Le 9 caratteristiche innegabili di un Office Manager Rockstar

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Imparare a essere un buon Office Manager? Scegli il tuo consiglio preferito qui sotto!

Non è un segreto: nei settori competitivi, le persone sono tutto.



Attrarre e trattenere le persone migliori può letteralmente creare o distruggere la tua attività e il successo dipende dalla vittoria della 'guerra per il talento'.

Le migliori aziende sanno che per vincere, devi creare una cultura del coinvolgimento e un ambiente in cui le persone vogliono trascorrere il loro tempo.

È qui che diventa indispensabile un office manager rockstar, qualcuno che possa coltivare la cultura di cui la tua azienda ha bisogno e guidare la nave nella giusta direzione man mano che la tua azienda cresce.



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Se solo fosse così semplice…

Il responsabile dell'ufficio è una posizione unica ed esigente. Ci vuole una serie diversificata di abilità e un individuo straordinario per prosperare davvero nel ruolo.

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Considera questo:

Il responsabile dell'ufficio è una delle poche persone (a parte forse il CEO o il personale senior delle risorse umane) che interagisce con i dipendenti a tutti i livelli e all'interno di ogni dipartimento praticamente ogni giorno.

A Dcbeacon, siamo grandi sostenitori dei manager di ufficio di talento. Questo perché abbiamo il privilegio di lavorare direttamente con migliaia di incredibili office manager in alcune delle aziende più impegnate di tutto il paese.

Quindi cosa ci vuole per essere uno di questi manager di ufficio di livello superiore? Come trovi e assumi qualcuno che sia perfetto per questo ruolo?

Abbiamo parlato sia con i responsabili degli uffici che con le persone che li assumono in alcune delle aziende che stanno facendo bene quando si tratta di cultura e impegno. Ecco cosa hanno da dire sui tratti principali di cui hai bisogno per essere un manager di ufficio rockstar.

Il modo migliore per creare, tracciare e monitorare i suggerimenti in questo post è con un software di produttività come Lunedi .

1. Flessibilità senza precedenti

Lo abbiamo sentito ancora e ancora - flessibilità era il tratto più importante secondo le persone che abbiamo intervistato. Per essere un buon responsabile dell'ufficio, devi tirare avanti con i pugni ed essere in grado di gestire tutto ciò che ti capita.

Shannon McLendon, responsabile delle operazioni e degli eventi presso The Motley Fool , spiega:

shannon-motely-sciocco“Un direttore d'ufficio al Matto è un tuttofare, indossa molti cappelli diversi.

Le cose cambiano rapidamente, quindi devo pensare con calma ed essere proattivo nel portare a termine le cose '.

Ed è ovvio: non esiste una 'giornata tipo' per un responsabile di ufficio. Un minuto potresti pianificare un evento fuori sede per 150 persone, quello dopo stai coordinando l'arrivo di un importante investitore o stai aiutando con il design degli interni di un nuovo spazio ufficio.

La capacità di adattarsi e improvvisare è fondamentale.

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2. Organizzazione e follow-through stellari

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Questo secondo suggerimento potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, ma essere organizzati è uno dei fattori principali quando si tratta di avere successo in questo ruolo. Ancora una volta, il ruolo dell'OM è così ampio e vario che può essere facile perdere di vista le attività da svolgere. E poiché spesso supporti i dirigenti di livello C, la maggior parte delle cose ha la massima priorità e il margine di errore è esiguo.

Mike McMahan Rick e Morty

Lindsey Ingalls, Client Success Manager e Office Manager presso Leadquizzes , lo scompone per noi.

lindsey-leadquizzes'In qualità di responsabile dell'ufficio, hai quello che sembra un milione di cose diverse in corso contemporaneamente e devi assicurarti che vengano gestite tutte. Non potrei vivere senza il mio calendario di Google e mettere tutte le mie attività e il tempo in cui le svolgerò lì.

Non importa quanto piccolo sia il compito, anche qualcosa che richiede 5 minuti, va lì e viene fatto. '

Tuttavia, non si tratta solo di essere organizzati: è abbastanza premuroso per assicurarsi che le attività che stai monitorando vengano svolte in tempo e siano svolte bene.

3. Completa accessibilità

Un responsabile dell'ufficio dovrebbe essere accessibile, sia in termini di disponibilità, sia in termini di calore della sua personalità. Il tuo team dovrebbe sentirsi a proprio agio nel rivolgersi al responsabile dell'ufficio per le attività che possiede.

