17 Strategie comprovate per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

migliorare la comunicazione sul posto di lavoro

Denise aveva pensato a tutto.



Il suo studio di architettura era sul punto di ottenere un nuovo grande cliente e lei era incaricata di assicurarsi che il loro incontro RFP li avrebbe abbagliati. Stava facendo stampare e rilegare la proposta, aveva ordinato un cartello di benvenuto personalizzato e stava persino organizzando la riunione presso il ristorante locale preferito del potenziale cliente.

Tutto era fissato per giovedì.

C'era solo un problema: nessuno ha detto a Denise che la riunione era stata spostata a martedì.



Nel grande giorno, Denise fu colta alla sprovvista. La proposta è stata stampata frettolosamente sulla stampante in bianco e nero dell'azienda dopo l'arrivo del cliente e l'incontro non è riuscito a impressionare. Alla fine l'attività è passata a un'altra azienda.

Che cosa è andato storto? Lungo la strada, Denise è stata accidentalmente esclusa da una catena di posta elettronica con altre 30 persone. Nonostante le sue migliori intenzioni e tutto il suo duro lavoro, lei (e la sua azienda) non ha mai avuto una possibilità, tutto a causa di un'interruzione nella comunicazione sul posto di lavoro.

Come dimostra l'esempio precedente, una comunicazione imprecisa sul posto di lavoro può avere conseguenze disastrose.



curtis mayfield non ti preoccupare

La comunicazione sul posto di lavoro è particolarmente impegnativa perché non c'è aspetto della tua azienda che non tocchi.

È un problema che deve essere risolto a tutti i livelli: dal livello peer-to-peer, al livello di report diretto dal manager, fino al livello di reparto e di tutta l'azienda. Ciascuno di questi livelli ha dinamiche diverse con le sue sfide uniche e diventano più difficili man mano che la tua azienda cresce.

Quindi ecco i nostri veri e provati suggerimenti per affrontare queste sfide a testa alta e elevare la comunicazione sul posto di lavoro a nuovi livelli . Li abbiamo organizzati per livello per aiutarti a trovare la soluzione giusta per il problema che stai affrontando.

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1. Avvia un Buddy System

amicizie

L'anno scorso a Dcbeacon , abbiamo lanciato un programma di amicizia per i nuovi assunti e lo ha fatto meraviglie per la nostra comunicazione interna .

Il programma è andato così: a ogni nuovo membro del team Dcbeacon è stato assegnato un amico di un dipartimento diverso per aiutarli con il processo di onboarding , rispondere a tutte le domande che potrebbero avere e fungere da risorsa personale e professionale. L'idea era di aiutare ad acclimatare i nuovi assunti con la cultura aziendale e fornire loro il supporto di qualcuno diverso dal loro manager.

Uno dei vantaggi inaspettati che abbiamo riscontrato è stato l'aumento della comunicazione interdipartimentale. I legami forgiati durante il buddy process tendevano a durare ben oltre il periodo di onboarding e gli amici erano in grado di far emergere i bisogni e svilupparsi modi per collaborare sui progetti tra i reparti in modi che non avevamo mai visto prima.

2. Tenere pranzi interdipartimentali

I pranzi interdipartimentali sono un modo fantastico per far parlare individui di diversi team e dipartimenti.

Oltre alla connessione che risulta dall'apprendimento delle reciproche storie personali, interessi e obiettivi, questi pranzi sono anche un modo per favorire la collaborazione tra i reparti.

I dipartimenti spesso affrontano problemi che sembrano insormontabili, ma solo perché non dispongono degli strumenti necessari per risolverli. Nel frattempo, l'esperienza di cui hanno bisogno potrebbe trovarsi in fondo al corridoio.

Prendiamo ad esempio il servizio clienti e il marketing. Nella maggior parte delle aziende, questi reparti non interagiscono affatto, infatti, le persone di quei team potrebbero non sapere nemmeno cosa fa l'altro tutto il giorno.

l'hai guadagnato il pranzo di squadra

In realtà, questi reparti sono indissolubilmente legati. Visto da un livello elevato, sia il marketing che il servizio clienti toccano la stessa identica esperienza del cliente: sono semplicemente fermate diverse nello stesso percorso.

Ci possono essere modi in cui il marketing può rafforzare l'esperienza dell'utente finale creando materiali educativi o che il servizio clienti può aiutare il marketing ad articolare meglio la proposta di valore del prodotto.

