La Surest Guide 2021 per l'organizzazione di un sistema di archiviazione per uffici

Saluta un nuovo decennio e addio alla confusione di sistemi di archiviazione per uffici vecchi e obsoleti. Poiché è diventato più facile trovare il modo migliore per organizzare i file cartacei e incorporare la nuova tecnologia di archiviazione al lavoro, ora è il momento perfetto per organizzarsi!

Abbiamo stabilito una serie di passaggi importanti per aziende di qualsiasi dimensione che cercano di incorporare un sistema di archiviazione per ufficio. Dalla gestione dei file del computer agli hack facili da fare per l'ufficio, benvenuti nella guida go-to office.



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La prospettiva di avviare, organizzare o ripulire un sistema di archiviazione dell'ufficio ha il potere di far nascondere anche i più coraggiosi dietro un elenco di altre, più importanti, 'cose ​​da fare'. Non devi più nasconderti! Questi suggerimenti testati sul campo ti aiuteranno a ottenere e mantenere il tuo sistema di archiviazione dell'ufficio in perfetto stato di funzionamento.

Molti di questi suggerimenti provengono direttamente dal nostro gruppo Facebook di Office Manager! Scopri quali sono le pepite di saggezza che la nostra comunità ha da offrire e lanciati nella conversazione. Unisciti al gruppo qui.



Suggerimenti per l'archiviazione in ufficio Ricerca rapida:

Codice colore

Le persone utilizzano codici colore da quando le pratiche burocratiche dell'ufficio - e i sistemi di archiviazione dell'ufficio per organizzarle - sono diventate un dato di fatto decenni fa. La collaudata tecnica di codifica a colori non fallisce mai ed è relativamente veloce e facile da realizzare, anche se si dispone di un sistema di archiviazione particolarmente complesso. La codifica a colori ti ispirerà a ordinare i file in categorie sensibili, trovare rapidamente i file e aggiungere un po 'di divertimento al processo di archiviazione.

Questa tecnica organizzativa è il modo perfetto per trasformare pile di carta in pacchi ordinati e prevedibili nel miglior modo possibile. Soprattutto, la codifica a colori funziona su file fisici e digitali e, se è necessario organizzare entrambi i tipi di file, è possibile utilizzare facilmente lo stesso sistema di codifica a colori per ciascuno.



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Come:

  • Dai un'occhiata a tutti i file necessari per organizzare e stabilire alcune categorie organizzative. (Potrebbero essere necessari alcuni passaggi per riconoscere realmente i modelli e delineare le tue categorie.)
  • Assegna un colore a ciascuna categoria. (Alcune categorie includono finanziarie, risorse umane, contratti e strutture.)

Rivedi le categorie con i tuoi team e dirigenti. La coordinazione del colore non funzionerà se nessuno comprende le categorie che hai scelto.

  • Raccogli i materiali per la codifica a colori. (Queste potrebbero essere cartelle colorate da posizionare su uno scaffale o semplicemente pezzi di nastro washi colorato da attaccare ai cassetti dell'armadio.)
    • Swag.com offre tonnellate di prodotti per l'organizzazione in colori vivaci perfetti per la codifica a colori.Queste scelte hanno un vantaggio su altre opzioni perché puoi stamparle con il logo della tua azienda o altri design.
    • Dai un'occhiata a questi gadget personalizzabili per l'organizzazione dell'ufficio:

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  • Fai la codifica a colori! Ordina i tuoi file in categorie con codice colore e senti lo zen zen organizzativo con ogni file che lasci cadere (o trascina e rilascia) in un contenitore ordinato e con codice colore.
  • Crea un foglio delle regole di riferimento rapido per semplificare il processo di codifica a colori (quando aggiungi nuovi file) e chiunque altro ti aiuterà a organizzare il sistema di archiviazione dell'ufficio in futuro.

sistema di archiviazione con codice colore

Perché funziona:

La codifica a colori è simile al processo di apprendimento noto come 'frammentazione', definito dall'eLearning Coach come '... la strategia di scomporre le informazioni in piccoli pezzi in modo che il cervello possa digerire più facilmente nuove informazioni.'

