11 Suggerimenti per una gestione efficace del tempo per responsabili di ufficio impegnati

suggerimenti per la gestione del tempo per i responsabili degli uffici

Fermami se suona familiare ...



Arrivi presto in ufficio con tutte le intenzioni di schiacciare la giornata e magari di uscire in tempo per una volta. Compilate diligentemente la vostra lista di cose da fare e cominciate a lavorare sui primi elementi.

Ma intorno alle 9:30 iniziano ad arrivare le interruzioni: il tuo capo ha bisogno che tu sbrighi una commissione veloce, un visitatore senza preavviso ha bisogno di attenzione, il tuo collega ha bisogno di aiuto per riavviare il suo computer.

La prossima cosa che sai sono le 16:45 e hai miracolosamente più cose nella tua lista di cose da fare rispetto a quando hai iniziato.



Il tempo scarseggia particolarmente per i dirigenti d'ufficio, un gruppo a cui viene sempre più chiesto di fare di più con meno.

Questa è stata una scoperta importante nel nostro Rapporto 2018 State of the Office Manager , un primo studio nel suo genere su centinaia di Office Manager che rappresentano quasi 70 settori diversi. Quando è stato chiesto di nominare le loro sfide principali, i responsabili degli uffici hanno risposto più comunemente 'un carico di lavoro intenso / tempo insufficiente' (37,5%).

Ciò era vero nonostante il fatto che gli Office Manager tendano a lavorare per lunghe ore. Quasi la metà degli intervistati ha riferito di lavorare in media più di 8 ore al giorno. Il 14% ha impiegato 10 ore al giorno.



Questa mancanza di tempo non è poi così sorprendente se si considera quanto l'ambito di Office Manager sia aumentato negli ultimi anni. Gli Office Manager hanno il compito non solo di funzioni amministrative, ma anche di pianificazione di eventi, sviluppo culturale, onboarding e altri compiti che tradizionalmente potrebbero rientrare nelle risorse umane, nella finanza o nelle operazioni.

(PS: se sei un responsabile di ufficio o un assistente, unisciti al nostro gruppo FB privato qui . È un postoper connettersi, collaborare e condividere consigli su come superare l'ampio spettro di sfide che devi affrontare nel tuo ruolo.)

scherzi da giocare ai colleghi

Quindi per i responsabili di ufficio, il capacità di gestione del tempo esperte sono un must per chiunque voglia eccellere nel ruolo.

Quindi abbiamo messo insieme questo elenco di trucchi temporali di Office Manager, veri e propri trucchi del mestiere dagli Office Manager più esperti e di successo al mondo. Li abbiamo suddivisi in alcune categorie per aiutarti a trovare più facilmente ciò di cui hai bisogno e, si spera, per farti risparmiare un po 'di tempo!

Il modo migliore per creare, tracciare e monitorare i suggerimenti in questo post è con un software di produttività come Lunedi .

Lunedì Gif

Organizzazione e gestione delle attività

Investire una piccola parte del tuo tempo in anticipo nell'organizzazione può pagare importanti dividendi in seguito (e farti risparmiare alcuni seri mal di testa).

Anche se ti consideri abbastanza organizzato, ecco alcuni suggerimenti avanzati.

1. Programma la tua settimana in anticipo

'Non riuscire a pianificare significa progettare di fallire.'

In qualità di Office Manager, questa è più di una citazione motivazionale: è un motto con cui vivere.

Regali per l'anniversario dei dipendenti di 10 anni

Come minimo, dovresti pianificare il tuo calendario la sera prima per assicurarti di iniziare a correre per prima cosa al mattino.

Vuoi risparmiare ancora più tempo? Organizza la tua intera settimana in anticipo.

calendario di pianificazione

Senza molti sforzi extra, la pianificazione settimanale ti consente di dare un'occhiata e modificare rapidamente il tuo calendario alla fine di ogni giornata lavorativa (anziché ricominciare da zero ogni sera).

Inoltre, semplifica la pianificazione in modo olistico, collegando le attività quotidiane e settimanali a obiettivi a lungo termine. Questo perché la pianificazione quotidiana tende a mantenerti concentrato sugli alberi, mentre la pianificazione settimanale ti consente di alzare la testa e vedere l'intera foresta.

Il venerdì pomeriggio o la domenica sera è solitamente il momento migliore per la pianificazione settimanale, quando non sei distratto dalle email in arrivo.

2. Assegna priorità ai risultati cruciali

Crucial Results è un sistema che Dcbeacon Il CEO Sean Kelly si è sviluppato nei primi giorni del suo viaggio imprenditoriale come un modo per rimanere in attività quando lui ei suoi soci in affari cercavano di realizzare grandi cose da soli (cioè, senza che nessuno tranne loro stessi li ritenesse responsabili).

Lo studio gli è servito così bene che l'ha mantenuto a Dcbeacon, dove ha contribuito a plasmare la cultura della crescita e della responsabilità radicale dell'azienda.

Funziona così:

I risultati cruciali suddividono questi grandi obiettivi trimestrali o annuali in attività settimanali e giornaliere in modo che tu possa dedicare il tuo tempo ad attività ad alto rendimento che faranno avanzare i tuoi obiettivi. In base alla progettazione, la tua quotidianità riconduce sempre a quegli obiettivi più grandi.

Risultati cruciali fase 4

Regali per l'anniversario dei dipendenti di 10 anni

I risultati cruciali hanno anche un vantaggio meno evidente. Conosci la tua lista di cose da fare dettagliata di 50 righe? Non riuscirai mai a farlo in un giorno, il che significa che finirai sempre la giornata con la sensazione di non essere riuscito a portare a termine tutto.