Paul Marshall, Influitive's Chief Financial Officer e Senior Vice President of Operations, spiega perché ha definito l'accessibilità la qualità numero uno di un fantastico office manager:

Paul-Marshall-influente'Soprattutto, un ottimo Office Manager dovrebbe essere accessibile ai colleghi per garantire che tutti lavorino alla massima produttività', afferma. “Un'esperienza personalizzata fa sentire i singoli dipendenti speciali e apprezzati.

Un esempio di come lo facciamo in Influitive è tramite ask@influitive.com, dove i dipendenti possono chiedere al nostro team qualsiasi cosa che possa migliorare la loro esperienza lavorativa '.

Secondo Paul, questa caratteristica è incarnata da Rebecca Shaffer, che è stata originariamente assunta come coordinatrice delle operazioni ma è stata promossa a Operations Manager / Office Manager in appena un anno.

Ecco Shannon di The Motley Fool con un altro motivo per cui l'accessibilità è così importante in questo ruolo:

shannon-motely-scioccoLa mia disponibilità ha aiutato Fools a sentirsi a proprio agio nel venire da me con qualsiasi preoccupazione e ha contribuito a promuovere buoni rapporti con Fools in tutta l'azienda.

Il mio più grande successo come responsabile dell'ufficio è dovuto al team che lavora con me ogni giorno. La fiducia che ho in loro per fare il possibile e prendere decisioni si è dimostrata inestimabile.

Il mio team si occupa di tutto, dalle operazioni interne, alla pianificazione degli eventi, alla sicurezza, alla manutenzione e alla felicità generale dei dipendenti. Non potrei essere l'allenatore di successo che sono senza di loro.

4. Comunicazione solida

comunicare in modo autentico

La comunicazione è un'abilità spesso trascurata (ma non meno importante) quando si tratta di prosperare nel ruolo di manager dell'ufficio.

Il lavoro spesso richiede di prendere idee dal c-suite e di tradurle per il resto dell'organizzazione.

Ciò è particolarmente vero quando sei incaricato di implementare le politiche a livello aziendale. Devi stare attento a comunicare il ragionamento alla base delle politiche del tuo ufficio al fine di garantire il massimo buy-in possibile dal tuo team. Devi anche essere in grado di anticipare le domande ed essere pronto a rispondere al volo.

Liza Goldberg, la nostra fantastica Vibe Manager qui a Dcbeacon , ha reso la comunicazione interna una parte indispensabile del suo repertorio.

liza-headshot“La comunicazione interna in questo ruolo è così importante.

viaggio in occidente: il ritorno dei demoni (2017)

Ogni settimana sono di fronte all'intera azienda, annunciando nuove attività o spiegando le politiche, e devo assicurarmi di farlo in un modo che sia sensibile alle esigenze del team, che tutti i dettagli siano corretti e anche spiega chiaramente le ragioni alla base, che si tratti di una nuova politica sui parcheggi o del nostro prossimo team building fuori sede '.

(Fatto divertente: Liza ha vinto l'ambito premio Value Victor della società poco più di un mese di lavoro - lei è fantastica!)

5. Ottimismo irragionevole

Quando le persone visitano l'ufficio, che si tratti di un potenziale nuovo assunto, di un possibile investitore o di un futuro partner strategico, il responsabile dell'ufficio è solitamente la prima persona che vedono e il suo comportamento aiuta a formare quelle prime impressioni così critiche.

La maggior parte dei bravi dirigenti d'ufficio ha un atteggiamento naturalmente positivo e un comportamento caloroso. Ma la vera sfida arriva in quegli inevitabili brutti giorni. Tutti li hanno - giorni in cui preferiremmo semplicemente stare a letto - e può essere allettante lasciare che il tuo umore oscuri la tua personalità. Ma il responsabile dell'ufficio non ha questo lusso, dal momento che il suo comportamento ha un impatto diretto sull'azienda. I manager degli uffici Rockstar sanno di dover fare una faccia felice anche quando potrebbe non riflettere completamente il loro umore all'interno.

Dcbeacon CEO Sean Kelly concorda:

“Avere un atteggiamento naturalmente effervescente è un must. Anche quando sei giù, devi assumere una faccia positiva.

Sei il centro del morale, ecco perché lo chiamiamo un 'manager delle vibrazioni' piuttosto che un manager di ufficio. '

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buco nel terreno

6. Creatività magica

creatività

Sempre più spesso, il responsabile dell'ufficio di un'azienda è responsabile dell'atmosfera dell'ufficio. In effetti, è per questo che il titolo ufficiale del nostro responsabile dell'ufficio è 'Vibe Manager'. L'atmosfera dell'ufficio definisce il tono per il resto dell'azienda e aiuta a creare la cultura di cui abbiamo bisogno per essere produttivi, creativi e raggiungere i nostri obiettivi ogni mese.

