17 competenze di assistente esecutivo nel 2021 per un'efficacia folle

Gatekeeper. Custode. Gara d'obiettivo. Poliziotto del traffico.

In qualità di assistente esecutivo, scommetto che sei già stato chiamato una delle etichette di cui sopra.



lancio di piedino

Deve essere frustrante. Sebbene ci sia un pizzico di verità nell'idea di EA come 'gatekeeper', questa descrizione graffia a malapena la superficie di tutto il valore che fornisci.

Competenze di assistente esecutivo Forse una descrizione più accurata potrebbe essere qualcosa del genere:

Partner strategico. Confidente fidato. Risolutore di problemi professionale.



Considera questo: un'esplosione di strumenti organizzativi , app per prendere appunti, piattaforme di comunicazione e soluzioni di calendario significa che la maggior parte dei dirigenti è in realtà più autosufficiente di quanto non sia mai stata. Semmai, i dirigenti di oggi hanno bisogno di meno supporto amministrativo, non di più.

Eppure, gli assistenti esecutivi sono probabilmente più preziosi ora di quanto non fossero nei decenni passati.

Perché è così?



Semplice. La funzione EA si è trasformata da ruolo di supporto a ruolo più strategico. I dirigenti di oggi si affidano ai loro assistenti non solo per l'assistenza amministrativa, ma anche per consulenza strategica, competenza tecnica e analisi critica. Gli EA dovrebbero dilettarsi in cose così ampie e varie come gestione di progetto , pianificazione di eventi e comunicazioni interne.

Gli EA moderni hanno spesso anche il compito di gestire la cultura aziendale (remota) attraverso un software di riconoscimento dei dipendenti piace Assemblaggio .

Ecco perché USA Today ha descritto l'Assistente esecutivo come il 'ruolo di potere' della Silicon Valley e ha riferito che non è raro che gli EA nella mecca della tecnologia arrivino a sei cifre.

Un ruolo impegnativo come questo richiede competenze di livello esperto. Quindi, se sei impegnato nel percorso EA o speri di utilizzare il ruolo per trampolino di lancio verso il lavoro dei tuoi sogni, ecco le competenze di cui avrai bisogno per stupire i tuoi capi e avere il maggiore impatto per il tuo team.

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Sommario

Competenze eccellenti per assistenti esecutivi dedicati

Abbiamo recentemente intervistato 1.273 assistenti esecutivi nel nostro gruppo Facebook State of The Executive Assistant e monday.com è stato votato come strumento di produttività / organizzazione preferito da utilizzare.

Lunedì Gif

1. Conoscere tutti i segreti meglio custoditi

Hai mai notato che gli EA sembrano sempre avere una risposta per questo, una soluzione per questo e una risorsa per aiutare con tutto il resto?

Bene, ecco un segreto: non sembra solo che gli EA abbiano una sfilza di assi nella manica; lo fanno davvero .

Molti EA tengono un 'piccolo libro nero' (noto anche come documento Word o file Excel) di risorse, un elenco di strumenti utili, servizi, collegamenti e contatti. (Sapendo che probabilmente avrebbero incontrato quasi tutte le sfide nominabili nella loro carriera, questi esperti EA hanno trovato un modo per ricordare ogni risorsa potenzialmente utile.)

Inizia dal tuo elenco di risorse con il nostro segreto preferito:

  • L'Assist . Considera questa newsletter settimanale freemium la tua scorciatoia per conoscere tutti i segreti meglio custoditi, gli strumenti tecnologici più utili e i suggerimenti testati sul campo da altri EA affilati come rasoi. Potresti persino sentirti come se avessi un superpotere mentre ricevi nuovi segreti consegnati su un piatto d'argento (ovvero un'e-mail ben formattata) ogni settimana.

Risorse addizionali:

2. Calma sotto pressione

meditazione in ufficio

Non parliamo di zucchero a velo: i dirigenti possono essere esigenti! La maggior parte dei dirigenti ha lavori ad alta pressione e questa pressione viene spesso trasmessa a te.

Non tutti i giorni ci sarà un'esercitazione antincendio, ma è fondamentale che tu possa funzionare nelle situazioni di alta pressione che senza dubbio ti si presenteranno.

