16 competenze innegabili dei migliori assistenti amministrativi nel 2021

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Un assistente amministrativo stellare può essere l'arma segreta di un'azienda.



'Assistente amministrativo' era sinonimo di cose come la pianificazione, la contabilità e l'organizzazione del viaggio. Non è così oggi .

Sebbene queste funzioni siano ancora una parte importante del lavoro, oggigiorno gli amministratori hanno il compito di fare molto di più. Spesso, gli amministratori assumono funzioni strategiche di prima linea tradizionalmente relegate alle risorse umane o alle operazioni, cose come assunzione di nuove assunzioni e pianificazione di eventi.

Gli amministratori moderni hanno spesso anche il compito di gestire la cultura aziendale interna e remota attraverso un file software di riconoscimento dei dipendenti piace Assemblaggio - che è gratuito.



Sempre di più, mantenere una cultura dell'ufficio positiva è fondamentale per reclutare e trattenere i migliori talenti, coinvolgere i dipendenti e ispirandoli a dare il meglio. L'amministratore di un'azienda è molto spesso incaricato di responsabilità legate alla cultura come la pianificazione fuori sede, la gestione vantaggi come snack da ufficio e in generale mantenendo l'atmosfera dell'ufficio.

Quando si tratta di ciò, gli amministratori dovrebbero mantenere le cose senza intoppi, indipendentemente da ciò che serve. Pensa a loro una sorta di 'giocatore di utilità' nel baseball. Sono Jacks e Jills-of-all-trades, che dovrebbero funzionare a un livello elevato in un sacco di situazioni diverse.

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Quindi ha senso che gli amministratori di oggi abbiano bisogno di un'ampia gamma di competenze per avere successo in questo ruolo impegnativo.

Ma quali sono queste liste di competenze amministrative? E cosa distingue i buoni amministratori dai grandi? Quali idee di sviluppo professionale per gli assistenti amministrativi dovresti seguire?

È esattamente quello che abbiamo chiesto alla nostra community di amministratori rockstar. Ecco le competenze per assistente amministrativo che paga davvero le bollette.

Recentemente abbiamo intervistato oltre 1.273 assistenti esecutivi nel nostro gruppo Facebook State of The Executive Assistant e lo abbiamo scoperto monday.com era il loro strumento di produttività preferito da utilizzare.

Sommario

1. Conoscere tutte le risorse

Quando sei un assistente amministrativo, tutti contano sempre su di te per avere una soluzione per ogni problema o uno strumento da utilizzare per ogni esigenza.

Gli amministratori di spicco sono al passo con le richieste conservando un database o un file Excel di strumenti utili e risorse di riferimento.

Lancia la tua lista di cose da fare con alcune delle nostre 'armi segrete' di amministratore preferite.

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Altre risorse utili:

2. Risoluzione dei problemi creativi

Se vuoi imparare come essere un buon assistente amministrativo nel 2021, la risoluzione dei problemi dovrebbe essere nella tua cassetta degli attrezzi. Poiché la responsabilità principale di un amministratore è mantenere le cose in ordine, la risoluzione dei problemi è un'abilità indispensabile. Con il lavoro a distanza e gli orari flessibili in aumento, il moderno ambiente di lavoro richiede un nuovo tipo di pensiero creativo per far sì che tutto funzioni senza intoppi.

Chelsea Hnat, assistente esecutivo del CEO per Advancing Women Executives, ci spiega perché:

chelsea-hnat“Gli assistenti amministrativi si trovano in una posizione unica per essere dei polimeri: conoscono tanti aspetti diversi del loro ambiente di lavoro e sono visti come un punto di riferimento per la risoluzione dei problemi.

Più sono in grado di risolvere efficacemente i problemi, più preziosi diventano nella loro posizione perché mantengono tutto in movimento '.

La creatività e la capacità di improvvisare, secondo Hnat, è una parte necessaria dell'equazione nelle aziende di qualsiasi dimensione.

chelsea-hnat'Lo vedo sia nelle piccole che nelle grandi aziende, ma in una piccola azienda come la mia, l'impatto di queste competenze amministrative è enorme e ti fa davvero notare'.