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Quando codifichi a colori una montagna di carta, trasformi una massa casuale di informazioni in blocchi che tu e il tuo cervello potete facilmente ordinare quando avete bisogno di trovare qualcosa di specifico. Se hai bisogno di trovare una fattura in una pila di fogli, potresti essere sopraffatto e arrenderti, ma se devi trovare una fattura nel tuo nuovo sistema di codici colore, allora saprai di cercare la bandiera verde che indica 'Documenti finanziari'.

Digitalizza

Quando digitalizzi i file, crei essenzialmente un sistema di archiviazione senza carta. Molte persone trovano molto più facile organizzare un sistema di archiviazione digitale su un sistema di archiviazione cartaceo dopo che ogni file cartaceo è stato convertito in un formato digitale. Se scegli di digitalizzare i tuoi file, dovrai iniziare scansionando e convertendo i tuoi vecchi file, un processo che può richiedere molto tempo e lavoro.

Come:

Un ringraziamento speciale per Francisco dal nostro Gruppo Facebook per aver delineato questi suggerimenti!

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  • Decidi come organizzare i file digitalmente. Userai un file soluzione software pronta all'uso , un'unità di rete gestita dal tuo gruppo IT (tecnologia dell'informazione) o una piattaforma cloud gratuita come Google Drive ?
  • Usa una macchina di scansione affidabile ed efficiente. (Francisco ha usato un file Richo macchina con la capacità di scansionare documenti e inviarli a cartelle preassegnate sulla rete.)

Francisco consiglia anche:

'Determina se disponi di spazio di backup su cloud per i tuoi documenti. Ciò è particolarmente importante se gestisci documenti che, se persi, potrebbero rappresentare un enorme danno per clienti, clienti o altre operazioni aziendali '.

  • Determina chi avrà accesso sia all'aggiunta che all'organizzazione dei file nel tuo sistema.
  • Sviluppare una convenzione di denominazione standardizzata per i file scansionati. Ciò renderà i file facili da trovare e cercare nel tuo sistema senza carta.
  • Francisco consiglia di aggiungere date (o almeno anni) ai nomi dei file, così sarà più facile sapere quando eliminarli o archiviarli. Penn Libraries ha un meraviglioso elenco di best practice per la denominazione dei file per iniziare.
  • Crea una mappa del tuo futuro sistema di archiviazione digitale. Rendi questo modello il più preciso possibile in modo da poter anticipare eventuali problemi con il tuo schema organizzativo. Aggiorna la mappa quando hai finito il progetto per incorporare le modifiche apportate lungo il percorso. Quando hai finito, questa mappa ti aiuterà a trovare facilmente le cose mentre impari a conoscere il tuo nuovo sistema.
  • Scansiona i tuoi documenti:
    • Utilizzare un timbro o adesivi per contrassegnare i file fisici che sono già stati digitalizzati nel sistema.
    • Se il tuo file system digitale lo consente, aggiungi parole chiave a ogni documento per rendere i file più facili da trovare.
    • Prenditi il ​​tuo tempo per evitare errori. Anche un semplice errore potrebbe un giorno rendere impossibile trovare un file di cui hai bisogno. La scansione di documenti nel nuovo sistema è un processo che richiede tempo, ma ricorda: alla fine avrai finito!

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Perché funziona:

I sistemi di archiviazione digitale automatizzano l'aspetto della 'ricerca dei file' del sistema di archiviazione dell'ufficio. Invece di sfogliare cartelle e pile rischiando tagli di carta e mal di testa, un sistema digitale ti consentirà di cercare alcune parole chiave o ordinare i file in un elenco alfabetico e trovare facilmente ciò che desideri.

I sistemi digitali semplificano anche l'aggiunta di nuovi file e persino la condivisione delle responsabilità di archiviazione tra i team. La configurazione richiede molto lavoro, ma il tempo e lo stress risparmiati in seguito ne valgono la pena.

