19 idee per l'organizzazione degli uffici nel 2021 per la migliore produttività

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E se ti dicessi che c'è qualcosa che potresti fare oggi che aumenterebbe la tua efficacia, ridurrebbe lo stress quotidiano e magari ti preparerebbe anche per una bella promozione?



Hai poco tempo? Scarica questo elenco in formato PDF . Salvalo facilmente sul tuo computer per una rapida consultazione o stampalo e condividilo con il tuo ufficio.

Le nostre idee preferite per l'organizzazione dell'ufficio per la migliore produttività:

Lo so, probabilmente starai pensando: 'È assolutamente pazzesco, Jeff. Vattene da qui con quella borsa di sciocchezze bollenti. Comunque, chi ti ha dato le chiavi del blog Dcbeacon ?? '

Una domanda valida. Ma si scopre che c'è qualcosa che controlla tutte quelle caselle e sembra essere interamente sotto il tuo controllo.



Sta organizzando il tuo ambiente di lavoro. E raccogliamo le migliori idee per l'organizzazione dell'ufficio di lavoro là fuori!

Ascoltami.

Un ambiente di lavoro organizzato ha molto di più che un semplice appeal visivo. Per cominciare, l'organizzazione dell'ufficio fai da te ha dimostrato di ridurre lo stress.



La comparsa di disordine segnala al tuo cervello che c'è del lavoro extra da fare. Quando il tuo cervello si sente sopraffatto da tutto questo lavoro (reale e percepito), innesca una risposta allo stress. Organizzare il tuo spazio di lavoro riduce la frequenza di quella risposta allo stress e ti dà una sensazione di controllo.

Inoltre, essere organizzati ti aiuterà diventare più efficiente . La ricerca di file in una workstation disorganizzata fa solo perdere tempo e ti rende meno efficiente.

Se il tuo obiettivo è salire di livello, c'è prove da suggerire quel disordine diminuisce le tue possibilità di ottenere la prossima promozione, sia aumentando la tua efficacia sia creando un'impressione positiva delle tue abitudini lavorative con i superiori.

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C'è un argomento culturale da sostenere anche per l'organizzazione dell'ufficio. Il modo in cui organizzi il tuo ufficio influisce sul comportamento del tuo team in quello spazio, quindi organizzare strategicamente il tuo ufficio ti aiuterà a creare la cultura aziendale di cui il tuo team ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi. Spero che tu stia iniziando a vedere il potere di semplici idee per l'organizzatore dell'ufficio.

Se il pensiero di ri-lavorare la tua scrivania disordinata o spostare i mobili dell'ufficio ti dà le palpitazioni cardiache, non preoccuparti del mio disordinato amigo.

Abbiamo messo insieme le migliori idee per l'organizzazione dell'ufficio: si tratta di trucchi, suggerimenti e hack che utilizziamo qui su Dcbeacon o che altre società stanno facendo che amiamo davvero.

E poiché entrambi i tipi sono importanti, abbiamo incluso hack per l'organizzazione personale e suggerimenti più generali per l'organizzazione dell'ufficio.

Nascondi i fili

Tra tutte le idee per l'organizzazione della scrivania, questa deve essere la nostra preferita. Con tutti i monitor, le torri dei computer, i mouse, i laptop, i telefoni e i caricabatterie che adornano la tipica scrivania dell'ufficio, il numero di fili davanti a noi può sfuggire rapidamente di mano.

Poiché la riduzione del disordine visivo aiuta a ridurre lo stress, nascondere tutti questi fili disordinati è essenziale. Se la tua scrivania non ha una fessura per nasconderli, prova a utilizzare i fermagli per raccoglitori per raggrupparli e nasconderli.

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(Attraverso Lifehack )

In una nota a margine, ti risparmierai anche la fatica di pescare sempre quel cavo che sembra sempre cadere dietro la tua scrivania nella terra del non ritorno.

Noi usiamo il Correttore per cavo a parete semplice correttore per cavo a parete a Dcbeacon!

Dal momento che la tua scrivania sarà il luogo di cui hai bisogno per massimizzare la produttività, può essere un vero toccasana implementare strumenti utili che hanno il potere di mantenere ogni singola scrivania in ufficio organizzata, conforme al marchio e dall'aspetto lucido e ordinato .