3. Etichetta corretta

Gli amministratori si interfacciano con le persone ogni singolo giorno. Tutti i tipi di persone.

Come i gestori di ufficio , Gli amministratori sono una delle poche persone in un'azienda (a parte forse il CEO o il personale senior delle risorse umane) che si occupa di dipendenti a tutti i livelli.

Ovviamente, questo non si limita alle interazioni interne. Il ruolo di amministratore è quasi sempre rivolto in avanti. Se sei un amministratore, spesso sei il gatekeeper di un reparto o di un dirigente, gestisci le chiamate in arrivo, contatta i fornitori o parli direttamente con i dirigenti di alto livello di altre società.

Ecco perché le buone maniere e l'etichetta sono così importanti. L'amministratore Elizabeth White-Peters spiega, dicendoci che le buone maniere sono 'un'arte perduta che guida uno attraverso molte circostanze difficili'.

Secondo White-Peters, uno dei segreti per padroneggiare l'arte delle buone maniere è ascoltare. Lei dice,

elizabeth-white-peters'[Una] rockstar [admin] ascolta non solo le parole, ma anche il tono e il linguaggio del corpo per leggere tra le righe.'

Ecco un esempio di cosa intende:

elizabeth-white-peters'Il telefono squilla. È una voce irritata che chiede di parlare con il direttore. Mentre sorride ed è educato, un amministratore valuta rapidamente la situazione. In base alla cultura aziendale, potrebbero verificarsi diverse azioni: si potrebbe prendere una nota e assicurare al chiamante che sarebbe stata trasmessa, si potrebbe mettere in attesa il chiamante e determinare come interrompere il manager / trasferire la chiamata, oppure si potrebbe provare a risolvere direttamente il problema.

Ascoltando il linguaggio e il tono, si può determinare quali azioni intraprendere. Ad ogni passo del percorso con una comunicazione educata, aumenta il potenziale di gestire la situazione ai migliori risultati per il chiamante e il manager.

'Per favore' e 'grazie' saranno notati da entrambi. Con l'esperienza, l'amministratore imparerà dal Manager cosa ha funzionato bene e, quindi, saprà come gestirlo per il prossimo evento. '

Gli amministratori, a quanto pare, hanno bisogno di un alto QI emotivo e della capacità di leggere le persone e reagire di conseguenza.

Quattro. Intelligenza emotiva

L'intelligenza emotiva si riferisce all'abilità di comprendere, e persino di influenzare, le emozioni in noi stessi e negli altri. Gli amministratori di maggior successo hanno un'intelligenza emotiva a palate. Ecco perché:

  • L'intelligenza emotiva rende le persone facili con cui lavorare. Gli amministratori in sintonia con le emozioni degli altri ottengono risultati migliori dalle negoziazioni e da altre interazioni. L'intelligenza emotiva si traduce in risultati migliori nel trattare con tutte le persone e tutte le situazioni, rendendola un'abilità indispensabile per gli amministratori, che devono richiedere lavoro, eseguire lavori e negoziare di lavorare con tonnellate di persone.
  • L'intelligenza emotiva aiuta le persone a gestire le emozioni degli altri. Questa capacità di leggere le persone aiuta gli amministratori ad anticipare le esigenze dei capi e di altri collaboratori chiave. Ad esempio, supporre che un capo non sia soddisfatto di un rapporto offre a un amministratore ambizioso la possibilità di ottenere il favore reindirizzando o riformulando la conversazione.
  • L'intelligenza emotiva rende la risoluzione dei conflitti un gioco da ragazzi. Comprensione emozioni rende più facile affrontare le emozioni, anche quelle negative. E sapere come affrontare le emozioni offre agli amministratori gli strumenti per risolvere qualsiasi conflitto.
  • L'intelligenza emotiva rende lo stress più facile da gestire. Gli amministratori emotivamente intelligenti possono riconoscere i segni del proprio stress e rendersi conto che è tempo di una pausa di meditazione.