Tornando al mio esempio precedente, c'era qualcosa oltre alla sua intraprendenza che ha aiutato l'EA nella mia storia ad afferrare quei biglietti Laker: quel respiro profondo che ha preso.

È rimasta calma sotto la pressione di un compito difficile con una scadenza ravvicinata. Si era già trovata in questa situazione e sapeva che se avesse calmato la mente e si fosse concentrata su ciò che poteva controllare - il suo sforzo - sarebbe stata in grado di far accadere qualcosa.

Ecco alcune risorse per aiutarti a mantenere la calma quando le cose si fanno un po 'pazze.

3. Intraprendenza ostinata

Prendere appunti in taccuino sulla scrivania

In qualità di EA, quante volte ti è stato chiesto di realizzare l'impossibile?

Un buon assistente sa che rendere possibile l'impossibile arriva con il territorio. Per farlo, hai bisogno di intraprendenza e determinazione a portare a termine le cose.

Una delle imprese più impressionanti di EA che abbia mai visto è stata qualche anno fa in un'azienda tecnologica di LA. Uno degli Exec Assistant ha ricevuto una richiesta dal suo capo intorno alle 10 di mattina. di venerdì:

'Ehi, stasera sto intrattenendo un investitore VIP', le disse mentre passava davanti alla sua scrivania. 'Mi servono due posti a bordo campo per la partita dei Laker di stasera'.

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Il fatto è che i posti a bordo campo dei Laker sono abbastanza difficili da trovare in circostanze normali. Ma queste non erano circostanze normali. Questi erano i playoff. Era il biglietto più caldo della città.

Non dimenticherò mai quello che ha fatto dopo che il suo capo è entrato nel suo ufficio dopo averle lanciato con tanta disinvoltura quella bomba -

Si fermò, fece un respiro profondo e si mise subito al lavoro. Ha setacciato i siti di biglietti, chiamati broker di biglietti, ha inseguito false piste su Craigslist. Quando ciò non ha funzionato, ha preso il telefono e ha attinto alla sua rete di altri EA, incassando favori di lunga data e negoziando favori su tutta la linea.

Ad essere onesti, ancora non so esattamente come abbia fatto. Quello che so è che ho visto il suo capo e il suo ospite VIP in TV quella sera, seduti in disparte e impazziti ogni volta che Kobe (RIP) prosciugava un tre.

Suggerimento: un buon assistente sa che rendere possibile l'impossibile viene con il territorio. Per farlo, hai bisogno di intraprendenza frammentaria e determinazione a portare a termine le cose: entrambe qualità di una newsletter gratuita come L'Assist , può aiutarti ad approfondire e sviluppare. ( Registrati qui )

4. Competenza tecnologica

iphone in scala di grigi

Ecco un altro cappello da aggiungere alla lunga lista che l'EA media deve indossare: professionista IT personale.

Oltre ai soliti strumenti professionali come Microsoft Office o la suite G di Google, l'EA di oggi deve essere competente nella miriade di sistemi, app e plug-in che i dirigenti utilizzano per svolgere il proprio lavoro. Ciò può significare una conoscenza pratica di Slack, Calend.ly, Evernote, Hootsuite, Salesforce e Zuora, solo per citarne alcuni.

Non si tratta solo di ottenere una comprensione di base per attaccarla al tuo curriculum vitae . Prendersi il tempo per utilizzare appieno questi strumenti aiuterà con la tua produttività complessiva e può assicurare al tuo dirigente che sei preparato per qualsiasi strumento che incontra il tuo percorso.

Quando le cose vanno di traverso dal punto di vista tecnologico, raramente un EA ha il tempo di aspettare che l'IT risolva le cose. La capacità di risolvere i problemi per il tuo capo è un'abilità indispensabile. Ciò è particolarmente vero negli ambienti di avvio, dove un EA potrebbe essere la cosa più vicina a uno specialista IT che l'azienda ha.

5. Pensiero di grande immagine

donna in piedi fuori da un edificio alto

I migliori EA diventano confidenti fidati e consiglieri per i loro dirigenti.

Ricorda, hai una prospettiva che pochissimi in azienda hanno. Interagisci con i dipendenti a tutti i livelli e probabilmente lavori con tonnellate di reparti.