A Dcbeacon, adoriamo gli strumenti di organizzazione di Swag.com che rendono facile nascondere i cavi e ridurre il disordine marchiato vassoi da scrivania e organizzatori da scrivania .

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Una volta che la tua scrivania è stata perfezionata e quei cavi disordinati sono stati riposti al sicuro, non vedrai l'ora di metterti al lavoro e cogliere l'attimo!

Etichetta tutto

Se vuoi rimanere organizzato, la tua etichettatrice dovrebbe essere il tuo migliore amico.

Cose semplici come etichettare gli armadietti non solo ti faranno risparmiare tempo e frustrazione, ma limiteranno il numero di interruzioni che ricevi durante il giorno.

Le persone smetteranno di chiederti dove si trova la carta della stampante cinque milioni di volte al giorno se sbatti un'etichetta 'CARTA PER STAMPANTE' sull'armadietto o cassetto giusto. (Ok, probabilmente alcuni colleghi lo faranno ancora.)

Non fermarti alla tua scrivania, immergiti nei file del tuo computer per portare la tua produttività a un livello superiore. Ordina i tuoi file per progetto e archivia le versioni 'finale' e 'bozza' dei risultati finali.

Per un'avventura in più, fai in modo che la cartella sia soddisfatta della tua casella di posta. Prendi il controllo con uno di questi 9 modi per ordinare le tue e-mail .

Noi usiamo il Fellowes Partition Additions, Clip, Bulk Pack of 20 a Dcbeacon!

Automatizza le attività ricorrenti

Immagino che ci siano un sacco di compiti che svolgi regolarmente che occupano una quantità sproporzionata del tuo tempo.

Se sei un responsabile di ufficio, potresti essere responsabile del rifornimento forniture per ufficio , pianificazione di riunioni o check-in dei visitatori. Automatizzare queste attività essenzialmente li toglie dal piatto.

Diamine, è una grande parte del motivo per cui abbiamo progettato il modello di abbonamento Dcbeacon nel modo in cui abbiamo fatto: per farti risparmiare tempo e fatica a trovare e ordinare spuntini dal gusto eccezionale ogni mese.

PER sistema di gestione dei visitatori come Greetly toglie un sacco di lavoro dalle gambe all'ingresso dei visitatori, Calend.ly praticamente fa la pianificazione per te e puoi automatizzare le consegne di forniture per ufficio.

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Software di gestione delle attività come monday.com semplifica anche l'automazione di tantissime altre funzioni ricorrenti.

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Bonus: se devi automatizzare un set più ampio di flussi di lavoro e app, puoi sempre fare affidamento Integromat per fare il lavoro pesante. Questo strumento è un punto di riferimento per la produttività e la migliore introduzione all'automazione che puoi ottenere.

Etichette per cavi fai da te

Hai mai lavorato a un progetto importante quando all'improvviso il tuo monitor diventa nero?

All'inizio, sei preso dal panico, pensi di aver rotto il tuo computer e perso il tuo lavoro per sempre. Poi ti ricordi quando Jim lungo il corridoio chiamò IT perché il suo computer era 'rotto' e, come si è scoperto, era solo scollegato.

Con un barlume di speranza per quella spina allentata, ti trascini sotto la scrivania per scoprire ciò che potrebbe essere descritto meglio come una giungla di cavi.

Evita che questa volta faccia schifo creando etichette fai-da-te per i cavi importanti della tua vita.

Un semplice trucco, usa del nastro colorato per distinguere il tuo monitor dalla stufetta del tuo vicino.

(Via Simply Spaced)

(Attraverso Semplicemente distanziati )

Un'altra opzione, compra il tuo ciabatta colorata . Con la tua proprietà immobiliare, non ci sarà confusione quando il caricabatterie del tuo computer scompare misteriosamente perché qualcuno lo ha scambiato per il proprio.

Noi usiamo il Dotz Cord ID Pro Cord e sistema di identificazione cavi a Dcbeacon!