5. Lungimiranza e anticipazione

Ai migliori amministratori non è necessario che gli venga detto cosa fare. Anticipano la soluzione prima ancora che il problema diventi un problema. Questi amministratori passano dall'essere super utili all'essere indispensabili, i boss delle armi segrete non possono proprio fare a meno.

Kelly Todd ha iniziato la sua carriera come EA, supportando due dirigenti di una società di produzione con sede a HGTV. Nella sua mente, era la sua capacità di anticipare che la faceva davvero brillare.

kelly-todd-citazione“Prestare attenzione ai dettagli ti porterà davvero lontano perché questi dirigenti richiedono la perfezione e, per quanto gentili possono essere, vogliono che le cose siano fatte bene, e il tuo lavoro ... è semplificare la loro vita.

Se riesci a stare un passo avanti al capo, ad esempio 'Mi sono occupata di prendere questa prenotazione per te perché vedo sul calendario che sei bloccato'.

Quell'anticipazione e quel tipo di preparazione al di sopra di loro ti faranno davvero risaltare per loro….

L '[amministratore] può essere il migliore amico del dirigente e, se pensa un passo avanti a loro, ti distinguerai '.

Chelsea Hnat è d'accordo:

chelsea-hnat'Poiché il loro lavoro coinvolge tanti aspetti diversi all'interno di un'azienda, hanno una capacità distinta di prevedere potenziali sfide e risultati'.

6. Multitasking

In passato lo abbiamo sostenuto il multitasking è un mito che distrugge la produttività . I nostri cervelli non sono cablati per eseguire più di un compito di alto livello alla volta, quindi la strategia migliore è dare la priorità e eliminarli uno per uno.

Si consiglia di utilizzare un software come monday.com per creare, monitorare e monitorare le tue attività quotidiane. C'è una prova gratuita a cui puoi iscriverti Qui .

E anche se questo è in gran parte vero - non dovresti provare a scrivere un modello finanziario mentre sei impegnato in una chiamata di vendita, ad esempio - alcune delle responsabilità principali di un amministratore richiedono che interrompa le attività contemporaneamente.

Questo perché oltre alle responsabilità più grandi e strategiche, le attività meccaniche come l'archiviazione o la programmazione spesso ricadono ancora sugli amministratori. Essere in grado di farlo rapidamente o simultaneamente è un grande vantaggio. I migliori amministratori lo fanno senza sforzo.

Stephanie Merritt, assistente amministrativa di Bonitz, spiega:

stephanie-merritt'La principale abilità di un assistente amministrativo è la capacità di svolgere più attività. So che normalmente devo fare alcune cose allo stesso tempo e devo essere in grado di fare entrambe le cose allo stesso tempo.

Ad esempio: devo fare stanze d'albergo per i nostri subappaltatori, mentre sono al telefono, posso rispondere alle e-mail o finire dei documenti '.

7. Adattabilità

Come abbiamo notato prima, le responsabilità dell'elenco di un amministratore sono ampie e varie. Spesso, questo significa essere in grado di fermarsi su una monetina e orientarsi verso un progetto completamente indipendente. Le cose cambiano rapidamente e i migliori amministratori possono reagire e adattarsi con facilità.

Ad esempio, se il capo rivela improvvisamente un viaggio spontaneo che la manderà fuori dall'ufficio per le prossime due settimane, il suo amministratore deve intervenire, cancellando il suo programma mentre comunica efficacemente con tutte le parti colpite per evitare sentimenti feriti ed ego ferito . In questa situazione, non c'è tempo per stressarsi e passare ore a decidere cosa fare.