Ma per svolgere il ruolo di cassa di risonanza per il tuo capo, devi prima avere una solida conoscenza della tua attività in modo da porre domande più granulari nel contesto più ampio degli obiettivi della tua azienda.

Se non sei abbastanza sicuro della tua comprensione dei dettagli della tua azienda e dei tuoi concorrenti, c'è un modo semplice e divertente per metterti al passo. Pranzo!

Fissa un appuntamento a pranzo ogni settimana con qualcuno in un dipartimento diverso con il preciso scopo di conoscere meglio quello che fa e come il suo team contribuisce alla missione più ampia dell'azienda.

Approfondisci. Poni domande come, qual è stata la vittoria più grande della tua squadra? Le sfide più grandi? Quale dei nostri concorrenti ti tiene sveglio la notte? Se avessi una bacchetta magica, cosa cambieresti dell'azienda dall'oggi al domani? L'industria?

Dopo la conversazione, scrivi le due o tre cose più importanti della conversazione. Conservali in un foglio di calcolo per una facile consultazione.

Non solo è un ottimo modo per fare rete all'interno della tua azienda, ma in breve tempo avrai costruito le conoscenze di base necessarie per fornire preziose informazioni al tuo capo.

6. Prioritizzazione spietata

fare una lista di controllo

Tornando all'idea di EA come 'gatekeeper'.

Anche se sicuramente penso che questa etichetta sia una semplificazione eccessiva, suona vera in un modo fondamentale: gli EA rockstar aiutano i loro capi a limitare le distrazioni e si concentrano solo sulle questioni più urgenti e sulle attività di maggiore leva.

In termini più semplici, gli EA devono aiutare i loro capi a stabilire le priorità e devono essere assolutamente spietati al riguardo.

Ci vuole un buon giudizio da parte tua per capire cosa merita attenzione e cosa devi spegnere. Ma non dipende solo da te. La definizione delle priorità è qualcosa su cui lavori in collaborazione con il tuo capo ed è sicuramente qualcosa in cui migliorerai entrambi nel tempo.

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Il primo passo fondamentale è essere chiari sugli obiettivi del quadro generale. In poche parole, non puoi stabilire le priorità senza obiettivi chiari che ti aiutino a guidarti.

7. Coraggiosa discrezione

uomo che visualizza i grafici sul tablet

Che si tratti di notizie su un'imminente acquisizione, questioni relative alle risorse umane, rapporti finanziari o segreti commerciali, i dirigenti di alto livello trattano costantemente le informazioni sensibili.

Il che, ovviamente, significa che lo fanno anche i loro assistenti.

La trasparenza è una virtù negli affari, ma anche le organizzazioni più aperte trattano informazioni privilegiate che devono essere trattate con delicatezza.

La fiducia è probabilmente il più grande fattore determinante quando si tratta di successo nel ruolo di EA. Uno dei modi più sicuri per erodere la fiducia tra te e il tuo capo è non curare le informazioni sensibili. Pettegolare, aggiungere carburante alle voci dell'ufficio o pubblicare articoli su affari di società private in forum pubblici come i social media non è mai ok.

Ovviamente gli errori accadono. Un lapsus o un'email errata possono avere lo stesso effetto di un Tweet pubblico sui prossimi licenziamenti della tua azienda.

La cosa migliore da fare è ammetterlo. Fai conoscere la situazione al tuo capo e lavora insieme per rimediare alla situazione.

8. Organizzazione impeccabile

taccuino con diagrammi con penne sulla scrivania

Questo potrebbe essere ovvio, ma l'organizzazione è un must assoluto per gli assistenti esecutivi. Il ruolo di EA è frenetico e in continua evoluzione, quindi non puoi permetterti di sprecare secondi preziosi senza essere organizzato. In effetti, un buon EA sviluppa sistemi organizzativi e migliora i processi legacy disordinati.

Se il gioco della tua organizzazione potrebbe essere migliorato, dai un'occhiata monday.com (il nostro preferito) come soluzione!

9. Multi-Tasking strategico

uomo con quattro braccia multitasking

Sì, lo sappiamo, il multi-tasking è un mito. Il nostro cervello non è fatto per gestire più di un'attività complessa alla volta.

