La guida completa in 8 fasi per condurre una riunione virtuale efficace nel 2021 [con lista di controllo]

Elenco di controllo per riunioni virtuali

Le riunioni virtuali suonano un po 'futuristiche ...



'Virtuale' significa che ci riuniamo tutti tramite ologramma come fanno nei film di fantascienza?

Indossiamo le cuffie per entrare negli uffici virtuali che hanno mobili e viste leggermente migliori dei nostri uffici reali ?

Man mano che sempre più persone iniziano lavorare da casa , molti di noi chiedono:



Cos'è un incontro virtuale?

Un incontro virtuale è un file evento che riunisce le persone tramite Internet o una rete digitale, solitamente per raggiungere un obiettivo condiviso. Un incontro virtuale ben organizzato consente alle persone di collaborare e condividere informazioni in tempo reale senza la necessità di trovarsi nella stessa posizione fisica.

Monica Linares dal ns Stato del gruppo Facebook dell'assistente esecutivo spiega ulteriormente:

'Le riunioni virtuali ci mettono in contatto quando non possiamo stare insieme a causa di pandemie, lunghe distanze, condizioni meteorologiche favorevoli e altri ostacoli. Se ben pianificati, questi incontri possono aiutarci a superare le barriere spaziali per mantenere rapporti di lavoro, continuità aziendale e collaborazioni produttive '.



Giusto! La pianificazione è il segreto per ottenere il massimo dalle tue riunioni virtuali.

Vuoi sentire un altro segreto?

La pianificazione non deve essere difficile perché abbiamo delineato tutti i passaggi per te.

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Per rendere le tue riunioni virtuali il più efficaci possibile, consulta i passaggi dettagliati di seguito e scarica il nostro elenco di controllo utilizzabile.

Visualizza la nostra lista di controllo per riunioni virtuali in 8 fasi

Sommario

Elenco di controllo della riunione virtuale

Cosa vuoi ottenere durante il tuo incontro virtuale g ?

Effettuare i controlli preliminari

Il tuo obiettivo potrebbe essere 'morbido' (ottenere un tempo di qualità con i colleghi) o potrebbe essere 'difficile' (raggiungere un consenso sulla strategia di vendita annuale modificata), ma in ogni caso, un piano di gioco per riunioni virtuali ti aiuterà a fare ciò che devi fare.

Le riunioni virtuali sono accompagnate da una manciata specializzata di barriere - sfide tecnologiche, basso coinvolgimento e flussi di riunioni disgiunti - che potrebbero mettersi tra te e il tuo obiettivo.

Parlando con Inc., trainer esperto Lee E. Miller riassume perfettamente il problema:

“L'errore più grande che le persone commettono è presumere che influenzare quando ci si incontra faccia a faccia è lo stesso che influenzare quando si interagisce virtualmente. Non è. Le regole sono diverse perché le persone rispondono in modo diverso quando interagiscono virtualmente '.

Questa lista di controllo ti aiuterà a superare le sfide delle riunioni virtuali.

Passaggio 1: inchioda i dettagli

Fai questo: 1-2 settimane prima della riunione virtuale

Inchioda i dettagli

Perché :

  • Individuare i dettagli ti aiuterà a identificare i modi per superare le sfide delle riunioni virtuali, tra cui:
    1. Difficoltà tecnologiche
    2. Interruzioni e distrazioni
    3. Mancanza di flusso di conversazione (in assenza di segnali fisici, le persone tendono a parlare e interrompersi di più a vicenda)

Come :

  • Immagina esattamente come si svolgerà la tua riunione dall'inizio alla fine, considerando i fattori descritti di seguito.
  • Documentare il flusso per riferimento durante le fasi di pianificazione future.

Tecnologia e attrezzature :

  • Scopri come funzionano questi strumenti per riunioni virtuali.
  • Condividi le istruzioni degli strumenti di base con i partecipanti.
  • Considera cosa ti consentono di fare le capacità del tuo strumento:
    1. Disattiva / riattiva i partecipanti
    2. Disattiva il video dei partecipanti
    3. Licenziare i partecipanti se necessario
    4. Imposta uno sfondo
    5. Se è necessario utilizzare altre piattaforme software durante la riunione virtuale, considerare l'utilizzo di una piattaforma di collaborazione come Tostato .
    6. Scegli un ambiente neutro / professionale in cui ospitare la riunione con interruzioni minime
    7. Prova lo strumento per riunioni sul tuo computer

Suggerimento: ci sono un sacco di piattaforme per riunioni virtuali complete che sono perfette per organizzare una riunione con partecipanti remoti in più sedi. Se stai cercando un'opzione affidabile, Nextiva offre una configurazione rapida e un'ottima esperienza utente complessiva.

