Gestione del calendario per assistenti esecutivi per risparmiare tempo e stress

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Quanto tempo dedichi alla gestione del calendario?



Ti ascoltiamo e sappiamo che sei troppo impegnato a gestire i calendari per cercare modi in cui potresti essere in grado di farlo Salva tempo per la gestione dei calendari. Inoltre, sembra che le buone vecchie capacità organizzative possano portarti così lontano solo quando affronti il ​​calendario moderno, che si tratti di un dirigente, di una sala conferenze o di un intero team.

Ecco perché abbiamo creato un elenco per semplificare la gestione del calendario per gli assistenti esecutivi. Questi strumenti e strategie completano le tue abilità innate, ti fanno risparmiare tempo e stress e fanno sembrare la creazione di un calendario magico senza sforzo.

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State of the Office Manager (un gruppo Facebook solo per i responsabili degli uffici)

Stato dell'assistente esecutivo (un gruppo Facebook solo per assistenti esecutivi)>

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Diventa colorato

La pratica senza tempo della codifica a colori non manca mai di rendere qualsiasi calendario più facile da capire e meno travolgente per tutti coloro che lo guardano. Potrebbe essere necessario del tempo per sviluppare un sistema di colori che funzioni, ma puoi scegliere una tavolozza che ti piace per rendere il processo un po 'più divertente.

Vantaggio chiave: Con la codifica a colori dei tuoi calendari, non stai apportando grosse modifiche al tuo processo di calandratura. Non avrai bisogno di spiegare nuovi strumenti o sistemi; stai solo semplificando la visualizzazione e la comprensione dei calendari che già utilizzi.

Come provarlo:

  • Rivedi i calendari e stabilisci i tuoi 'bucket'. Ogni secchio avrà il proprio colore. (Alcuni bucket includono interno, cliente, personale, ricorrente, promemoria e viaggio.)
  • Esamina i bucket con i tuoi team e dirigenti. La coordinazione del colore non funzionerà se nessuno comprende le categorie che hai scelto.
  • Codifica con i colori il tuo calendario, che sia online, in un'app o su carta.
  • Crea un foglio delle regole di riferimento rapido per semplificare il processo di codifica a colori per te stesso e per chiunque altro aiuti con la gestione del calendario.

Tieni traccia delle tempistiche di tutti con monday.com

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monday.com fornisce un modo semplice per gestire date, tempistiche e attività per tutti gli utenti nell'elenco di gestione del calendario.

Vantaggio chiave: monday.com ti consente di avere una visione d'insieme del flusso di lavoro del tuo team in modo da poter vedere dove potrebbe essere necessario modificare i calendari e le tempistiche. Non è nemmeno necessario inviare una singola email o organizzare una singola riunione sullo stato per sapere dove si trovano tutte le tempistiche.

Come usarlo: Basta creare un account gratuito, invitare i membri del team, aggiungere progetti e scadenze e iniziare a gestire senza problemi calendari e flussi di lavoro.

Blocca il tempo per gestione e programmazione del calendario

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Se gli scatti casuali della gestione del calendario consumano sempre la tua giornata, inizia a mettere da parte strategicamente i tempi per concentrarti solo sulla gestione del calendario.

Vantaggio chiave: Il blocco del tempo renderà la gestione del calendario meno caotica perché sarai in grado di fare tutto in una volta invece di operare a scatti casuali.

Come provarlo: Blocca un orario in cui l'ufficio non è troppo occupato, come il venerdì pomeriggio o il lunedì mattina. Usa questo tempo per guardare tutti i calendari che gestisci. Crea un rapido riepilogo del calendario che puoi condividere con altri o semplicemente tenerlo per te; il riepilogo è particolarmente utile se hai più calendari nel piatto.

Fai conoscere a tutti i tuoi piani di blocco del tempo e stabilisci le scadenze per le richieste di calendario. Tutto ciò che non ti arriva entro la scadenza, a meno che non sia veramente urgente, non verrà elaborato fino alla settimana successiva.

Organizza riunioni di gestione del calendario

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Analogamente alla strategia di blocco del tempo, le riunioni del calendario ti aiutano a spremere una settimana di email e richieste frammentarie in una riunione che, con speranza, dura meno di un'ora.