Tuttavia, come abbiamo sentito ripetutamente dagli assistenti esecutivi, un certo grado di multi-tasking è essenziale per il ruolo.

Il trucco è abbinare attività più semplici come rispondere alle e-mail o prenotare un viaggio. Se sei in attesa, perché non eseguire l'archiviazione rapida o l'immissione di dati?

Assegna sicuramente la priorità ai compiti ad alta concentrazione e mettili fuori gioco uno per uno. Ma quando puoi, abbina le attività più insensate per massimizzare il tuo tempo.

In quale altro modo puoi ottenere di più nello stesso lasso di tempo? Messa a fuoco.

Dopo aver dato la priorità alle tue attività, dai loro il 100% della tua attenzione, anche se i tuoi pensieri cercano di vagare verso tutte le cose da fare che devi affrontare in seguito. Molti taskmaster giurano sul Pomodoro Technique per leggere le loro liste di cose da fare.

Seleziona semplicemente un'attività, imposta un timer per circa 25 minuti e concentrati solo su quell'attività fino allo scadere del tempo. Quindi fai una pausa e ripeti. I brevi incrementi rendono l'attenzione focalizzata più accessibile.

10. Anticipazione soprannaturale

due persone discutono degli appunti in una riunione

Gli EA davvero fantastici giocano a scacchi, non a dama.

Per prosperare davvero nel ruolo, devi essere in grado di vedere dieci mosse avanti e anticipare i problemi prima che diventino problemi in piena regola.

Questo si svolge in due modi. Il primo è ciò che io chiamo 'anticipazione situazionale'. È allora che vedi gli elementi di un potenziale problema che si uniscono e lavori in modo proattivo per impedire che si sviluppino.

Il secondo è 'anticipazione personale', e riguarda la conoscenza delle preferenze e delle idiosincrasie che sono uniche per il tuo capo.

Ad esempio, se la tua esperienza ti ha insegnato che il tuo capo è più acuto nelle ore mattutine che dopo pranzo, programma quella dura riunione al mattino, non al pomeriggio.

In entrambi i casi, anticipare i problemi e stroncare sul nascere può farti risparmiare innumerevoli mal di testa lungo la strada e consentire a te e al tuo capo di concentrarvi sulle cose importanti.

elenco di canzoni che suonano allo stesso modo

(- Diventa l'eroe del tuo capo: mettere le mani su L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

11. Intelligenza emotiva

due donne e un uomo in una riunione

Gli EA trattano con le persone, molte di loro. Internamente, interagisci con i dipendenti a ogni livello all'interno dell'organizzazione, dai contributori di livello base ai manager, fino al c-suite.

Esternamente, lo stesso vale. In un solo giorno, potresti trattare con dirigenti di altre società, investitori e membri del consiglio di amministrazione, fornitori che lottano per gli affari della tua azienda o giornalisti che cercano di convincere il tuo capo a dire qualcosa nel registro.

Le capacità delle persone sono un must e una parte enorme di ciò è leggere i segnali emotivi e il linguaggio del corpo delle persone. In questo modo potrebbe fare la differenza tra diffondere una situazione difficile o lanciare il tuo capo ai leoni (qualcosa che sicuramente non apprezzerà).

Check-out I 10 comandamenti dell'intelligenza emotiva di Inc per conoscere altre cose che puoi fare per sviluppare le tue capacità personali.

12. Comunicazione a livello di esperto (e un debole per il dialogo reale)

donna che dà presentazione in riunione

Per gli stessi motivi, le capacità di comunicazione sono una parte enorme dell'equazione EA. Un assistente esecutivo è come un portavoce del proprio dirigente. In molte situazioni, le tue parole vengono trattate come se fossero del tuo capo, quindi le email raffinate e l'etichetta del telefono adeguata sono un must. Devi anche essere in grado di farlo comunicare la strategia in modo chiaro e accurato, oltre ad essere persuasivo di tanto in tanto.

Molti EA assumono anche ruoli di comunicazione interna de facto, redigendo email interne per conto del loro capo. Queste e-mail possono raggiungere interi reparti, persino intere aziende, quindi capacità di scrittura di alto livello sono una risorsa enorme.

