La guida definitiva del manager di progetto per gestire un team remoto

Il Project Manager definitivo

In qualità di project manager, potresti avere una relazione di amore-odio con accordi di lavoro flessibili (FWA).



Sebbene l'utilizzo di un team virtuale possa aiutarti ad attrarre e trattenere i migliori talenti da qualsiasi parte del mondo, la gestione dei dipendenti remoti spesso aggiunge una complessità significativa ai progetti e richiede l'assunzione di PM nuove tecniche , strumenti e competenze trasversali per superare le sfide.

Ecco alcune delle principali sfide che potresti incontrare quando guidi un team remoto e cosa puoi fare per superarle.

Sommario



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1) Comunicare in modo efficace senza interazioni di persona

Comunicare in modo efficace: gestire un team remoto

La maggior parte dei lavoratori remoti fa affidamento su comunicazioni scritte come e-mail e messaggi di testo. Tuttavia, questo può portare a malintesi perché non consentono segnali verbali e non verbali come tono e inflessione o espressione facciale e linguaggio del corpo per comunicare sfumature nei messaggi.

I project manager dovrebbero incoraggiare e facilitare le videoconferenze tra i membri del team . Ci sono numerose piattaforme di videoconferenza che sono facili da configurare e forniscono funzionalità come video HD, condivisione dello schermo e registrazione. Assicurati che i membri del team abbiano accesso alla piattaforma di videoconferenza e fornisci la formazione necessaria in modo che tutti possano utilizzare la tecnologia in modo efficiente.

Uno dei componenti più importanti della comunicazione con i team remoti sono le riunioni individuali . Questi incontri possono fornire ai manager informazioni su come sta andando ogni membro del team e prefigurare problemi che potrebbero diventare problemi più grandi.



Durante gli incontri individuali, cerca i segnali che indicano che i dipendenti stanno affrontando sfide come restare indietro rispetto ai loro incarichi o sperimentare il burnout. Ecco alcuni modi per garantire che questi incontri 1: 1 siano efficaci:

Dedica del tempo alle riunioni 1: 1

Troppe riunioni sono una piaga per la comunità imprenditoriale, ma per un project manager dovrebbero esserci pochissime cose nell'agenda che sostituiscono la gestione del proprio team. Annullando queste riunioni, un manager potrebbe ritenere di aprire del tempo nel proprio calendario per un problema più urgente. In effetti, è vero il contrario secondo Elizabeth Grace Saunders, una coach di gestione del tempo.

Saunders ha scritto in a Articolo di Harvard Business Review che, 'ci sono alcuni ovvi problemi che derivano dall'annullamento di queste riunioni per quanto riguarda il lavoro dei tuoi dipendenti diretti. Non avere un tempo programmato prevedibile con te può portare i dipendenti a lavorare su qualcosa in modo errato, il che può causare emergenze non necessarie e perdere tempo a correggere gli errori. Oppure può portare a una diminuzione della produttività perché i dipendenti sono confusi e poco chiari sulle loro priorità e quindi non realizzano molto '.

'Non avere un orario programmato prevedibile con te può portare i dipendenti a lavorare su qualcosa in modo errato, il che può causare emergenze inutili e perdere tempo a correggere gli errori.'

Stabilisci in anticipo le aspettative per l'incontro 1: 1

Non limitarti a organizzare riunioni 1: 1 nel tuo programma perché è previsto o è una politica aziendale per i manager. Usa questi incontri per costruire un rapporto con i membri del team remoto fornendo al contempo preziose indicazioni e feedback.

Prenditi il ​​tempo per fissare un ordine del giorno prima della riunione e chiedi ai tuoi dipendenti di fare lo stesso. Condividi quell'agenda con loro in anticipo in modo che entrambi abbiate chiare aspettative su ciò che verrà discusso.

Fornisci elementi di azione chiari

Altrettanto importante quanto costruire relazioni e rivedere il lavoro, Gli incontri 1: 1 dovrebbero terminare con azioni per tutti i soggetti coinvolti . Ciò garantisce a te e ai tuoi dipendenti di trarre valore da ciascuna di queste conversazioni. Ad esempio, potresti aver esaminato uno degli ultimi post del blog del tuo scrittore e un elemento d'azione potrebbe essere per lui scrivere un nuovo contenuto utilizzando le tecniche che hai discusso con loro.