Ma non lo scopriranno mai finché non avrai interagito con questi reparti. Quindi noleggia un camion di taco e trascorri un pomeriggio a trimestre riunendo persone provenienti da diversi lati della casa. Non sai mai cosa escogiteranno.

3. Vai fuori sede per Team Building

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Oltre ad essere molto divertenti, gli esercizi di team building possono migliorare le comunicazioni tra individui. Una giornata trascorsa fuori sede a fare qualcosa di diverso dal lavoro aiuterà i tuoi dipendenti ad abbattere le barriere che impediscono alla comunicazione di connettersi e comunicare.

Uno dei modi migliori per rafforzare i legami della tua squadra è attraverso le attività di fitness. Che si tratti di una sfida push up o di un bootcamp quotidiano, puoi prendere due piccioni con una fava, rafforzando il legame di squadra e la comunicazione mentre crei uno staff più sano e produttivo nel processo.

Il team building a volte ottiene un brutto colpo, ma la verità è che il team building non deve essere noioso! Controlla il nostro elenco di 39 idee di team building follemente divertenti . (La fiducia non è inclusa.)

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4. Valuta il sentimento dei dipendenti con 15five

Non puoi risolvere un problema senza prima sapere qual è il problema e il modo migliore per scoprire cosa funziona e cosa non funziona per il tuo team è chiederglielo.

15 cinque è una delle nostre soluzioni preferite per misurare il sentiment dei dipendenti, in particolare tra i manager ei loro dipendenti diretti. Il loro software rende incredibilmente facile sondare la tua organizzazione e valutare il sentimento dei dipendenti su qualsiasi cosa.

Indagine sulla comunicazione a 15 cinque rapporti

15five è stato sviluppato intorno all'idea che un semplice report che richiede solo 15 minuti per la compilazione di un dipendente e cinque minuti per la lettura da parte di un manager avrà un impatto eccessivo sulla soddisfazione generale della tua forza lavoro. La loro piattaforma rende semplicissimo integrare questa pratica nella routine settimanale della tua azienda.

Oltre al feedback generale, assicurati di porre domande qualitative su come si sentono i rapporti diretti comunicazioni interne - i tuoi dipendenti si sentono al corrente? Sentono che la leadership ha un punto per tenerli attaccati? E il tono della comunicazione? È robotico o trasmette eccitazione? È coerente con la tua cultura? Il tuo marchio?

5. Assicurati che i tuoi dipendenti siano sempre i primi a saperlo

Uno dei peggiori errori che un'azienda possa commettere è trascurare di dire prima ai propri dipendenti le novità di una grande azienda.

È un problema più comune di quanto potresti pensare. Il più delle volte, grandi annunci provengono dal reparto comunicazioni dell'azienda. Molti di questi team sono così concentrati sull'esterno che informano la stampa prima dei propri dipendenti.

Inoltre, i professionisti delle comunicazioni potrebbero essere preoccupati per le fughe di notizie (accidentali o meno) che violano gli embarghi per cui hanno lavorato così duramente per proteggere, quindi essere riservati potrebbe sembrare una buona pratica.

Ma l'ultima cosa che vuoi è che i tuoi dipendenti apprendano un cambiamento strategico, una fusione o una grande scossa da un blogger. Quando i dipendenti leggono notizie sulle proprie aziende su blog o siti di notizie prima di sentirle dal loro datore di lavoro, significa che l'azienda o non si preoccupa di tenerli informati o non si fida di loro con informazioni sensibili.

Questa dovrebbe essere una regola rigida e veloce: non lasciare che i dipendenti vengano a conoscenza di annunci importanti da nessuno tranne te. Per lo meno, puoi far coincidere gli annunci interni con quelli esterni in modo che i dipendenti si sentano coinvolti.

6. Salta le riunioni di livello

Ne abbiamo discusso molte volte l'importanza dei quadri intermedi - dopotutto, sono il filo diretto con il C-suite, e sono quelli nelle trincee che effettivamente eseguono tutte quelle strategie di alto livello immaginate negli uffici d'angolo.

Per quanto sia importante il middle management, tendono a fungere da filtro tra dipendenti e leader e ogni tanto è bene rimuovere questo filtro dall'equazione per garantire che nulla vada perso nella traduzione o per far emergere eventuali suggerimenti che i dipendenti potrebbero esitare da condividere con i loro manager diretti.