Ecco di nuovo Merritt per spiegare:

stephanie-merritt'L'altra abilità principale sarebbe essere in grado di cambiare ciò su cui stai lavorando in un attimo. Posso essere nel mezzo di qualcosa e il mio capo entra e dice che ha bisogno di qualcosa ora, devo interrompere quello che sto facendo e fare quello che mi ha chiesto, poi tornare in pista per quello che stavo facendo prima che arrivasse per vedermi.'

mac trova il suo orgoglio

Questo è un punto chiave: non si tratta solo di cambiare rapidamente attività, si tratta di essere in grado di rimettersi in carreggiata una volta tornati indietro. Dopotutto, c'è molto poco che un amministratore fa che non sia importante.

8. Organizzazione meticolosa

Potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, ma è molto importante. Quando lavori a un sacco di progetti diversi, non hai tempo da sprecare duplicando il lavoro a causa della mancanza di organizzazione. Inoltre, l'organizzazione aiuta a ridurre lo stress e impedisce anche al lavoro importante di 'cadere attraverso le fessure' sia in senso letterale che figurato.

Quando si tratta di come ti organizzi, Stephanie Merritt sostiene che c'è solo una regola, qualunque cosa funzioni per te:

stephanie-merritt“Non esistono due persone che lavorano allo stesso modo. Mi piace finire un progetto prima di iniziarne un altro. Ma non è sempre possibile, quindi devo avere dei promemoria per dirmi di finire il primo progetto su cui stavo lavorando.

Ognuno ha le proprie capacità organizzative e sa cosa funziona meglio per loro. Sono una persona vista. Uso molto il calendario. Ho anche delle cose nel mio pavimento così posso stare al passo con tutto.

Una ragazza con cui lavoro usa pile sulla sua scrivania, così può essere sicura che quello su cui sta lavorando sia finito. '

Qualunque sia il tuo metodo, l'organizzazione è sicuramente una competenza amministrativa indispensabile.

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9. Avere un 'cuore di servitore'

Coniato per la prima volta da Robert Greenleaf, il termine ' servo-leader 'Si è fatto strada nel lessico del management negli ultimi tempi. Si riferisce a uno stile di leadership che mette al primo posto il benessere degli altri. In pratica, questo significa concentrarsi sullo sviluppo personale e professionale e considerare la responsabilità principale di sostenere il successo della propria squadra.

Questa idea di 'servizio' è tanto importante nel ruolo di amministratore quanto in un ruolo di leadership.

valerie-gomez'Questo è molto importante. Un dirigente rockstar o un assistente amministrativo VUOLE servire il proprio leader, che il compito sia piccolo o grande. Un amministratore forte sa che aiutando a raggiungere gli obiettivi del proprio capo, raggiungerà i propri. '

-Valerie Gomez, assistente amministrativa presso ADP

I grandi amministratori sono altruisti e sanno che la loro disponibilità a collaborare per il team aiuta a garantire sia il successo del team che il proprio.

10. Intraprendenza

La capacità di improvvisare, pensare in piedi e trovare soluzioni al volo è uno dei tratti più importanti che un amministratore può cogliere. Valerie Gomez spiega perché:

valerie-gomez“Devo ancora coordinare un evento che si svolga senza intoppi, indipendentemente da quanto meticolosamente pianifico. Indipendentemente dal fatto che si sia verificato un cambiamento dell'ultimo minuto nell'organico che hai già preventivato o un problema tecnico del sistema nel display del monitor 5 minuti prima che la presentazione del tuo capo sia programmata per essere pubblicata.

Devi essere in grado di pensare con i tuoi piedi: qualunque sia il problema, un amministratore rockstar troverà una soluzione! '

Elizabeth White-Peters concorda sul fatto che l'intraprendenza è un tratto chiave, dicendo:

elizabeth-white-peters'Vedo gli AA come i MacGyver aziendali (ricordate quello spettacolo degli anni '90?) Che hanno le mani in un po 'di tutto, sono in grado di risolvere i problemi in modo creativo e sono in grado di porre le domande giuste all'inizio per prevenire eventuali lacune progetti o sfide inaspettate. '

11. Grinta

Conosciamo tutti la legge di Murphy: tutto ciò che può andare storto andrà storto.