Vai senza carta

Ecco un modo semplice per sbarazzarsi di tutti i frammenti di carta casuali, quaderni disordinati o post-it errati che sporcano così tante delle nostre scrivanie: vai senza carta!

App come Evernote, Google Keep, Bear e molte altre rendono semplicissimo prendere appunti su cloud.

Evernote

era toby lo strangolatore di scranton

Sono passato personalmente a Evernote circa due anni fa e non posso credere di aver usato carta e penna per così tanto tempo. Evernote mi consente di prendere appunti più velocemente, sincronizzare le mie note su dispositivi, accedervi da casa e (la parte migliore IMO) cerca nei miei appunti per trovare le informazioni esatte di cui ho bisogno.

Strumenti come Dropbox e Box sono essenziali quando si tratta di ridurre l'ingombro della carta e i disastri degli schedari. Il salvataggio e la condivisione di file nel cloud aiuterà il tuo ufficio a ridurre lo spreco di carta e, fortunatamente per te, quei persistenti inceppamenti della stampante.

Utilizzare un blocco note in stile 'Daily Docket'

Se l'assenza di carta ti mette a disagio, prova a passare da una vecchia e noiosa lista di cose da fare a un blocco in stile 'agenda quotidiana'.

Il layout semplicissimo e intuitivo del blocco note dell'agenda giornaliera ti aiuta a visualizzare l'intera giornata in un colpo solo, separando anche le tue commissioni, attività, riunioni e note.

Noi raccomandiamo Blocco in stile docket della InkWell Press .

taccuino in stile calamaio

Se sei più un fai-da-te, puoi creare il tuo taccuino in stile docket con solo 4 materiali di consumo. Trova copertine stampabili gratuite Qui .

Per un divertimento e regalo di ufficio creativo , puoi persino creare pagine personalizzate per i tuoi colleghi. Assicurati di includere le cose che riescono sempre a dimenticare, come la password WiFi.

Usa lo spazio sulla parete a tuo vantaggio

Se ti siedi vicino a un muro o a un cubicolo alto, non lasciare che lo spazio vada sprecato. Usalo per liberare beni preziosi sulla tua scrivania conservando posta, forniture per ufficio o dispositivi elettronici sul muro.

Questa soluzione per pannello forato ha un bell'aspetto e mantiene le tue forniture per ufficio a portata di mano.

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(Attraverso Lifehack )

Gli scaffali a nido d'ape sono alla moda e funzionali e abbastanza facili da realizzare. Ecco al tutorial da Boxy Colonial - o questi scaffali a nido d'ape fatti a mano dalla fattoria .

Abbiamo anche adorato questa soluzione di archiviazione sospesa che utilizza contenitori di salviette disinfettate riciclate. Ecco una serie di istruzioni. (Attraverso Fallo amare .)

Se non hai spazio per creare il tuo tabellone appeso per ufficio, unisciti al tuo team e metti insieme una raccolta condivisa. Non solo rendere la lavagna ti aiuterà a conoscerti meglio, ma potrai anche legare le tue forniture per ufficio preferite.

Crea una stazione di posta fai-da-te usando vecchi libri

Questa idea super dolce viene da Beyond the Picket Fence. Alcuni vecchi libri con copertina rigida, un po 'di vernice e tessuto decorativo sono tutto ciò che serve per creare una soluzione di posta che sembra incredibile e ti mantiene sano di mente.

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(Attraverso Oltre la staccionata )

Senza la posta che ingombra la tua scrivania, porterai la tua produttività a un livello superiore. Ispira i membri del tuo team a farsi carico della posta con le tue nuove cartelle e stupisci il tuo capo con questo semplice hack dell'organizzazione. Ed è una di quelle divertenti idee per organizer da scrivania che puoi realizzare subito.

Pulisci il tuo armadio con scaffali per pallet fai-da-te

Il modo migliore per liberare spazio nell'armadio è andare in verticale. Gli scaffali ti consentono di conservare in modo efficiente snack, forniture per ufficio o tecnologia inutilizzata. Ma non pagare il dollaro più alto. Puoi realizzare le tue scaffalature rustiche ma funzionali utilizzando pallet da imballaggio usati.