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Fidanzamento:

  • Crea un elenco di controllo dei partecipanti da contrassegnare mentre le persone parlano. Chiama persone che non hanno ancora avuto il turno.
  • Pianifica di fare il giro all'inizio della riunione in modo che tutti possano dire 'ciao'.
  • Sviluppa un breve itinerario e un riepilogo obiettivo da inviare insieme al tuo invito alla riunione. Tutti i partecipanti dovrebbero sapere:
    1. Lo scopo dell'incontro
    2. Quali argomenti tratterai
    3. Quanto tempo ci vorrà per la riunione

Suggerimento avanzato: l'aggiunta dell'agenda della riunione direttamente nell'invito del calendario è un buon modo per dare ai partecipanti un rapido avvertimento sull'argomento della riunione e funge anche da pratico punto di riferimento nel caso in cui abbiano bisogno di un promemoria.

  • Stabilisci le aspettative dei partecipanti.
    1. Inviterai i partecipanti a partire dopo alcune parti della riunione? (Questo potrebbe mantenere alto il coinvolgimento)
    2. Chiederai ai partecipanti di parlare a turno?
    3. È possibile utilizzare le funzioni di silenziamento dei partecipanti o di alzata di mano per facilitare le svolte.

Risoluzione dei problemi :

  • Impegnati ad aspettare solo 3 minuti circa prima di iniziare la riunione.
    • Disattiva l'audio di tutti i partecipanti all'ingresso per evitare di far deragliare mentre i ritardatari entrano.
  • Chiedi a qualcuno di moderare le email dei partecipanti che non riescono a connettersi.
    • In qualità di ospitante, non sarai in grado di condurre una riunione coinvolgente fornendo allo stesso tempo supporto IT.
  • Chiedi a qualcuno (forse il tuo moderatore di posta elettronica) di aiutare a disattivare l'audio dei partecipanti che hanno emesso rumori di sottofondo fastidiosi per 3 minuti o più. (Chiedere a queste persone di auto-silenziarsi interromperà ulteriormente l'incontro)
  • Chiedi a qualcuno di essere il tuo co-conduttore. Dato che ti stai concentrando sulla copertura dei punti chiave, questa persona può monitorare il coinvolgimento.
  • Impegnarsi in una strategia di risoluzione dei problemi 'identifica ed elimina' per sfide impreviste.
    1. I tempi di riunione limitati non lasciano spazio per la risoluzione dei problemi che richiede tempo.
    2. Ad esempio, se qualcuno non riesce a connettersi, digli semplicemente che ti mancherà e ricordagli che invierai un riepilogo della riunione.

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Passaggio 2: invia inviti a riunioni virtuali

Fai questo: 1-2 settimane prima della riunione virtuale

Invio di riunioni virtuali

Perché :

  • Così i partecipanti possono prepararsi ed emozionarsi. (Aiuterà anche il tuo processo di pianificazione ad avere un conteggio delle persone!)

Cosa includere :

  • Data e ora della riunione.
  • Formato tecnologico.
  • Includere collegamenti per connettersi e anche qualsiasi istruzione sviluppata nel passaggio 1.
  • Aspettative dei partecipanti. (Soprattutto se hai deciso di implementare i turni degli altoparlanti)
  • Itinerario dell'incontro.
  • Raggiungimento degli obiettivi.

Passaggio 3: invia promemoria per riunioni virtuali

Fai questo: 24 ore prima della riunione virtuale

Invia promemoria riunione virtuale

Perché:

  • Questo aiuta ad aumentare la consapevolezza e ricorda ai partecipanti di prepararsi.

Cosa includere:

  • Una richiesta a tutti di testare la tecnologia della riunione.
  • I dettagli descritti nell'invito alla riunione originale.

Passaggio 4: condurre i controlli pre-riunione

Fai questo: 15 minuti prima della riunione virtuale

Perché:

  • È proprio come allestire una sala riunioni fisica prima dell'arrivo dei partecipanti. Vuoi essere pronto per iniziare non appena arriva il tuo primo partecipante.