Vantaggio chiave: Queste riunioni semplificano la gestione del calendario.

Come provarlo: Usa le tue capacità di gestione del calendario per trovare un orario che vada bene per tutti, organizzare una riunione ricorrente e vedere come va il processo.

Provare Doppio

Uso Doppio inviare briefing quotidiani con contesto sulle riunioni.

Tutto il contesto intorno alle riunioni che prenoti spesso si perde nella traduzione. Double aiuta a risolvere questo problema semplificando la condivisione di dettagli aggiuntivi, descrizione di eventi privati ​​e follow-up con il tuo dirigente in un semplice briefing formato del verbale della riunione .

Vantaggio chiave: Aggiungi ulteriori informazioni sugli eventi man mano che li pianifichi, rendendo più facile per il tuo dirigente rimanere al top della giornata senza perdere tempo.

Come provarlo: Iscriviti a Double sul loro sito web e scarica l'estensione Chrome. Sarai quindi in grado di incollare facilmente informazioni utili negli eventi, nonché di creare descrizioni private con contesto aggiuntivo per il tuo dirigente. I briefing giornalieri possono quindi essere inviati tramite e-mail o tramite l'app mobile.

Sapere quando non condividere

problemi con la gestione del calendario

Se hai dovuto affrontare conflitti e comunicazioni concorrenti perché troppe persone hanno input nei calendari dei dirigenti, delle riunioni o delle sale conferenze, non aver paura di assumere il controllo. Insisti affinché tutte le richieste passino attraverso di te ed evita doppie prenotazioni, confusione e molte comunicazioni inutili.

Vantaggio chiave: La centralizzazione del calendario ti farà risparmiare tempo, stress e molto caos nella comunicazione. Mostrerà anche il tuo atteggiamento di presa in carico.

Come provarlo: Crea un mini-passo per la leadership che spieghi quanto più fluido sarà il processo di calandratura per tutti i soggetti coinvolti se potessi avere il controllo completo. Chiedi loro di comunicare il cambiamento al resto della squadra in modo da non dover arruffare le piume.

Approfitta del tuo reparto IT interno

Se disponi di un reparto IT interno, sfrutta le loro competenze e crea un calendario personalizzato. Il calendario può risiedere sul tuo sito web pubblico o su una intranet; forse può anche essere interattivo.

Vantaggio chiave: Personalizzazione. Se ti lamenti sempre del fatto che gli strumenti online disponibili non soddisfano del tutto le tue esigenze, questa potrebbe essere l'opzione perfetta.

Come provarlo: Identifica tutte le esigenze di un calendario online e portalo al tuo reparto IT per vedere quale magia possono funzionare. Entra con un elenco completo delle funzionalità che desideri: non è un grosso problema se non possono soddisfare tutte le tue richieste.

Stampa e pubblica calendari

calendario stampato

Se non vuoi diventare troppo tecnico, puoi anche stampare calendari condivisi e pubblicarli ovunque: nei bagni, sulle porte, nella sala relax. Puoi persino stampare e distribuire copie a piccoli team o singoli dirigenti. Le stampe non sono fantasiose, ma molte persone amano ancora poter dare un'occhiata a un semplice pezzo di carta per avere un'idea di cosa ha in serbo la loro giornata.

Vantaggio chiave: I calendari stampati completano le altre attività di comunicazione del calendario. Inoltre, la stampa potrebbe far risaltare programmi importanti.

Come provarlo: Se hai una stampante e un nastro, sei a posto. Se hai un team di progettazione in grado di far risaltare il tuo calendario, chiedi il loro aiuto per attirare più occhi verso calendari importanti.

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

Integra il tuo calendario con Slack

app slack per la gestione del calendario

Spesso utilizzato per la comunicazione in ufficio, Slack aiuta anche gli utenti a gestire i calendari attraverso una varietà di pratiche app, tra cui Google Calendar , Kyber , Zapier , Eventbot , e Sunsama .

Vantaggio chiave: Le applicazioni integrate consentono agli utenti di gestire i calendari all'interno di Slack, quindi tutto può accadere in un unico posto. (Dimentica le schede multiple e quella seconda schermata che stavi pensando di ottenere per la gestione del calendario.) Con una varietà di applicazioni di calendario Slack tra cui scegliere, troverai quella che soddisfa le tue esigenze. Alcune applicazioni provengono persino dagli eventi direttamente dal tuo calendario e li pubblicano su Slack affinché tutti possano vederli.