I tuoi prossimi incontri 1: 1 potrebbero comportare la revisione di come hanno implementato quelle tecniche nel loro prossimo pezzo.

È anche importante coinvolgere il tuo team interno quando comunichi con gruppi di membri del team remoto. Nelle riunioni del team, incoraggia i membri del team nella stessa sede a partecipare alle videochiamate in modo che tutti possano avere la stessa esperienza e i dipendenti remoti non perdano segnali non verbali.

2) Collaborare in diverse località e fusi orari

Collaborazione in diverse località e fusi orari

I membri del team remoto non possono semplicemente avvicinarsi alle scrivanie dei colleghi comunicare e collaborare . Per orchestrare efficacemente il lavoro di squadra remoto, è necessario impostare le aspettative e utilizzare il strumenti giusti .

Strumento piattaforme di collaborazione basate su cloud per comunicazioni in tempo reale, condivisione di file e altro ancora. Queste applicazioni includono software di gestione dei progetti (ad es. Monday.com), piattaforma di comunicazione unificata (ad es. 8 × 8), applicazione di messaggistica per team (ad es. Slack) e strumento di condivisione file (ad es. Dropbox).

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Queste piattaforme ti consentono di tenere tutto in un unico posto per evitare problemi di comunicazione. I membri del team possono accedere in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo per mettersi al passo con tutte le conversazioni e ridurre al minimo errori e ritardi.

Anche, mirare alla sovrapposizione degli orari in modo che i membri del team di fusi orari diversi possano impostare comunicazioni in tempo reale (ad esempio, chiamate video o vocali) senza richiedere a nessuno di lavorare in orari dispari. Documenta i fusi orari e gli orari di lavoro dei dipendenti, quindi evidenzia le fasce orarie sovrapposte sui calendari condivisi per una pianificazione efficiente. Per esempio, il tuo quartier generale potrebbe essere in EST e hai membri del team remoto sparsi tra la costa occidentale e l'Europa. Le 10:00 EST potrebbero essere un buon momento, quindi la riunione non è né troppo presto né troppo tardi per nessuno.

3) Crea flussi di lavoro ben definiti

Creazione-Flussi di lavoro-Gestione del progetto

Quando penso alla creazione di flussi di lavoro, mi viene in mente una catena di montaggio. I tuoi flussi di lavoro dovrebbero essere facili da seguire processi ripetibili che producono prodotti eccezionali o forniscono esperienze straordinarie ai clienti. Questi flussi di lavoro creano una struttura chiara attorno al lavoro in cui si impegnano i team remoti e sono la linfa vitale di qualsiasi team di successo.

È possibile creare flussi di lavoro per un'attività o un insieme di attività da completare verso un obiettivo finale . Ad esempio, la tua strategia di contenuto generale dovrebbe avere flussi di lavoro chiaramente definiti dall'ideazione del contenuto, alla scrittura, alla pubblicazione e infine alla promozione. Ogni fase della strategia complessiva può richiedere l'input di più membri del team. Un potenziale flusso di lavoro potrebbe essere simile a:

  • Il team di marketing esegue ricerche su argomenti che risuoneranno con la persona del cliente di destinazione.
  • Questi argomenti vengono esaminati e approvati dalla direzione.
  • Il team di scrittura produce il contenuto.
  • Quel contenuto viene esaminato per eventuali modifiche dal team di marketing.
  • Il team di scrittura apporta le modifiche richieste.
  • Il contenuto viene approvato dal team di marketing.
  • Il team di scrittura pubblica il contenuto.
  • Il team di marketing promuove il contenuto attraverso i canali dei social media e la posta elettronica.

In passato, questo processo avrebbe richiesto più email, telefonate e riunioni. Oggi, la tecnologia aiuta a mantenere tutto organizzato e automatizzato con strumenti come monday.com e Alveare . Queste piattaforme di project management offre ai team la possibilità di creare flussi di lavoro ripetibili per progetti specifici, assegnare compiti ai membri del team, creare scadenze e fornire ai project manager con completa trasparenza.