Come:

  • Accedi alla riunione con i tuoi colleghi ospitanti e moderatori.
  • Controlla il microfono e gli altoparlanti.
  • Verifica le impostazioni della riunione, comprese le impostazioni dei partecipanti (disattivazione dell'audio / disattivazione della videocamera) che desideri applicare.
  • Avvia una sala d'attesa se la tua tecnologia lo consente. (Se qualcuno accede con pochi minuti di anticipo, non sarà un problema)
  • Rivedi un'ultima volta il flusso e l'itinerario della riunione.

Passaggio 5: inizia la tua riunione virtuale con stile

Fai questo: all'inizio della tua riunione virtuale

Dai il via alla tua riunione virtuale con stile

Perché :

Come :

  • Fai un appello per dare a tutti la possibilità di sorridere e salutarsi a vicenda.
  • Consegna il rompighiaccio che hai selezionato al passaggio 1.

Idee aggiuntive :

  • Fammi sentire un po 'di musica
  • Fai qualche curiosità
  • Rispondi a un sondaggio o a un quiz
  • Organizza una festa da ballo virtuale
  • Condividi un video divertente per far ridere tutti

Passaggio 6: diventa il miglior organizzatore di riunioni virtuali di sempre

Fai questo: durante la tua riunione virtuale

Miglior organizzatore di riunioni virtuali

Perché :

  • L'hosting crea o interrompe davvero le riunioni virtuali. L'ospite imposta il ritmo e il tono e può influenzare il livello di coinvolgimento, mantenendo le persone a parlare invece di guardare i loro telefoni.

Come :

  • Attenersi al flusso e all'itinerario della riunione. Perché? Questo rende la tua riunione organizzata e utile.

Usa queste strategie / tecniche per mettere i tuoi partecipanti il ​​più a loro agio possibile :

  • Sorridi.
  • Vestiti come faresti per un incontro di persona.
  • Parla più lentamente di quanto faresti di persona.
  • Disattiva le notifiche per tutte le altre app.
  • Concentrati solo sull'incontro per tutta la sua durata.
  • Parla chiaramente e nel tuo microfono.
  • Estendi le pause dopo tutto ciò che dici per dare alle persone tutto il tempo per riflettere.
  • Crea un 'contatto visivo' guardando nella fotocamera.
  • Chiedi spesso se qualcuno ha domande o pensieri aggiuntivi. (Le riunioni virtuali a volte possono sembrare spettacoli televisivi o presentazioni. Domande e suggerimenti ricordano alle persone che sono partecipanti attivi e non consumatori passivi).
  • Scatta un selfie di gruppo (solo una foto dello schermo) ogni 15 minuti per coltivare l'attenzione e il contatto visivo.
  • Parla con le tue mani per incoraggiare i partecipanti a guardarti e stabilire un contatto visivo.
  • Evita di guardarti. (Nascondi la tua vista se devi)
  • Accetta i contributi dell'oratore con un cenno silenzioso. (I commenti verbali rallenteranno la riunione, ma una conferma fisica fa sapere ai partecipanti che sono stati ascoltati.)
  • Chiama i partecipanti che non hanno avuto la possibilità di dire nulla.
  • Se la tua riunione è lunga, fai delle pause.
  • Usa altri rompighiaccio o scherzi rompighiaccio per coinvolgere i partecipanti che stanno alla scrivania.

Desideri altri suggerimenti? Prova a modificare alcune di queste tecniche per agendo sulla telecamera.

Passaggio 7: non terminare semplicemente la riunione virtuale, chiudila

Fai questo: prima di chiudere la tua riunione virtuale

Termina la tua riunione virtuale

Perché :

  • I formati virtuali ci consentono di abbandonare le riunioni con un semplice clic di un pulsante. Evita l'impulso di premere quel pulsante e rimbalzare. Chiudi la tua riunione con scopo e controllo.

Come :

  • Chiedi se qualcuno ha altri pensieri da aggiungere.
  • Riassumi i punti chiave.
  • Riassumere i passaggi successivi e chiarire le parti responsabili.
  • Di 'ai partecipanti che invierai a breve un'e-mail di follow-up in modo che sappiano di doverlo guardare.