Oltre a ciò, la comunicazione è fondamentale. La maggior parte delle abilità elencate in questo articolo semplicemente non sono possibili senza una buona comunicazione.

Ecco qualcos'altro da considerare quando si tratta di comunicazione: un buon EA sa che il discorso vero è la regola.

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Ricorda, i dirigenti vogliono essere in grado di farti rimbalzare idee o valutare la tua reazione alle soluzioni proposte. Ma funziona solo se rimani fedele al tuo attuale punto di vista.

Il tuo capo non vuole un uomo sì o una donna sì. Vuole (e ha bisogno) di sentire cosa pensi veramente.

Quindi mantienilo reale. I dirigenti possono vivere in una bolla. Spetta a te controllare la realtà di tanto in tanto.

13. Velocità e decisione

uomo e donna incontro con il computer portatile

Non c'è tempo per gli equivoci nel mondo frenetico dell'Assistente esecutivo. Un buon EA riassume la situazione, raccoglie le informazioni necessarie, pone le domande giuste e poi, cosa più importante, agisce.

È vero, raramente avrai tutte le informazioni di cui hai bisogno. Ma è meglio agire rapidamente e con sicurezza e portare avanti le cose piuttosto che attendere ulteriore chiarezza o, peggio, permesso.

Scrivendo per la Musa, il Decision Coach Nell McShane Wulfhart delinea 4 passaggi che aiutano chiunque a prendere decisioni più rapide e intelligenti . Ecco cosa dice Wulfhart che dovresti fare quando prendi una decisione importante:

'Chiarisci ciò che vuoi veramente.'

'Non scegliere qualcosa solo perché' dovresti '.

'Ricorda che fare qualcosa ha la meglio sul non fare nulla.'

'Esercitati a essere decisivo.'

Leggi il post completo qui.

14. Pelle spessa e senso dell'umorismo

donna su tablet in ufficio

Ecco il punto. Non c'è dubbio che tu abbia un lavoro importante, così come il dirigente con cui lavori così a stretto contatto giorno dopo giorno. Potresti avere una mano in alcune decisioni piuttosto importanti, quelle che influenzano il futuro della tua azienda e le condizioni di vita delle persone con cui lavori.

Ma alla fine della giornata, le probabilità sono che la maggior parte delle decisioni non saranno la vita o la morte. È importante mantenere le cose in prospettiva ed essere in grado di ridere di te stesso (e del tuo capo) ogni tanto.

La capacità di tirare i pugni, resettare dopo una brutta giornata e mantenere le cose in prospettiva sono tutti elementi essenziali per diventare un EA killer.

15. Rete

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david simon il filo

Ricordi l'EA che ha ottenuto biglietti impossibili da trovare per i Lakers? Ha attinto alla sua solida rete per creare la magia. Senza supporto, consigli e connessioni extra, l'EA potrebbe non avere avuto tanto successo; si può ottenere così tanto solo chiedendo favori su Craigslist. Quando i compiti raggiungono proporzioni leggendarie, ci vuole un villaggio per portarli a termine.

Per costruire e mantenere una forte rete di supporto, gli EA devono coltivare incredibili capacità di networking.

Ecco alcuni dei nostri suggerimenti e trucchi preferiti per il networking:

  • Unisciti a tanti Facebook e gruppi online come puoi. Questi sono luoghi perfetti per ottenere rapidamente risposte a domande difficili.
  • Uso Incontrarsi per creare il tuo gruppo di supporto EA che si riunisce settimanalmente.
  • Se ti interfaccia spesso con qualsiasi EA di altre società, invialo LinkedIn richieste di connessione e invitarli in appuntamenti informali del caffè.
  • Pagalo in avanti. Se stai navigando in una bacheca online o partecipi a un evento e senti di un altro EA bisognoso, offri immediatamente i tuoi servizi. Se vuoi ottenere supporto, assicurati di darlo generosamente.
  • Apri un blog di nicchia. La creazione di contenuti altamente specifici che parlino ad altri EA è un ottimo modo per ritagliarsi una rete di professionisti che la pensano allo stesso modo.