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(Attraverso Ana White .)

Oppure scaffali fashion killer di vecchi tubi e legno per un look industriale. Ecco un tutorial di Amata Beatitudine .

Usa una vecchia scatola come supporto per monitor

Se il tuo ufficio è come il nostro, ricevi un flusso costante di pacchi. Le scatole rimanenti possono occupare molto spazio ed essere difficili da eliminare.

La prossima volta che trovi una scatola dall'aspetto accattivante, non troppo malconcia, puoi usarla come supporto per monitor semplice e veloce. Non solo ti toglierà la tensione dal collo, ma fungerà anche da ripiano per i tuoi articoli da scrivania preferiti.

Se vuoi portarlo al livello successivo, puoi avvolgere la scatola con carta da regalo decorativa o coprirla con i tuoi adesivi preferiti.

Utilizzare l'archiviazione automatica su richiesta

A volte hai un sacco di cose che non usi solo occupando spazio, ma tirare fuori tutte quelle vecchie scrivanie e quell'amaca da ufficio (sembrava un'idea interessante in quel momento) semplicemente non è fattibile. Inoltre non hai posto dove metterli!

Soluzioni di archiviazione self-service on demand molto convenienti come Ingombrare prenditi cura di tutto questo per te. Prendono le tue cose, le conservano fuori sede e poi le riportano indietro ogni volta che ne hai bisogno.

Organizza la tua casella di posta

È incredibile quanto tempo dedichiamo alla posta elettronica. Anche se la tua scrivania fisica è pulita e ordinata, una casella di posta disordinata può farti sentire altrettanto sopraffatto.

I sistemi di etichettatura complicati non sono davvero la strada da percorrere: di solito creano solo più lavoro per te. Se utilizzi Gmail, cambia la tua casella di posta in Modalità prioritaria , annulla l'iscrizione invece di eliminare le email di newsletter che non forniscono più alcun valore e crea filtri per determinati tipi di email (come quelle con tonnellate di destinatari).

Un dipendente di Mailchimp ha anche condiviso un fantastico sistema di elaborazione della posta elettronica che limita il tempo trascorso nella tua casella di posta. Invece di spendere un sacco di tempo per etichettare tutto, questa persona contrassegna qualsiasi e-mail che richiede un'azione non letta: tutto il resto viene archiviato.

Controlla il sistema completo Qui .

E, naturalmente, puoi anche ridurre il traffico e-mail utilizzando Slack per le comunicazioni interne.

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Utilizza un sistema di ticketing per gestire le richieste in entrata

Questo è un ottimo suggerimento per i responsabili dell'ufficio, i professionisti IT, gli assistenti amministrativi o chiunque altro il cui lavoro richiede loro di soddisfare una tonnellata di richieste in entrata.

ZenDesk è un'ottima soluzione di ticketing che non solo ti aiuta a tenere traccia di tutte queste richieste in arrivo, ma ti aiuta anche a rispondere ad esse in un modo che non interrompe il tuo flusso di lavoro o dirotta completamente il tuo programma giornaliero .

Se un sistema a pagamento come ZenDesk non è un'opzione, ecco una soluzione fai-da-te di Office Manager Megan.

megan-macfadgen-quote'Ho [un foglio di calcolo Excel] che tengo su una rete che aggiorno.

Ogni volta che qualcuno mi invia un'e-mail chiedendomi di fare qualcosa, la inserisco in quella lista. L'ho impostato come i compiti che ho.

In alto ho le attività che sono in attesa. Ho attività ricorrenti, qual è lo stato di esse, qual è l'attività, qual è lo stato di esse, quando sono le date di scadenza, chi è responsabile, a chi devono essere presentate, e poi ho le attività in corso . Tutto è datato.

Ogni settimana creo un nuovo foglio in modo da poter rivedere quelli vecchi.

contratto per uccidere film

È solo questione di essere diligenti e aggiornarlo. Quello che faccio è anche stampare la richiesta e-mail con una e-mail e terrò quella pila di fogli di cose da fare. Quindi lo confronterò con il mio elenco per assicurarmi che sia lì e che sia fatto. '

Scarica il modello di Megan qui (grazie, Megan!).