Questo è esattamente ciò per cui sono progettate le riunioni di livello intermedio.

In una riunione di livello superiore, un dipendente incontra il capo del suo capo. Il vantaggio è che il dipendente ha accesso diretto al punto di vista del leader, che è probabilmente molto più strategico e focalizzato sul lungo termine piuttosto che sul quotidiano.

legame del finale finale di isaac

Questo la aiuterà a prendere decisioni più strategiche nel suo ruolo quotidiano. Allo stesso modo, il leader ottiene uno sguardo non filtrato su ciò che sta lavorando e cosa non sta lavorando a livello di esecuzione.

Dipartimento

7. Festeggia le vittorie

Uno dei più grandi errori che vediamo commettere dalle aziende è quello di intervenire solo quando le cose vanno male e di dare il successo come un dato di fatto.

Quindi celebra i risultati del tuo team.

Crea un premio mensile per prestazioni stellari e annuncialo al prossimo appuntamento nella newsletter aziendale. Assicurati di far emergere le persone che fanno costantemente le cose giuste e svolgono un lavoro straordinario in modo che sappiano che non le dai per scontate.

8. Rompere la tua dipendenza dalla posta elettronica

Una delle maggiori sfide di comunicazione che i luoghi di lavoro devono affrontare è affidarsi alla posta elettronica.

Perché la posta elettronica è un problema?

Per cominciare, la posta elettronica crea silos di informazioni. Sebbene non sia interamente uno a uno, l'e-mail in base alla progettazione limita la comunicazione al numero di persone nelle righe 'a' o 'cc'.

Quante volte ti sei trovato a 'collegare' i colleghi a una catena di posta elettronica inutilmente lunga e contorta, solo per dover ripetere le stesse informazioni due o tre volte. Tutto ciò tende a inibire la trasparenza e mantenere le informazioni bloccate in secchi dipartimentali.

Nonostante il crescente consenso sul fatto che troppa posta elettronica sia una cattiva pratica, la posta elettronica è ancora la norma per la maggior parte delle comunicazioni sul posto di lavoro. Ciò è stato ripreso nel nostro recente rapporto State of the Office Manager (un primo sondaggio nel suo genere su centinaia di dirigenti d'ufficio di tutti gli Stati Uniti) Il 71% degli intervistati ha dichiarato che la posta elettronica era ancora il loro metodo di comunicazione preferito.

Un modo per staccarsi dalla posta elettronica è con Slack , l'onnipresente app di messaggistica per startup tecnologiche e altre aziende altrettanto alla moda in tutto il mondo. Con Slack, le aziende sono state in grado di ridurre il traffico di posta elettronica di quasi la metà , oltre a ridurre la quantità di tempo trascorso nelle riunioni.

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A differenza dell'email, Slack è un file intranet aziendale progettato pensando alla trasparenza. Gli utenti creano canali in cui possono discutere argomenti che chiunque in azienda può vedere. Se vieni aggiunto a un progetto nelle fasi successive, puoi visualizzare e cercare conversazioni per conoscere rapidamente lo stato di tutte le varie parti in movimento.

E con preferenze di notifica altamente personalizzabili, puoi impostare Slack e il tuo App Slack in modo che non ti distraggano durante i periodi di massima produttività.

Slack è molto intuitivo, ma ci vuole del tempo per padroneggiarlo. Check-out Fast Company's elenco di 'Hack Slack' per alcuni suggerimenti di livello professionale.

9. Metti via i telefoni durante le riunioni

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Certo può essere allettante, ma quando ti siedi per una riunione, assicurati che il tuo telefono non sia a portata di mano.

Niente dice 'Ho un totale disprezzo per tutti in questa stanza' più che controllare il telefono durante le riunioni.

Mettere il telefono a faccia in giù, o meglio ancora, nella valigetta o nella borsa, ti aiuterà a essere più presente incontri uno contro uno . Questo a sua volta ti aiuterà a ottenere di più da questi incontri e a rafforzare il tuo rapporto con i tuoi colleghi.

10. Distribuire gli strumenti di gestione dei progetti

Parlando di posta elettronica, uno dei più grandi errori commessi dalle aziende è affidarsi a canali di comunicazione generali quando è necessaria una soluzione più specifica.