16. Capacità di negoziazione

networking

Vuoi sapere cos'altro ha fatto bene l'EA che ha ottenuto biglietti per i Lakers introvabili? Ha usato abilità di negoziazione per accaparrarselo tutti ricercato.

Sia un'arte che una scienza, la negoziazione mistifica molti. Può sembrare che alcune persone siano appena nate con un certo non so cosa questo ispira gli altri a eseguire i loro ordini, e forse lo erano. Ma più che probabile, queste persone hanno coltivato le loro impressionanti capacità di negoziazione. Puoi farlo anche tu.

La Santa Clara University ha una fantastica pagina di risorse su sviluppare capacità di negoziazione . Ecco alcuni punti chiave:

      • Esercitati a negoziare spesso, soprattutto quando non è in gioco nulla. Offerte del Centro risorse per la negoziazione dell'insegnamento e della negoziazione della Harvard Law School centinaia di simulazioni per iniziare la tua pratica.
      • Mettiti nei panni dell'altra persona. Come vedono la situazione?
      • Considera l'effetto leva su entrambi i lati. Hai un'altalena uniforme o è inclinata su un lato? Come puoi inclinarlo verso di te?
      • Elimina la mentalità 'vinci' o 'perdi'. Dopo una buona trattativa, tutti dovrebbero andarsene con qualcosa.

17. Competenze di analisi

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Nell'introduzione, abbiamo accennato al fatto che i ruoli di EA sono cresciuti costantemente in modo più strategico. Resta al passo con le mutevoli aspettative e aumenta la tua capacità di pensare in modo strategico sviluppando capacità analitiche.

Puoi sfruttare una forte capacità analitica in qualsiasi situazione, dalla gestione di difficili scenari sociali al prendere decisioni di budget aziendali di vasta portata. Queste capacità trasformano i dipendenti solidi in pensatori critici indispensabili che sembrano sempre avere le risposte.

Per sviluppare capacità di pensiero più analitiche, il consigliano gli esperti di istruzione di Udemy, una piattaforma di apprendimento online una serie di semplici passaggi. Ecco alcuni takeaway adattati:

  • Visualizza le tue azioni ipotetiche ed espandi le tue capacità di pensiero esperimenti mentali . Quando si presenta una situazione del mondo reale, sarai pronto ad affrontarla con le tue capacità di ragionamento affilate.
  • Valuta il mondo attraverso una lente logica. Quando senti una dichiarazione o leggi una notizia, valuta se può essere dimostrata o meno. Questa pratica aiuta nelle decisioni strategiche e allena il tuo cervello a integrare le tue decisioni e idee con prove.
  • Metti in discussione i numeri. Fatti, cifre e statistiche sono validi quanto i loro metodi di raccolta. Poiché molti dirigenti vogliono che i numeri supportino le decisioni, è importante che gli EA sappiano come mettere in discussione le fonti. Ad esempio, se un rapporto di un recente sondaggio suggerisce che la maggior parte dei dipendenti sarebbe più felice se avesse un caffè gratuito, potresti chiedere informazioni sulla dimensione del campione. I numeri potrebbero sembrare significativi, ma se solo 20 persone su un'azienda di 500 persone partecipassero effettivamente al sondaggio, i risultati potrebbero non raccontare una storia conclusiva, dopotutto.

Le persone fanno anche queste domande sulle competenze dell'assistente esecutivo

D: Cosa fa un assistente esecutivo nel 2021?

  • R: La funzione EA si è trasformata da un ruolo di supporto a più di un partner strategico. I dirigenti di oggi si affidano ai loro assistenti non solo per l'assistenza amministrativa, ma anche per consulenti, competenze tecniche e analisi critiche. Ci si aspetta che gli EA si dilettino in cose così ampie e varie come la gestione dei progetti, la pianificazione degli eventi e le comunicazioni interne. Dcbeacon ha intervistato migliaia di EA per portarti il ​​top 17 competenze di assistente esecutivo nel 2021 !

D: Come posso migliorare come assistente esecutivo?

D: Quali sono le competenze più importanti da apprendere come assistente esecutivo?

(- Fai di più con la merda L'Assist - la newsletter settimanale gratuita n. 1 creata per gli assistenti dagli assistenti.)

E tu? Qual è l'unica abilità che è stata più responsabile del tuo successo?

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