Crea divisori per cassetti con scatole di cereali

Crea il posto perfetto per forbici e nastro adesivo accorciando le scatole di cereali e coprendole con feltro o carta adesiva. Questo progetto facile da realizzare sembra fantastico e manterrà il disordine lontano dalla scrivania.

Domare il disordine della scrivania con un cestello da ripiano

Ti senti come se fossi sempre a corto di spazio sulla scrivania? Liberare parte di quella preziosa metratura con a cestello sotto mensola semplice ed economico .

Metti via gli oggetti necessari per la scrivania, riscalda le dita che digiti e allunga i gomiti. Con questa soluzione rapida, puoi metterti al lavoro senza preoccuparti dell'imbarazzo di bussare qualcosa sul pavimento.

Non diventa più facile di così!

Crea una libreria di Office

Se sei come noi, potresti avere un sacco di libri di consultazione casuali in giro in sale conferenze casuali che nessuno guarda davvero, soprattutto perché non sanno di essere lì!

Organizzali in una biblioteca dell'ufficio in posizione centrale per incoraggiare le persone ad aprirli effettivamente.

Bastano pochi scaffali, la tua fidata etichettatrice (ovvero il migliore amico) e il tuo lavoro. Organizza per argomento, quindi alfabetico per autore.

Metti le tue scrivanie su ruote

Ecco un bel trucco dal mondo delle startup. Installa le ruote sul fondo delle scrivanie per rimettere a posto il tuo ufficio in pochi minuti.

Qual è il vantaggio? La capacità di riconfigurare offre al tuo team (o azienda) un grado di flessibilità che incoraggia la collaborazione e ispira la creatività.

Conserva le ricevute in un barattolo di vetro

Quante volte hai dovuto restituire qualcosa, elaborare una spesa o registrarti per una garanzia, se solo potessi trovare la ricevuta!

Le ricevute cartacee sono ancora una realtà per molte aziende. Tienili al sicuro e al sicuro ma mettili in un barattolo di vetro.

Se è un po 'troppo analogico, passa al digitale. Usa app di monitoraggio delle spese come Concur e non preoccuparti mai più di perdere una ricevuta. Oppure puoi iniziare a ridurre le entrate utilizzando un file carta di credito virtuale per documentare la spesa online.

Usa questo magnete per evitare i piatti nel lavandino

Quanto è frustrante quando i piatti si accumulano nel lavandino dell'ufficio ... nonostante la presenza di una lavastoviglie da ufficio! Piatti antiestetici nel lavandino danno ai visitatori l'impressione che la tua attività NON SIA SERIA.

Fortunatamente c'è una soluzione facile. Molto spesso, l'accumulo di stoviglie si verifica perché le persone non si rendono conto che la lavastoviglie è sporca e non è stata ancora utilizzata, oppure è pulita e deve essere svuotata. Questo insegna magnetica di Dish Nanny dice al tuo ufficio quale azione intraprendere.

In una nota a margine, DOVE VANNO TUTTE LE FORCHE ??? Seriamente, le persone li stanno portando a casa? Li buttano via per sbaglio? Esiste un mercato nero dell'argenteria di cui non sono a conoscenza? Ci sono gnomi posate che rubano forchette da uffici ignari?

DOVE. SIAMO. IL. FORCHETTE. PERSONE.

Declutter

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Organizzare le cose richiede tempo. Avvia qualsiasi iniziativa organizzativa rimuovendo prima tutto ciò che intendi organizzare. Questo ti impedisce di perdere tempo nell'organizzare cose che non utilizzerai. Garantisce inoltre che il tuo schema organizzativo finale sia il più utile possibile poiché organizzerai solo le cose di cui hai veramente bisogno.

Potresti pensare: 'Certo che ho bisogno di tutto quello che ho intenzione di organizzare!' Anche se questo è vero, non fa comunque male esaminare tutto solo per essere al sicuro. Abbiamo tutti l'impulso di tenere le cose, a volte tutto. Dopo tutto, non sappiamo mai quando potremmo usarli di nuovo. Prenditi un secondo per assicurarti di essere soddisfatto del tuo progettazione dell'ufficio e quindi eseguire i passaggi necessari per organizzare.