Considera un team di ingegneri o di sviluppo prodotto, per il quale le scadenze e gli aggiornamenti di stato devono essere monitorati in modo coerente ed efficace. Per queste squadre, anche Slack di solito non è sufficiente.

Fortunatamente ci sono tantissimi ottimi strumenti di gestione dei progetti là fuori. Basecamp, Trello o Jira sono tra i più conosciuti e amati.

11. Rendilo personale

L'autenticità è fondamentale nelle comunicazioni sul posto di lavoro. Come abbiamo già visto, arrivare alla verità è così importante quando si tratta di raggiungere i tuoi obiettivi aziendali e non puoi farlo senza comunicazioni autentiche.

Uno dei modi migliori per stabilire l'autenticità è incoraggiare la vulnerabilità.

Una tattica che utilizziamo è avviare le riunioni del personale con un esercizio di vulnerabilità. Prima delle nostre riunioni settimanali dei dirigenti, ai partecipanti viene chiesto di condividere qualcosa di personale con il gruppo. Il leader della riunione viene preparato con un suggerimento e tutti valutano.

Ecco alcuni argomenti per avviare la vulnerabilità alla tua prossima riunione:

  • Condividi la più grande lezione che hai imparato da uno dei tuoi genitori.
  • Dai un nome alla tua più grande sfida personale e come l'hai superata.
  • Dai un nome alla tua più grande paura nella vita.
  • Nomina la cosa numero uno con cui stai lottando oggi.
  • Dai un nome al tuo risultato più orgoglioso.
  • Nomina la persona più influente della tua vita che non è imparentata con te.

La vulnerabilità condivisa ti aiuterà ad abbattere le barriere e a stabilire fiducia e ti permetterà di parlare più apertamente con il tuo team. Questa comunicazione migliorata continuerà a basarsi su questo prezioso rapporto tra datore di lavoro e dipendente . La vulnerabilità è essenziale anche quando si tratta di esprimere il dissenso, che è così importante per arrivare al cuore delle questioni che contano di più per la tua attività.

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12. Hold Office Hours

Prendi in prestito una pagina dal playbook del tuo professore universitario preferito e incoraggia il tuo gruppo dirigente a tenere regolari orari d'ufficio.

Non deve essere molto - solo una o due sessioni al mese saranno sufficienti - ma mettere a disposizione i tuoi dirigenti senior può fare miracoli per la comunicazione sul posto di lavoro.

gestori fantastici

La bellezza di questa tattica è che i vantaggi vanno in entrambe le direzioni.

Il tuo team apprezzerà l'accesso e si sentirà curato e la loro opinione è importante. Nel frattempo, la tua leadership ascolterà un punto di vista che altrimenti non avrebbe mai considerato.

13. Casella dei suggerimenti

Anche se potrebbe non sembrare un po 'antiquato, non contare la scatola dei suggerimenti vecchia scuola.

Sia che tu scelga una versione fisica o digitale, questa tattica collaudata ha un grande vantaggio: l'anonimato. Quando i dipendenti possono commentare in modo anonimo, sono molto più disposti a dire alla leadership la verità sulle questioni che contano.

Se l'installazione di un vero lockbox non ti attira, ci sono molte versioni digitali tra cui scegliere. Google Forms e Survey Monkey sono entrambi ottimi modi per sollecitare il feedback preservando l'anonimato, o provare Scatola dei suggerimenti gratuita (Il nome dice tutto).

scatola dei suggerimenti gratuita

Ovviamente, affinché funzioni, la leadership deve rispondere ai suggerimenti che riceve, sia durante le riunioni a tutte le mani che in altre comunicazioni a livello aziendale. Se i dipendenti ritengono che la scatola dei suggerimenti sia un buco nero, potrebbe far male più che aiutare.

14. Tenere riunioni regolari di tutte le mani

A proposito di ... l'incontro a tutte le mani è uno dei modi migliori per creare un senso condiviso di missione e scopo per la tua azienda, oltre a celebrare le vittorie e consentire ai dipendenti di diversi dipartimenti di legarsi.

A Dcbeacon teniamo due mani all-hands ogni settimana presso il nostro quartier generale a Culver City.

Il lunedì è un calcio d'inizio settimanale con annunci da la nostra fantastica Vibe Manager Liza , così come nuove presentazioni di assunzioni e aggiornamenti su obiettivi e metriche mensili. Il giovedì è la nostra Sensei Session settimanale, che comprende presentazioni di sviluppo personale e professionale condotte sia dalla leadership che dai dipendenti.