Ebbene, il mondo degli affari non è immune, tutt'altro. Chiunque abbia mai gestito un progetto sa che le sfide sono inevitabili.

Lo stesso vale per il ruolo di amministratore. Ad un certo punto, le cose andranno di traverso. I server si bloccano, i sistemi telefonici si interrompono, i fornitori si deteriorano, i voli vengono cancellati, le persone si licenziano.

Non si tratta solo di essere pieni di risorse. Si tratta di essere abbastanza forti da resistere a qualsiasi situazione. Un amministratore rockstar non si sgretola sotto la pressione. I migliori perseverano, sono all'altezza della situazione e portano a termine il lavoro. Questa è la vera grinta.

Ecco come gli amministratori possono coltivare la vera grinta, a volte chiamata resilienza:

  • Socializzare con i colleghi. La socializzazione rilascia ossitocina, che riduce la suscettibilità allo stress.
  • Chiedere consiglio. A volte, una prospettiva diversa è tutto ciò di cui abbiamo bisogno per superare momenti difficili.
  • Concentrarsi sulla mentalità. Le persone possono controllare solo la lente attraverso la quale vedono il mondo, ma possono modificare i loro punti di vista da negativi a positivi con un semplice cambio di prospettiva.

12. Comunicazione efficace

Non esiste alcun tipo di comunicazione che gli amministratori non tocchino. Devono essere esperti al telefono, scrivere buone e-mail e trasmettere fiducia quando parlano con i dipendenti a tutti i livelli faccia a faccia. Spesso devono scrivere comunicazioni a livello aziendale o addirittura mettere insieme presentazioni visive per conto del loro capo.

Non importa quale sia il mezzo, la loro comunicazione deve essere chiara , diretto e succinto. Ciò è particolarmente vero per gli amministratori che lavorano a stretto contatto con i dirigenti. I CEO e gli altri dirigenti senior non vogliono dissimulare, divagare o qualsiasi altro tipo di corsa in giro: vogliono comunicazione effettiva questo è giusto al punto.

Imparare il modo più efficace per farlo aiuta a separare i buoni amministratori dai grandi.

Servizi di assistente virtuale e gli amministratori che desiderano affinare le capacità di comunicazione possono avvalersi dell'aiuto di un amico di riferimento. Questa persona è pronta a fornire casuale feedback su script faccia a faccia, e-mail e qualsiasi altra cosa. Non stanno eseguendo una revisione approfondita; stanno semplicemente individuando aree che non hanno senso.

Anche dopo solo pochi passaggi di revisione, gli amministratori vedranno percorsi diversi per aumentare la chiarezza nelle loro comunicazioni.

13. Savviness Tech

Amministratori e tecnologia vanno di pari passo in questi giorni. Non è più solo posta elettronica: gli amministratori dovrebbero essere competenti in un'ampia gamma di app e piattaforme integrate.

Stiamo parlando di app di comunicazione come Slack, sistemi di calendario come Calendly , sistemi di fatturazione, piattaforme di prenotazione viaggi, sistemi HR come TriNet o software per il coinvolgimento dei dipendenti come Posto di lavoro quantistico , 15 Cinque o TINYpulse . (Leggi la fantastica guida di Quantum Workplace per acquisto di software per il coinvolgimento dei dipendenti .)

Questa è molta tecnologia.

Quando le cose vanno male, non puoi sempre fare affidamento sul personale IT. In effetti, nelle aziende più piccole, l'amministratore potrebbe effettivamente essere il tecnico o la ragazza di fatto. Se riesci a riavviare un computer in crash, asso a test di pensiero critico , pubblicare un post sul blog in WordPress o anche solo riavviare Internet, hai un vantaggio nel gioco dell'amministratore.