Passaggio 8: follow-up immediatamente

Fai questo: al termine della tua riunione virtuale

Follow-up immediato

Perché :

Cosa includere in un'e-mail di follow-up :

  • Riepilogo dei verbali delle riunioni .
  • Riepilogo dei passaggi successivi.
  • Risultati chiave della riunione. (Con un po 'di fortuna, questo corrisponderà al tuo obiettivo chiave della riunione)
  • Registrazione. (se applicabile)
  • Link al sondaggio sulla soddisfazione o semplicemente una richiesta di inviarti un'e-mail direttamente con il feedback. (Questo incontro è stato utile? Perché o perché no?)

Ulteriori passaggi di follow-up :

  • Contatta chiunque abbia avuto problemi a connettersi all'evento dal proprio ufficio a casa .
  • Ovviamente saranno inclusi nella tua email di follow-up principale, ma una scusa extra è un bel tocco.

Visualizza la nostra lista di controllo per riunioni virtuali in 8 fasi

Le persone fanno anche queste domande sulle riunioni virtuali

D: Quali sono i vantaggi delle riunioni virtuali?

D: Quanto dovrebbe durare una riunione virtuale?

  • R: Le riunioni virtuali non dovrebbero durare più di un'ora. Suddividi la riunione in segmenti di 15 minuti e fai delle pause per mantenere i partecipanti pieni di energia. Preparati a usare il tuo giudizio. Se senti che il coinvolgimento è precipitato, a lungo termine potrebbe essere più produttivo terminare la riunione in anticipo.

D: Come si rende interattiva una riunione virtuale?

  • R: Rendi interattiva una riunione virtuale pianificando attentamente ogni aspetto della riunione. Ciò include la comprensione delle tecniche di hosting che mettono le persone a proprio agio e l'identificazione di strategie di coinvolgimento che incoraggiano la partecipazione.

D: Come faccio a sapere se la mia riunione virtuale è stata efficace?

  • R: Scopri se la tua riunione virtuale è stata efficace chiedendo feedback nell'email di follow-up della riunione. È inoltre possibile adottare misure per rendere la riunione il più efficace possibile nel processo di pianificazione.

D: Qual è il primo passo per condurre una riunione virtuale efficace?

D: Perché le riunioni virtuali funzionano nel 2021?

  • R: Le riunioni virtuali funzionano nel 2021 perché il nostro bisogno di incontrarci a distanza è più grande che mai, la nostra tecnologia per le riunioni è migliore che mai e la nostra conoscenza di ciò che rende le riunioni virtuali di successo cresce ogni giorno.

D: Di cosa ho bisogno per avviare una riunione virtuale?

  • R: Per avviare una riunione virtuale, è necessario uno spazio di lavoro presentabile, un laptop o un computer desktop, una connessione Internet affidabile, un software per riunioni virtuali, partecipanti alla riunione e una buona domanda rompighiaccio per dare il via. Trova altri passaggi per pianificare riunioni virtuali.

D: Esistono modi per migliorare il coinvolgimento dei dipendenti remoti nella mia riunione virtuale?

  • R: Migliora il coinvolgimento dei dipendenti remoti nella tua riunione virtuale partecipando, utilizzando domande rompighiaccio, condividendo l'itinerario e gli obiettivi della riunione e moderando attentamente la riunione per assicurarti che tutti partecipino.

D: Qual è lo scopo di una riunione virtuale?

  • R: Lo scopo di una riunione virtuale è riunire digitalmente le persone per discutere questioni importanti, raggiungere obiettivi critici o costruire e mantenere rapporti sani in ufficio.

D: Come devo iniziare la mia riunione virtuale?

  • A: Dovresti iniziare la tua riunione virtuale prendendo il rotolo e presentando una breve domanda rompighiaccio. Scopri come pianificare, ospitare e terminare la tua riunione virtuale.

D: Come devo terminare la mia riunione virtuale?

  • R: Termina la tua riunione virtuale raccogliendo le considerazioni finali e riassumendo i punti chiave e i passaggi successivi. Dovresti anche pianificare di inviare un'e-mail di follow-up immediatamente dopo la riunione. Trova altri suggerimenti per la pianificazione di riunioni virtuali dall'inizio alla fine.

C'è qualcosa che ci siamo persi? Per favore fateci sapere nei commenti!