e delle politiche aziendali. Anche se i codici accumulano polvere per anni, fanno la differenza quando una 'situazione' si presenta inaspettatamente.

Ecco tutto ciò che devi sapere per sviluppare o aggiornare i codici di condotta dei dipendenti per la tua azienda.

Principi fondamentali dei codici di condotta dei dipendenti

Linguaggio prescrittivo, non restrittivo

Se il linguaggio dei tuoi codici di condotta definisce solo ciò che i dipendenti non possono fare, i dipendenti potrebbero sentirsi soffocati, limitati e forse anche un po 'irritati. (Alla maggior parte delle persone non piace sentirsi dire ciò che non possono fare). Ecco perché i codici di condotta dovrebbero stabilire le regole in un linguaggio positivo ogniqualvolta sia possibile. Guarda le sottili differenze tra i due esempi di seguito:

  • Restrittivo: I dipendenti non devono mai arrivare al lavoro per più di 45 minuti oltre l'orario di entrata programmato.
  • Prescrittivo: Ci aspettiamo che i dipendenti siano tempestivi e forniscano un ragionevole preavviso dei ritardi.

Mancia: Mentre scrivi i tuoi codici di condotta, assicurati di includere esempi per rendere i concetti di facile comprensione. Spiegheremo come in alcuni degli esempi di seguito.

Codici di condotta generali

In questa sezione, elenca i comportamenti lodevoli che si applicano a tutte le persone e ai processi dell'azienda. Molte aziende basano questi codici sui valori aziendali fondamentali. (Alcuni hanno anche valori già scritti sotto forma di codice.)

i codici di condotta dei dipendenti promuovono un buon comportamento

Alcune aziende rendono i loro codici e la loro etica facilmente comprensibili assegnando ai principi un termine chiave che descrive il comportamento. Ad esempio, è stata creata la Federazione internazionale dei contabili cinque principi etici fondamentali : integrità, obiettività, competenza professionale e diligenza, riservatezza e comportamento professionale. La federazione chiarisce ogni principio con un linguaggio prescrittivo; ad esempio, 'obiettività' è seguita da 'Un contabile professionista non dovrebbe consentire pregiudizi, conflitti di interesse o indebite influenze di altri'.

Politiche

Un documento sui codici di condotta costituisce la piattaforma perfetta per delineare le politiche e le procedure chiave. (In un certo senso, le politiche e le procedure sono anche semplici codici di condotta.) Ad esempio, Lavorabile raccomanda di includere linee guida relative al rispetto sul posto di lavoro (note anche come politiche anti-molestie), al trattamento della proprietà, alla presenza, all'aspetto e ai codici di abbigliamento.

Codici di condotta specifici del processo

Problemi etici e relativi alla condotta possono emergere in una varietà di processi lavorativi. L'aggiunta di un sacco di contesto ed esempi renderà i tuoi codici di condotta facili da comprendere e sostenere.

Per coprire quanti più argomenti possibile ...

  • Fai un elenco dei tuoi processi aziendali che si verificano regolarmente. Se fatturate ai clienti su qualsiasi tipo di sistema, questa operazione dovrebbe essere relativamente semplice. Altrimenti, fai semplicemente un elenco di tutti i processi aziendali, comprese cose come fatturazione, relazioni con i clienti, approvvigionamento e contabilità.
  • Per ogni processo, includi un semplice codice di condotta. Esempio: i dipendenti a tutti i livelli tratteranno i clienti con rispetto e professionalità.
  • Per ogni processo, includi almeno un esempio di condotta lodevole. Esempio: Sarah ha inviato a un cliente un biglietto di ringraziamento scritto a mano per un delizioso pranzo di lavoro.
  • Per ogni processo, includi almeno un esempio di cattiva condotta. Esempio:Jeanine ha mandato un messaggio a un cliente dopo l'orario di lavoro per fare una domanda non importante.

Comportamenti universalmente inaccettabili

Le categorie comuni per questa sezione includono:

Atti illegali

dolcetti di compleanno sani per il lavoro

Sebbene possa sembrare buon senso, potresti voler aggiungere una dichiarazione generale che annuncia che tutti i comportamenti illegali, sia civile che penale , sono inaccettabili.

Atti non etici

Per chiarire come si presenta un atto non etico, molte aziende giustappongono due diversi scenari: uno che dimostra un'etica ammirevole e un altro che dimostra un'etica discutibile.

i codici di condotta dei dipendenti guidano l

Ad esempio, per un principio etico di 'correttezza', potresti citare i seguenti comportamenti:

  • Ammirabile correttezza: Un responsabile delle assunzioni conosce bene una candidata e crede che sarebbe perfetta per una posizione aperta. Il responsabile delle assunzioni sceglie di intervistare a fondo tutti i candidati interni indipendentemente dal suo rapporto con il candidato ideale.
  • Equità discutibile: Un responsabile delle assunzioni sceglie di risparmiare tempo ed evitare il processo di colloquio per una posizione aperta; conosce già il candidato assolutamente perfetto.

Suggerimento: concentra alcuni comportamenti inaccettabili sui potenziali rischi per la tua azienda specifica.