4) Assegna ai tuoi progetti lo staff dei giusti membri del team

Assegna ai tuoi progetti lo staff dei membri del team giusti

Il fattore più importante per il successo è sicuramente il team, ma non tutti lavorano bene in un ambiente remoto. Un dipendente che funziona bene in un ambiente d'ufficio potrebbe non essere necessariamente efficace in un team remoto.

Quando recluti per un progetto, assicurati che i membri del team abbiano la giusta combinazione di etica del lavoro, competenza tecnica e attributi personali per il lavoro a distanza. Ecco alcune cose da considerare quando si cercano membri del team remoto:

Trova agenti

Gli operatori fanno solo cose. Non importa se lavorano da un'isola appartata o dal loro letto di casa. Queste persone non hanno bisogno di alcuna micro-gestione o assegnazione di compiti diversi dall'obiettivo generale dell'organizzazione e dalla guida sulla loro direzione. L'aggiunta di agenti farà aumentare la produttività complessiva del lavoro della squadra.

Puoi individuare gli autori da come reagiscono a un incarico. Supponiamo che tu abbia appena tenuto una riunione generale in cui hai annunciato una nuova linea di business che la società lancerà tra 60 giorni. L'agente andrà immediatamente al lavoro e si avvicinerà al proprio team di gestione con idee, strategie e domande. Colui che non lo fa andrà avanti con la sua giornata in attesa di nuovi compiti associati all'annuncio.

Trova persone di cui ti puoi fidare

La fiducia è fondamentale in una forza lavoro remota. Devi avere fiducia che le persone che lavorano fuori dal tuo ufficio stiano facendo quello che dicono di fare. Certo, puoi monitorare alcuni di questi nel prodotto di lavoro che forniscono, ma non sai se stanno dedicando ore o mezza giornata a casa per produrre il minimo indispensabile.

Devi fidarti dei lavoratori remoti affinché l'intero concetto funzioni. Il rovescio della medaglia, la direzione deve mostrare fiducia con le persone che vengono assunte. La direzione deve stabilire aspettative chiare e ben definite per i lavori a distanza e quindi avere fiducia che soddisfino tali aspettative.

Trova persone che sappiano scrivere

A differenza di un ufficio co-localizzato in cui le informazioni vengono condivise vocalmente di persona, una forza lavoro remota condivide la maggior parte delle informazioni tramite posta elettronica scritta e chat. I lavoratori remoti che possono spiegare le cose e fornire istruzioni per iscritto sono indispensabili per la comunicazione nei team remoti.

Trova persone che possono lavorare senza un ambiente sociale

Non c'è dubbio che gli ambienti di lavoro remoti siano meno sociali di quelli co-localizzati. Le persone che fanno parte di team remoti dovrebbero naturalmente sentirsi a proprio agio a lavorare in quel tipo di ambiente, persino prosperare in esso. Ciò non significa che i tuoi dipendenti remoti debbano essere completamente esclusi dal resto del team. Dovresti comunque promuovere la socializzazione attraverso spazi digitali 'water cooler' come i canali Slack a livello di team, feste virtuali e aperitivi in ​​videoconferenza del venerdì. Ciò garantirà il rafforzamento del morale e della cultura aziendale tra i lavoratori a distanza.

Richiedi l'aiuto delle risorse umane, nonché risorse per il reclutamento , per identificare i dipendenti che si adattano bene ai ruoli remoti. Cerca persone che siano automotivate, abbiano buone capacità di comunicazione verbale e scritta, si sentano a proprio agio con le tecnologie di comunicazione e abbiano eccellenti capacità di gestione del tempo.

Quando si assume per un ruolo remoto, condurre interviste di persona o video per valutare le capacità interpersonali dei candidati. Inoltre, utilizza le valutazioni online per valutare il loro livello di automotivazione e altri attributi che li renderanno un membro efficace della tua squadra.