Imposta una data di scadenza

Questo può sembrare un trucco, ma uno dei modi migliori per organizzare un sistema di archiviazione dell'ufficio è ridurre i file che devi organizzare. L'eliminazione dei file in base al contenuto può essere complicata poiché è difficile determinare quali file devono essere salvati e quali possono essere lanciati, ma eliminare i file in base all'età rappresenta un modo sicuro e standardizzato per decidere cosa è possibile lanciare.

Come:

  • Stabilisci un'età 'usa e getta' per i tuoi file: 1 anno, 5 anni, 10 anni ... qualunque cosa sembri appropriata per i file che conservi e il tipo di attività che svolgi.
    • Se temi di aver bisogno di nuovo dei file, spostali semplicemente in una casella di 'archivio' o in una cartella organizzata per anno. (Questo almeno impedisce al tuo file system principale di essere ingombra di documenti non aggiornati.)
  • Crea una riunione ricorrente nel tuo calendario, possibilmente la prima settimana del nuovo anno, per eseguire una massiccia eliminazione dei file.

Perché funziona:

L'eliminazione dei vecchi file mantiene il sistema pulito, organizzato e pertinente. Ti fa anche risparmiare tempo mantenendo il sistema in ordine e ti aiuta a evitare sprecare tempo per organizzare file che nessuno avrà mai più bisogno.

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Dividere e conquistare

sistema di archiviazione raggruppato

Se i file che devi organizzare sono rilevanti solo per reparti specifici, chiedi a una persona in ciascuno di questi gruppi di organizzare i propri file mentre crei una struttura globale di gestione dei file.

Come:

  • Crea una struttura organizzativa basata sul reparto invece di utilizzare categorie che raggruppano i file in base ad argomenti generali, come la finanza o le risorse umane.
  • Dividi i file di conseguenza.
  • Porta i file a un esperto in materia di ciascun dipartimento, preferibilmente qualcuno che conosci ha straordinarie capacità organizzative. Chiedi a questo volontario di organizzare logicamente i file e creare una chiave per il tuo riferimento.
  • Raccogli i file dipartimentali organizzati e aggiungili al tuo sistema generale.

Perché funziona:

Chiedendo alle persone che capiranno - e avranno bisogno di accedere - i file da prendere parte al processo di organizzazione, ti assicuri che il tuo sistema funzioni.

Organizza i file sui muri

Montare i portadocumenti direttamente sulle pareti invece di utilizzare uno schedario o uno scaffale.

Come:

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  • Stabilisci le tue categorie organizzative e definisci quali tipi di documenti rientrerebbero in ciascuna categoria.
  • Installa supporti a muro spaziosi in una delle aree comuni del tuo ufficio. (Ottieni supporti attraenti che si adattino al marchio della tua azienda per raddoppiare questo sforzo come un'iniziativa di progettazione di uffici.) Etichetta ogni titolare per categoria principale e quindi specifica quali tipi di file devono essere inseriti in ciascuno. Considera come puoi rendere l'etichetta facile da capire per i dipendenti impegnati in pochi secondi o meno.

Quali file vanno qui?

  • Fatture
  • Ricevute
  • Richieste di rimborso
    • Invia un'email a tutti in azienda per spiegare il tuo processo. Invece di portarti file, le persone possono aggiungerli direttamente ai titolari.
  • Pulisci i file una volta alla settimana, se necessario.

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Perché funziona:

I file di Office sono risorse collettive, quindi è logico che organizzarli sia una responsabilità collettiva. Sebbene tu possa avere piani ambiziosi per mantenere il sistema di archiviazione dell'ufficio in condizioni perfettamente organizzate, tutto potrebbe andare in pezzi se e quando ti impegni. Questo sistema garantisce che i file rimangano organizzati per categoria invece di accumularsi in un mucchio casuale.

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Organizza per importanza

Chiunque abbia mai cercato tra i file comprende il desiderio ardente di trovare esattamente ciò di cui hai bisogno invece di trovare 100 cose che non ti servono. Ad esempio, prova a organizzare i file dell'ufficio in ordine di importanza per rendere il recupero dei documenti più piacevole per tutti.