Come provarlo:

  • Creare un nuovo posto di lavoro .
  • Interfaccia con gli Slack Bot per capire come funziona il tutto.
  • Sfoglia le app del calendario Slack per vedere qual è quella giusta per te.
  • Collega l'app e vai!

Uso Software BambooHR

BambooHR ti consente di creare un profilo informativo per tutte le persone con cui lavori, quindi è perfetto per gestire i calendari dei compleanni (e fare riferimento ai dolcetti preferiti), i calendari degli anniversari di lavoro, i calendari delle ferie e altro ancora.

Vantaggio chiave: Non devi aspettare che i dipendenti impegnati ti diano la risposta di cui hai bisogno per andare avanti con i calendari; BambooHR mette tutte le informazioni di cui hai bisogno a portata di mano.

Come provarlo:

Inizia un prova gratuita e scopri come BambooHR può semplificarti la vita.

Se vai avanti, dovrai dedicare un po 'di tempo alla configurazione iniziale: i dipendenti dovranno inserire molte informazioni in anticipo.

Prova a scrivere e cancellare le bacheche

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Scrivere e cancellare le bacheche aiuta i piccoli uffici a semplificare la gestione del calendario e persino a ridurre alcune comunicazioni e e-mail.

Vantaggio chiave: Semplicità.

Come provarlo:

  • Ottieni una lavagna del calendario per scrivere e cancellare o disegnare il tuo modello di calendario.
  • Dopo le riunioni di stato del lunedì, invita tutti a scrivere riunioni ed eventi importanti, inclusi compleanni, giorni di ferie e appuntamenti dal medico.
  • Imposta e comunica una scadenza per l'aggiunta di elementi al calendario. Dopo la scadenza, prendi la lavagna e registra tutti gli eventi nel tuo strumento di calendario online. Tieni la bacheca affissa in modo che le persone possano consultarla mentre attraversano la porta.

Ottieni di più da Fogli Google

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marina sirtis la donna cattiva

I fogli Google possono essere perfetti per il monitoraggio e la rendicontazione delle spese, ma sono perfetti anche per la gestione del calendario.

Vantaggio chiave : Come più semplice alternativa a Google Tables , Fogli Google sono gratuiti e facili da usare. Consentono inoltre alle persone di lavorare contemporaneamente su un foglio di calcolo, una funzionalità collaborativa perfetta per sale conferenze, calendari di team e altro ancora.

Come usarlo: Basta visitare il Sito web di Fogli Google e inizia gratuitamente. Usa una varietà di modelli gratuiti (e attraenti) per tenere traccia di progetti, calendari, pianificazioni e altro ancora.

c'è sempre il sole del ringraziamento

Se devi gestire calendari settimanali, puoi inviare un collegamento al team e chiedere a tutti di inserire le date chiave. I dirigenti possono inserire commenti su modifiche e domande all'interno del foglio. Puoi persino utilizzare un foglio Google per gestire le richieste di riunione; elenca gli orari disponibili e chiedi alle persone di inserire i loro nomi nelle celle vicine per prendere una fascia oraria. Le modifiche vengono salvate immediatamente, quindi chiunque prenoti contemporaneamente l'ora vedrà l'aggiornamento e non riceverai doppie prenotazioni.

Uso Campo base per accettare richieste ed evitare follow-up inutili

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Noto per la gestione dei progetti, Basecamp può anche aiutarti con la gestione del calendario. Lo strumento aiuta gli utenti a perfezionare l'arte della comunicazione trasparente: puoi accettare le richieste e tenere aggiornato il richiedente sullo stato della richiesta in modo che non chiami, non invii messaggi o email per chiedere informazioni.

Vantaggio chiave: Gli aggiornamenti di stato riducono il tempo sprecato per comunicare alle persone lo stato della loro richiesta di calendario. Questo significa avrai più tempo per completare effettivamente le richieste di calendario.