Prestare particolare attenzione agli elementi duplicati e agli elementi con funzioni di duplicazione. Ad esempio, hai 3 penne, 2 matite tradizionali, 2 matite meccaniche e magari una penna gel colorata? Seleziona solo 1 o 2 strumenti per scrivere e dona il resto.

Mancia:

Gettare via oggetti utili è uno spreco. Assicurati di donare o scambiare oggetti funzionali che non ti servono più nel tuo spazio di lavoro. Considera l'idea di creare uno 'scambio di ufficio' nell'angolo della cucina o nella sala relax. Tutti possono mostrare gli scarti che vogliono mettere in palio. Le persone che ne hanno davvero bisogno possono prenderle.

Potresti anche collaborare con i tuoi colleghi per organizzare una donazione mensile di Goodwill. Specificare una posizione per la pila 'discarica' ​​e chiedere a un volontario di consegnare la cassetta delle donazioni alla fine di ogni mese.

Se davvero non puoi separarti da alcuni dei tuoi articoli, considera di metterli in una scatola e di riporla in un luogo totalmente fuori mano. Ciò eviterà che gli oggetti ingombrino il tuo spazio di lavoro e ti impedirà di sentire il nervosismo di separarti da cose che non vuoi lasciare andare.

Crea una 'piattaforma di atterraggio'

Designare una sezione della scrivania come 'piattaforma di atterraggio'. Contrassegna l'area utilizzando un tappetino decorativo, un tagliere o un vassoio. Puoi persino creare un bordo usando del washi decorativo o del nastro adesivo.

Dai un'occhiata alla tua 'piattaforma di atterraggio'. D'ora in poi, questo è l'unico posto su tutta la tua scrivania in cui ti è permesso mettere le cose. Tutto il resto rimane in un cassetto o in un armadietto. Il resto della tua scrivania rimane intatto, non rovinato nemmeno da una matita o dal tuo cellulare.

Quando la piattaforma di atterraggio è piena, è ora di rimettere le cose al loro posto prima di metterne fuori altri.

Questo potrebbe sembrare estremo, ma spesso il disordine passa da impercettibile a fuori controllo quando si perde l'abitudine di riporre le cose. Tenere qualcosa sulla scrivania che usi solo una volta alla settimana o anche una volta al giorno non 'velocizzerà il tuo flusso di lavoro'. Ingombra la tua scrivania.

Fai una nota adesiva 'disintossicante'

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Amiamo i foglietti adesivi tanto quanto tutti gli altri, ma a volte ci ritroviamo ad abusarne. La sensazione di afferrare una nota adesiva e annotare qualcosa è così naturale che è facile capire perché siamo vittime del 'disordine di note adesive', il caos che si prova quando si hanno 12 note adesive attaccate a un monitor invece di una semplice piena- elenco di pagine.

Prenditi una pausa dalle note adesive per terminare il ciclo di disordine. Torna agli sticky quando sei pronto a impegnarti a usarne solo pochi ogni giorno. Il tuo spazio di lavoro sembrerà molto meno disordinato e apprezzerai le note adesive più che mai.

Usa contenitori trasparenti

A volte inconsciamente evitiamo di riporre le cose perché temiamo di poter dimenticare dove le mettiamo. (Ricorda quella volta che non sei riuscito a trovare alcune note importanti sulla riunione perché hai inserito il tuo blu taccuino di distanza e non sei riuscito a trovarlo?)

Organizza gli oggetti in contenitori trasparenti per ridurre l'ingombro mantenendo le cose visivamente accessibili come sarebbero se fossero visualizzate in modo ordinato sulla tua scrivania.

Sei un esperto di trucchi e suggerimenti per l'organizzazione dell'ufficio? Cosa manca dalla nostra lista? Fateci sapere nei commenti! (Ma tienilo organizzato.)

Vuoi aggrapparti a queste idee? Scarica questo elenco in formato PDF . Salvalo facilmente sul tuo computer per una rapida consultazione o stampalo e condividilo con il tuo ufficio.

Risorse pratiche per l'ufficio