Quindi come possono gli amministratori perfezionare la loro esperienza tecnologica? Possono iniziare creando un elenco di tecnologie utilizzate di frequente e identificando gli strumenti con cui si trovano meno a proprio agio. Dopodiché, la pratica rende perfetti. Consigliamo di bloccare un'ora ogni giorno per sperimentare tecnologie diverse, conoscere i sistemi e sfogliare gli strumenti ' Aiuto e Comunità pagine. Molte di queste pagine contengono tesori di risorse che la maggior parte delle persone non cerca nemmeno; alcune pagine hanno persino interfacce chat 24 ore su 24, 7 giorni su 7 o linee telefoniche gestite da esperti di tecnologia in grado di rispondere a qualsiasi domanda. Quando si presenta la prossima grande difficoltà tecnica, la grande soluzione potrebbe essere facile come sapere dove andare per ottenere aiuto velocemente.

14. Pensiero in grande formato

Gli amministratori fidati sono spesso de facto consulenti della leadership senior. Possono fungere da cassa di risonanza per nuove idee, suggerire nuovi processi o persino valutare le decisioni di assunzione.

I migliori amministratori forniscono informazioni preziose formulando consigli basati sulla comprensione dell'attività di un'azienda e della sua cultura. Sapere come pensare alle cose nel contesto di un insieme più grande è fondamentale.

Pensare in un quadro generale potrebbe sembrare qualcosa che è meglio lasciare ai visionari del mondo, ma in verità, tutti possono coltivare la capacità di pensare al futuro. Considera la guida. Una buona guida difensiva implica la scansione in avanti per vedere dove ti porta la strada. Questa stessa tecnica si applica a concetti astratti, come gli obiettivi aziendali. Quale strada stai aprendo per la tua azienda con le azioni che intraprendi oggi? Quali ostacoli ti aspetti di affrontare? Una volta che puoi visualizzare queste cose, puoi prepararti per loro.

15. Attenzione ai dettagli

Se il pensiero del quadro generale è importante, è vero anche il rovescio della medaglia. I dettagli sono importanti nel lavoro dell'amministratore e avere un occhio attento per loro è indispensabile.

Pensaci: molto di ciò che fa un amministratore è relativamente alto. Se non ottieni quella dirigente su un volo, potrebbe non essere in grado di chiudere il prossimo round di finanziamento di cui la tua azienda ha bisogno per tenere le luci accese.

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Se non ricevi un venditore schizzinoso pagato in tempo e per la giusta quantità, potrebbe tornare indietro e citare in giudizio la tua azienda. O peggio di tutto ... un errore errato da parte tua potrebbe far sembrare cattivo il tuo capo.

Il controllo della qualità quando si tratta di dettagli è una grande risorsa per qualsiasi amministratore.

16. Priorità

Attraverso l'arte della definizione delle priorità, gli amministratori possono trasformare un elenco di cose da fare in un elenco di risultati inestimabili. La capacità di distinguere tra 'attività mission-critical' e 'attività che possono attendere' mostra un giudizio impeccabile, capacità di leadership e un allineamento con i valori aziendali. Soprattutto, la definizione delle priorità mostra la competenza, ispirando la fiducia dei leader che sono entusiasti di non dover tenere le mani.

La definizione delle priorità potrebbe anche essere la chiave per mantenere la calma mentre si affronta un elenco di attività che si moltiplica per secondo. Una mancanza di concentrazione in queste situazioni porta al panico e il panico uccide la produttività. Immergersi in alcune attività critiche e presentare quelle banali mantiene in movimento il flusso di lavoro prioritario riducendo lo stress di cercare di portare a termine tutto.

Gli amministratori possono aumentare le capacità di definizione delle priorità ascoltando attentamente durante le riunioni e le chat casuali per assorbire il contesto dietro i diversi incarichi e giudicare meglio la loro importanza. Consigliamo inoltre di esaminare l'elenco delle cose da fare e di chiedere: 'Che cosa influisce?' Le vere priorità emergeranno presto.

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Ci auguriamo che impari a sviluppare le capacità di assistente amministrativo che ti porteranno al livello successivo! Allora cosa dici? Ti consideri un amministratore leggendario? Quali sono i tuoi suggerimenti e trucchi preferiti per l'assistente amministrativo? Non essere timido, faccelo sapere nei commenti qui sotto.