Deloitte Corporate Governance Services raccomanda alle aziende di coprire le loro particolari aree di rischio. L'azienda cita il seguente esempio nelle sue utili linee guida: 'Ad esempio, un'azienda di produzione darebbe maggiore enfasi alle responsabilità ambientali rispetto a una società di servizi professionali'.

Linee guida per la segnalazione

Progetto include raccomanda di specificare in che modo i dipendenti possono segnalare eventuali violazioni del codice di condotta di cui sono testimoni. Inoltre, l'azienda consiglia di aggiungere alcuni dettagli per placare i timori dei dipendenti sull'idea di segnalare un collega.

La segnalazione di violazioni della condotta potrebbe spaventare alcuni dipendenti

Assicurati di specificare se il processo di segnalazione è anonimo e delinea con precisione cosa accadrà dopo aver inviato il rapporto. (Il dipendente dovrà presentarsi per una riunione? Il dipendente verrà informato quando qualcuno ha arrestato la persona segnalata?)

Un disclaimer anti ritorsione

Associato alle linee guida per la segnalazione di violazioni dei codici di condotta, un disclaimer anti ritorsione informa i dipendenti che l'azienda non li penalizzerà per aver segnalato una violazione del codice di condotta, anche se tale violazione implica il capo del dipendente segnalante o un altro alto funzionario.

Ad esempio, ecco il gigante della tecnologia linguistica che Google utilizza nel proprio disponibile pubblicamente codice di condotta:

'Google vieta le ritorsioni contro qualsiasi lavoratore qui in Google che segnala o partecipa a un'indagine su una possibile violazione del nostro Codice, delle nostre norme o della legge. Se ritieni di essere oggetto di ritorsioni, contatta Etica e conformità. '

esercizio stando seduti alla scrivania

Politiche di applicazione

Rendi chiari i dettagli dell'applicazione, anche se scegli di non applicare nessuna delle norme.

Il tuo obiettivo in questa sezione è:

Assicurati che i dipendenti sappiano come intendi misurare la loro conformità ai codici di condotta generali o, in altre parole, valutare come un dipendente misura i valori complessivi.

In questa sezione, specifica

    • Se i dipendenti saranno ritenuti responsabili della memorizzazione di tutti i codici di condotta
    • Se qualche aspetto di valutazione delle prestazioni includerà l'adesione di un dipendente ai codici

Assicurati che i dipendenti conoscano le conseguenze della violazione dei codici di condotta.

In questa sezione, specifica:

  • Che (se presenti / violazioni) si qualificano come reati licenziabili
  • Le pene meno severe (libertà vigilata, servizio alla comunità, ecc.) Per altre violazioni

Informazioni sui contatti

Assicurati che i dipendenti sappiano chi contattare se hanno domande sui codici di condotta.

Modelli di codici di condotta dei dipendenti

Modelli di codici di condotta dei dipendenti

Scegli il tuo modello e compila i campi (con l'aiuto di tutte le informazioni sopra) per iniziare i tuoi codici di condotta.

Modello 1

Nome della ditta:

Data di creazione o aggiornamento:

Missione:

In che modo i codici di condotta contribuiscono alla missione:

Codici di condotta generali:

Politiche:

Comportamenti di tolleranza zero:

Codici di condotta specifici del processo:

Dettagli sull'applicazione

Modello 2

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Nome della ditta:

Data di creazione o aggiornamento:

Etica aziendale:

Comportamenti di tolleranza zero:

Dettagli sull'applicazione:

Modello 3

Nome della ditta:

Data di creazione o aggiornamento:

Missione:

Codici di condotta generali:

Dettagli sull'applicazione:

Modello 4

Nome della ditta:

Data di creazione o aggiornamento:

Missione:

Codici di condotta specifici del processo:

Politiche:

Dettagli sull'applicazione:

idee per feste d'addio virtuali

Elenco di controllo dei codici di condotta dei dipendenti

Lista di controllo dei codici di condotta dei dipendenti

Pronto a distribuire i codici di condotta che hai creato? Esegui prima la bozza attraverso questa lista di controllo!

Il documento sui codici di condotta include ...

  • Una data precisa?
  • Nome e informazioni per la persona di contatto per domande di condotta?
  • Titoli e punti che rendono il documento di facile lettura?
  • Un equilibrio di informazioni restrittive e prescrittive?
  • Un elenco di codici?
  • Esempi del mondo reale che chiariscono i codici?

Ora c'è un'ultima domanda importante: il tuo documento di condotta ha senso?

Il primo istinto potrebbe essere quello di dire: 'Sì; certo che lo fa! '

Ma dovresti davvero considerare questa domanda, soprattutto quando valuti qualcosa di cruciale per la tua organizzazione come i tuoi codici di condotta. Ecco perché ti consigliamo di fare un piccolo test al tuo documento prima di pubblicarlo.

  • Chiedi ad alcuni dei tuoi fidati collaboratori di leggere i codici.
  • Siediti a turno con ogni lettore. Chiedi a ciascuna persona di descrivere il significato di ciascuno dei codici. Fallo anche se hai incluso un esempio illustrativo per uno qualsiasi dei codici; potresti aver incluso esempi che altri non trovano facili da capire.
  • Parla con ogni persona fino a quando non sarete entrambi d'accordo di aver delineato chiaramente tutto.

Cosa ne pensi dei codici di condotta? Ci piacerebbe sentire i tuoi pensieri e le tue domande!