Come:

  • Fai un sondaggio ai dipendenti e chiedi a quali file dell'ufficio dovevano trovare o accedere durante tutto l'anno. (Rendere obbligatorio questo sondaggio e richiedere l'aiuto della direzione per l'applicazione, se necessario).

Scorri le risposte e raggruppa i tipi di file in livelli in base alle richieste di accesso. (Il livello superiore sarebbero i cinque tipi di file a cui si accede più comunemente in base al sondaggio.)

  • Organizza il tuo sistema, digitale o fisico, secondo queste categorie. Assicurati di classificare ed etichettare anche i sottofile. Ad esempio, potresti etichettare i tuoi file di livello superiore 'File cruciali' e includere etichette separate per 'ricevute', 'contratti' e 'risultati del sondaggio'.

Perché funziona:

Tutti vogliono un file system che sembri anticipare esattamente ciò che stanno cercando. Organizzando il tuo sistema in base alla 'regola della maggioranza', hai le migliori possibilità di creare un file system che effettivamente fornisce proprio ciò di cui le persone hanno bisogno.

Pianifica di organizzarti regolarmente

Anche il miglior sistema di archiviazione per ufficio non rimane organizzato da solo. È meglio tenerlo a mente e pianificare di fare un po 'di lavoro mantenendo il sistema organizzato su base settimanale. Contribuire con un piccolo sforzo su base ricorrente sembrerà molto meno opprimente rispetto al tentativo di ripulire un anno di file gestiti in modo errato tutto in una volta.

Come:

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Imposta un promemoria del calendario ricorrente e ricorda di mantenere sacro questo compito. Chiedi l'aiuto di alcuni colleghi per mantenerti responsabile e per rendere divertente l'evento settimanale. (Potresti anche stabilire una ricompensa per aumentare la tua motivazione organizzativa.)

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Perché funziona:

Mantenere un sistema organizzato è molto più realistico e gestibile che organizzare un sistema da zero una volta all'anno.

Separare il lavoro in corso dal lavoro completato

Questo geniale suggerimento da Strumenti mentali semplifica l'intero sistema di archiviazione. È ancora possibile organizzare i file per i progetti completati, ma separarli dai file relativi al lavoro in corso renderà la ricerca dei file molto più rapida ed efficiente.

Come:

  • Mantieni qualsiasi tecnica di categorizzazione esistente che abbia funzionato per te, ma aggiungi due categorie generali: 'Completato' e 'In corso'.
  • Aggiungi timestamp o etichette ai file di gruppo per data di completamento, prevista o effettiva.
  • Aggiungi le date di completamento previste al tuo calendario in modo da sapere quando è il momento di entrare e fare un po 'di organizzazione.

Perché funziona:

I file relativi ai lavori in corso sono logicamente quelli che le persone avranno bisogno di accedere di più e organizzare un sistema di archiviazione in base all'urgenza e alla frequenza di accesso è uno dei modi migliori per assicurarsi che il tuo sistema di archiviazione sia perfettamente pratico oltre ad essere efficiente organizzato.

Tipo di bonus: Trova un modo per rendere divertente, o almeno fattibile, organizzare il tuo sistema di archiviazione. Forse questo implica ottenere belle forniture organizzative che renderanno il lavoro piacevole o reclutare un collega che ti aiuti in modo da poter condividere conversazioni di qualità durante le sessioni dell'organizzazione.

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Trova semplicemente un modo per fare in modo che il compito di organizzare i file funzioni per te: questo è il modo migliore per assicurarti che l'importante compito di organizzare i file non diventi spaventoso.

Puoi mai avere troppi consigli per l'organizzazione? Non pensiamo! Condividi i tuoi suggerimenti di seguito in modo che tutti noi possiamo godere di uffici super organizzati!

P.S. Molti di questi suggerimenti provengono direttamente dal nostro gruppo Facebook di Office Manager! Scopri quali sono le pepite di saggezza che la nostra comunità ha da offrire e lanciati nella conversazione. Unisciti al gruppo qui.

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