Mantenere una cultura e un'atmosfera richiede una notevole creatività. I manager degli uffici si dilettano in cose come l'interior design e la pianificazione di eventi.

Prendi la pianificazione di un evento fuori sede, ad esempio, qualcosa che la maggior parte dei dipendenti probabilmente lo dà per scontato. Trovare un'attività nuova e divertente che piacerà a tutti è una sfida.

Devi considerare, cos'è qualcosa che non abbiamo fatto prima? Cosa sarebbe piaciuto fare a tutto il nostro team? Cosa possiamo fare entro il budget? In che modo questa attività aiuterà a sostenere la cultura di cui abbiamo bisogno per avere successo? È una sfida importante e richiede una seria riflessione fuori dagli schemi.

(Fortunatamente, abbiamo alcune idee Puoi avere in prestito.)

7. Incrollabile fiducia in se stessi

fiducia in se stessi

Questo ruolo richiede abbastanza spesso l'interazione quotidiana con CEO e COO, quindi devi essere sicuro di te per guadagnarti il ​​loro rispetto.

Parte integrante di questa fiducia in se stessi è la capacità di respingere di tanto in tanto. Per quanto tu possa desiderare, non puoi essere tutto per tutti e devi dare la priorità. Imparare a dire di no è essenziale.

Lindsey di Leadquizzes spiega:

lindsey-leadquizzes'Ricevo richieste quotidiane da persone in ufficio di cose che sono 'necessarie' e che vogliono essere fatte subito, ed è importante porre dei limiti in modo che l'intero ufficio possa trarne vantaggio.

Solo perché una persona vuole che la temperatura dell'ufficio sia fissata a 78 non significa che l'intero ufficio ne sarebbe felice. Devi mantenere un sano equilibrio per mantenere felice l'intero ufficio. '

8. Anticipazione Jedi

Essere proattivi e anticipare le esigenze future è una delle migliori risorse che un manager di ufficio possa avere.

Gran parte del lavoro è reattivo e questa può essere una delle sfide più grandi: reagire e dare priorità alla miriade di richieste che un responsabile dell'ufficio riceve da tutta l'organizzazione. Un modo per ottimizzare il flusso di lavoro e ridurre le attività reattive è anticiparle e pianificarle.

Liza Goldberg di Dcbeacon espande questa idea:

liza-headshot“Devi tenere costantemente gli occhi e le orecchie aperti.

Sei una delle poche persone in azienda che ha un punto di vista veramente olistico su molte questioni, ed è tua responsabilità sia anticipare i bisogni, sia assicurarsi di collegare i punti per le persone e i reparti che non hai il vantaggio della tua prospettiva. '

9. Acuta intelligenza emotiva e risoluta compostezza

Come abbiamo accennato, ti occupi di persone a tutti i livelli come manager di ufficio, dai dipendenti di grado e file al c-suite e tutto il resto. Ciò significa tonnellate di personalità diverse, alcune più impegnative di altre. In qualità di responsabile dell'ufficio, devi essere in grado di occuparti di tutti loro.

Il CEO di Dcbeacon Sean Kelly (qualcuno che sa una cosa o due sul lavoro con fantastici manager d'ufficio) spiega:

“La cosa numero uno che rende un office manager da rockstar è un alto grado di intelligenza emotiva. Hai a che fare con tutti in azienda e provi molte emozioni e atteggiamenti diversi.

i draghi corrono al limite recensione

Spesso, quando le persone richiedono cose, non lo fanno necessariamente con tutto il rispetto che dovrebbero. Ma devi affrontarlo con calma, rimanere composto ed essere resiliente. Queste qualità sono inestimabili per il successo nel ruolo. '

E mentre leggere e soddisfare le esigenze emotive del tuo team è fondamentale, il rovescio della medaglia, non puoi avere la pelle sottile ed essere un ottimo manager d'ufficio. Avere una testa equilibrata e mantenere la calma di fronte alla pressione è un attributo necessario.

Ci vuole molto per essere un ottimo office manager . A volte potrebbe sembrare ancora più difficile trovarne uno.

Ma l'importanza della cultura non scomparirà presto, e quindi il ruolo di responsabile dell'ufficio aumenterà di importanza.

Ecco perché devi trovare qualcuno che incarni la maggior parte (o tutti) di questi tratti. Trovare la misura giusta potrebbe sembrare un compito impossibile, ma fidati di noi, ne vale la pena.

La tua azienda ha un fantastico office manager? Dai loro un grido nei commenti qui sotto!

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