Come provarlo: Inizia Campo base e poi comunica che stai 'pilotando' un nuovo sistema di richiesta del calendario. Invita le persone a inviarti le loro richieste in Basecamp, aggiungi quindi utilizza la funzione 'cose ​​da fare aggiunte e completate' per condividere i progressi.

Uso Microsoft To Do per la gestione delle attività

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Questo strumento ti consente di concentrarti durante la giornata rafforzando la pianificazione quotidiana intelligente. Una delle caratteristiche più interessanti è la sua capacità di offrire suggerimenti intelligenti e personalizzati per aggiornare la tua lista di cose da fare quotidiane.

Vantaggio chiave: Non devi più ricordarti di aggiungere manualmente cose da fare importanti ai tuoi calendari perché la sincronizzazione delle cose da fare ti copre.

Come provarlo: Scarica l'app gratuita e inizia a gestire le tue attività nel modo giusto! To Do include anche il supporto multipiattaforma e la sincronizzazione rapida che ti consentono di gestire la tua vita mentre sei in ufficio, a casa o in viaggio. Quindi, se assisti un dirigente che ha l'abitudine di dimenticare riunioni e compiti, la funzione promemoria ti aiuterà a fornire spinte veloci, facili e discrete. Un facile alternativa a Wunderlist e altri strumenti di gestione simili, To Do può aiutare gli assistenti esecutivi a rimanere in pista nonostante un programma fitto di appuntamenti.

Uso Robin software per la pianificazione delle sale conferenze

Robin rende la gestione dei calendari delle sale conferenze più semplice che mai.

Vantaggio chiave: È possibile impostare lo strumento per consentire ai dipendenti di cercare stanze in base alla disponibilità, ai servizi e all'ubicazione. Puoi visualizzare tutto ciò che sta accadendo, ma non devi più cercare noiosamente le stanze, poiché i dipendenti possono farlo da soli.

Come usarlo:

  • Inizia una prova gratuita o pianifica una demo.
  • Dì ai dipendenti che stai lanciando un programma pilota.
  • Lascia che il programma venga eseguito, quindi invia un sondaggio per vedere cosa pensano tutti dello strumento.

Vedi cosa Evitare può portare al monitoraggio RSVP

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Evite offre molto di più che semplici inviti per feste per tuo figlio ... o per il tuo gatto. Il servizio di invito senza carta rende più divertente tenere traccia delle risposte agli eventi e comunicare sulle riunioni.

Vantaggio chiave: Monitoraggio RSVP intuitivo.

Come usarlo: Accedi, crea un invito, invialo e monitoralo.

Usa strumenti ad alta tecnologia come Steelcase RoomWizard

Questo sistema di pianificazione delle stanze basato su Internet mira a risolvere tutti i problemi che devi affrontare cercando di gestire come si riservano tutti nel tuo ufficio spazi per riunioni .

Vantaggio chiave: Il sistema è dotato di un semplice touch screen da montare all'esterno delle stanze. Brilla una luce rossa per indicare una stanza occupata e una luce verde per indicare una stanza aperta.

Come usarlo: Controlla il specifiche del prodotto pagina per determinare se RoomWizard è adatto al tuo ufficio.

Uso Calendario Boomerang per Gmail

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Il sistema di calendario Boomerang ti aiuta ad aggiungere riunioni a un calendario Google direttamente dalla tua email.

Vantaggio chiave: Pianificazione delle riunioni con un clic che puoi completare in un'unica e-mail.

Come usarlo: Se utilizzi Google Calendar per le comunicazioni in ufficio, puoi semplicemente scaricare Boomerang e iniziare a usarlo oggi.

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

Segnalibro Daysoftheyear.com

Se hai bisogno di aggiungere eventi divertenti al calendario come parte dei tuoi compiti di gestione del calendario, devi aggiungere questo sito ai preferiti.

Vantaggio chiave: Il sito web fornisce un motivo per festeggiare ogni giorno a cui puoi pensare. (Lo sapevi che il 25 maggio è in realtà il giorno degli asciugamani?)

Come usarlo: Apri questo sito web la prossima volta che il tuo capo ti ricorda quelle email di 'allegria in ufficio' che dovresti inviare.

Quali strumenti di gestione del calendario ti semplificano la vita? Fateci sapere nei commenti qui sotto!