5) Comprendi la tua tecnologia

Superare le sfide legate alla tecnologia

Da quel primo momento del processo di onboarding remoto , un project manager forte deve riconoscere che gestire un team remoto efficace significa fare affidamento su una tecnologia che può creare sfide di volta in volta. Sebbene queste sfide possano metterti alla prova, ti aiuteranno sicuramente a diventare un leader migliore per il tuo team remoto. Abbiamo delineato alcune aree chiave che richiedono un po 'più di attenzione per eccellere a lungo termine.

Fornire onboarding completo

Che tu stia assumendo un nuovo membro del team remoto o trasferendo un dipendente attuale a un team virtuale, tutti dovrebbero comprendere i vari processi e criteri associati al lavoro remoto.

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Documenta tutte le procedure e condividile in una posizione centralizzata. Automatizza i processi per snellire i flussi di lavoro, evitare i colli di bottiglia e garantire che nulla vada perduto. Stabilire linee guida per la comunicazione in modo che i membri del team comprendano come utilizzare gli strumenti giusti per scopi diversi e il tempo di risposta appropriato.

Fornire una formazione completa sulle varie piattaforme di comunicazione e collaborazione utilizzate dal team virtuale e tenere tutti aggiornati sulle ultime funzionalità per migliorare l'efficienza dei costi. È importante che tutti mantengano tutte le conversazioni in una posizione centralizzata per evitare problemi di comunicazione o dover ripetere le istruzioni.

Ultimo ma non meno importante, poiché i membri del team devono connettersi ai sistemi da remoto utilizzando le proprie apparecchiature e reti, non trascurare l'importanza della sicurezza informatica in modo da poter proteggere le informazioni sensibili e i dati dei clienti per evitare il costo elevato delle violazioni dei dati. Ecco alcuni dei protocolli di sicurezza informatica che puoi mettere in atto con i tuoi team remoti:

Gestione avanzata delle password

Password deboli causate 30% delle infezioni da ransomware solo nel 2019. Molte persone ripetono le password in molti account online che utilizzano per motivi sia aziendali che personali. Ciò crea un'enorme minaccia alla sicurezza informatica sia per gli individui che per le aziende. Inoltre, solo il 12% delle persone si avvale dei gestori di password. Le aziende devono mettere in atto criteri per le password come richiedere ai membri del team di utilizzare gestori di password come LastPass . Questi gestori di password generano automaticamente password molto complesse per ogni account online che hanno e le crittografano per motivi di sicurezza.

Evitamento di siti Web sospetti

Non c'è dubbio che il tuo team remoto cercherà in Internet sia per motivi di lavoro che personali. Questo alla fine apre i loro dispositivi a potenziali minacce informatiche da siti Web dannosi. COVID-19 è un perfetto esempio di questo attualmente con migliaia di falsi siti COVID-19 spuntando costantemente. Oltre a far installare a tutti i membri del team remoto strumenti di sicurezza informatica come McAfee sui loro dispositivi, dovrebbero anche ricevere formazione sui siti approvati dove possono ottenere i loro aggiornamenti.

Connessioni sicure

Il tuo team remoto potrebbe connettersi a Internet da posizioni non sicure quando lavora su attività aziendali. Ciò crea un'enorme minaccia informatica poiché gli hacker possono facilmente intercettare le informazioni su questi endpoint. Innanzitutto, la tua politica dovrebbe essere che tutti i lavoratori remoti accedano a Internet solo da un punto di connessione sicuro. Secondo, fornisci tutto membri del team remoto con una soluzione VPN che sono tenuti a utilizzare ogni volta che si connette a Internet per scopi aziendali.

L'onboarding è un passaggio cruciale per far abituare rapidamente i nuovi membri del team remoto ai tuoi strumenti, flussi di lavoro e protocolli di sicurezza. L'onboarding completo all'inizio del loro ingresso nel team porterà a meno mal di testa lungo la strada.

Conclusione

A volte guidare un team remoto può essere difficile. Tuttavia, con le giuste strategie e tecnologie, puoi accedere ai migliori talenti e sfruttare i numerosi vantaggi dell'utilizzo di una forza lavoro remota consentendo al tuo team di collaborare senza problemi e mantenendo i tuoi progetti nei tempi e nel budget.