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Certo, questo livello di frequenza potrebbe non essere pratico per tutti.

Se sei un'azienda più grande, spara per una riunione a tutte le mani almeno una volta al trimestre. Spesso, questi all-hands sono l'unica occasione in cui l'intera azienda è in grado di interagire a livello faccia a faccia o ha l'opportunità di porre domande al proprio CEO, quindi ti consigliamo di utilizzarli per implementare nuovi obiettivi trimestrali e aggiorna il tuo team sui progressi e sui risultati. Ti consigliamo inoltre di creare un video riepilogativo o una registrazione video della riunione a tutte le mani per assicurarti che la tua azienda si stia rivolgendo chiaramente comunicazione aziendale interna gol per assenti e dipendenti remoti .

15. Domande e risposte

Le domande e risposte sono un altro ottimo modo per sollecitare feedback e dimostrare impegno per la trasparenza.

Teniamo domande e risposte aperte una volta al mese durante le nostre riunioni a tutti. I dipendenti sono invitati a porre domande in anticipo o possono chiedere loro di persona durante la riunione. Niente è off limits, e il nostro leader resilienti sforzati di essere il più aperto possibile.

16. Abbattere i muri (cubicolo)

C'è molto che puoi fare per incoraggiare una migliore comunicazione solo nella progettazione del tuo ufficio.

I layout di un ufficio aperto, ad esempio, presentano alcuni importanti vantaggi quando si tratta di comunicazioni, tra cui rendere più facile per i dipendenti interagire a livello faccia a faccia.

ufficio aperto

Quando i dipendenti sono in uffici o cubicoli chiusi, è molto meno probabile che si incontrino di persona e più propensi a sparare e-mail (il che, come abbiamo visto, ha i suoi svantaggi).

Quindi, se vuoi incoraggiare una maggiore comunicazione di persona (e dovresti), vai avanti e abbatti quei muri.

17. Collabora nel cloud

Una cosa che può danneggiare la comunicazione è l'accesso. Il tuo team ha bisogno di un facile accesso a documenti cruciali. Man mano che la tecnologia si evolve diventa ancora più importante mantenere questi documenti al sicuro.

Una cosa che puoi fare è archiviare i tuoi documenti più importanti, come linee guida aziendali, modelli importanti o fogli degli obiettivi, dal vivo nel cloud in modo che chiunque possa accedervi. Google Drive, DropBox o il Drive condiviso della tua azienda sono ottimi modi per tenere questo tipo di documenti a portata di mano del tuo team.

BONUS - Non dimenticare i dipendenti remoti!

Infine, ci sono buone probabilità che una parte della tua forza lavoro non lavori presso la sede della tua azienda.

Hai un magazzino fuori sede? Un ufficio di ingegneria satellitare in un'altra città o anche in un altro paese? UN manciata di dipendenti remoti che lavorano da casa ? Una squadra di vendita esterna che non entra in ufficio?

Può essere facile dimenticare che tutto ciò di cui abbiamo discusso fino a questo punto si applica anche a loro. I tuoi dipendenti remoti dovrebbero sentirsi curati, inclusi e al corrente dei tuoi dipendenti presso la sede centrale.

Quindi, durante la riunione a tutte le mani, assicurati che ci sia un feed video o audio dal vivo da seguire. Se fai una domanda e risposta, rispondi alle domande delle persone che guardano in remoto. E fai arrivare i tuoi dipendenti, almeno una volta all'anno. Nonostante tutti gli straordinari strumenti di comunicazione disponibili oggi, niente batte l'interazione faccia a faccia.

Conclusione

Come puoi vedere, nella comunicazione sul posto di lavoro c'è di più di quanto sembri. Emozioni, obiettivi aziendali, strumenti e logistica convergono e a volte può sembrare che ci siano troppe parti in movimento per definire davvero la tua strategia di comunicazione.

Il miglior consiglio è ricordarsi di mettersi nei panni dei dipendenti e provare a vedere le cose dal loro punto di vista. Se lo fai, le decisioni giuste saranno ovvie.

Quali sono alcune tattiche che usi per migliorare la comunicazione sul tuo posto di lavoro? Fateci sapere nei commenti qui sotto.