Anche se hai 10 cose da fare al giorno, in una buona giornata potresti farne sette.

E davvero, è un grande risultato! Hai distrutto sette oggetti importanti. Ma poiché avevi dieci elementi nella tua lista, ti sentirai comunque come se non avessi finito quello che ti eri prefissato di realizzare.

Concentrandoti su solo tre attività quotidiane, finirai ogni giornata con la soddisfazione di sapere che hai portato a termine le tue tre attività di maggiore leva finanziaria.

Ecco una spiegazione più approfondita di come funziona il sistema Crucial Results, insieme a un modello di foglio di calcolo che puoi scaricare per te e il tuo team.

3. Utilizzare un blocco note stile elenco giornaliero

Questo suggerimento proviene dallo straordinario OM Windi dell'Indiana:

'Passare da una tradizionale lista di cose da fare a un taccuino quotidiano è stato estremamente utile per me.'

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Il Daily Docket non solo ti consente di vedere l'intera giornata su una pagina, ma separa anche appuntamenti, commissioni, attività e note per mantenere tutto organizzato. È semplice, ma efficace.

Windi è d'accordo:

'Mi piace il fatto che mi aiuti a dare la priorità alle attività e a tenere traccia di elementi e promemoria per la persona e le commissioni che sostengo.'

Lei consiglia questo taccuino quotidiano di InkWell Press .

4. Software per la gestione delle attività

Vuoi andare senza carta? Software di gestione delle attività come Lunedi e Alveare sono due attività digitali molto popolari e software di gestione del progetto che può rendere il monitoraggio dei progressi nelle attività essenziali un gioco da ragazzi.

Heather, un Office Manager di Los Angeles, spiega:

“Il lunedì è utile per organizzare le cose da fare per giorni / settimane / mesi, ecc. Hive è entusiasmante per organizzare le mie grandi conferenze / eventi. Entrambi gli strumenti possono essere utilizzati anche con altre persone del tuo team, come strumento di collaborazione '.

Elimina le distrazioni

Ci piace un detto qui su Dcbeacon: se vuoi andare veloce, devi rilasciare il freno elettronico prima di poter premere l'acceleratore.

In altre parole, non puoi aspettarti prestazioni elevate senza prima eliminare le cose che ti trattengono.

Quando si parla di produttività, ciò significa eliminare le distrazioni. Ecco come ridurre al minimo le distrazioni che ti fanno perdere tempo ogni giorno.

5. Utilizzare un sistema di biglietteria per le richieste in entrata

Una delle maggiori sfide per gli Office Manager è che i membri del team di tutta l'organizzazione spesso vengono da te per risolvere i loro problemi. Non solo può essere difficile tenere traccia di tutte queste richieste in entrata, ma queste continue interruzioni ti impediscono anche di portare a termine le cose importanti.

Un sistema di ticketing aiuta a garantire che nulla scivoli via, consentendo anche ai tuoi compagni di squadra di registrare la loro richiesta interrompendo il tuo flusso di lavoro .

Office Manager Norah è un fan dell'utilizzo di ZenDesk per questo scopo.

'Ho configurato ZenDesk in modo che le persone possano inviarmi un'e-mail a un indirizzo e-mail dell'ufficio speciale e crea un ticket in ZenDesk', spiega. 'In questo modo posso gestire i miei biglietti e contrassegnarli come completi quando sono finiti!'

Se ZenDesk non è un'opzione nella tua azienda, ecco una soluzione fai-da-te di OM Megan.

'Ho [un foglio di calcolo Excel] che tengo su una rete che aggiorno.

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Ogni volta che qualcuno mi invia un'e-mail chiedendomi di fare qualcosa, la inserisco in quell'elenco. L'ho impostato come i compiti che ho.

In alto ho le attività che sono in attesa. Ho compiti ricorrenti, qual è lo stato di essi, qual è il compito, qual è lo stato di essi, quando sono le date di scadenza, chi è responsabile, a chi deve essere inviato, e poi ho compiti in corso . Tutto è datato.

Ogni settimana creo un nuovo foglio in modo da poter rivedere quelli vecchi.

È solo questione di essere diligenti e aggiornarlo. Quello che faccio è anche stampare la richiesta e-mail con una e-mail e terrò quella pila di fogli di cose da fare. Quindi lo confronterò con il mio elenco per assicurarmi che sia lì e che sia fatto. '

Megan è stata abbastanza generosa da fornire un modello Excel che puoi utilizzare per provare il suo sistema da solo. Puoi scaricare quel modello qui .

6. Imposta il telefono sulla scala di grigi

iphone in scala di grigi

Ti sei mai chiesto perché quei puntini di notifica su tutte le tue app sono rossi? Non è una coincidenza.

I produttori di app hanno testato incessantemente i loro progetti e sanno che un punto rosso con un numero è quasi impossibile resistere al controllo. Nel loro sforzo di massimizzare il coinvolgimento con le loro app, hanno efficacemente trasformato il tuo smartphone nella macchina di distrazione più efficiente al mondo.

La buona notizia è che c'è un modo semplice per combatterlo: imposta il telefono in modalità scala di grigi.

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Una cosa divertente accade quando quel piccolo numero di notifica sulla tua app di Instagram è grigio anziché rosso brillante. All'improvviso sei molto meno tentato di scoprire chi ha commentato il tuo ultimo post.

Ecco come farlo per l'iPhone .

7. Utilizzare il metodo Pomodoro

Multitasking. Siamo tutti terribili in questo.

I nostri cervelli semplicemente non sono impostati per eseguire più di un'attività complessa ad alto livello. ( È scienza .)

Il metodo Pomodoro è un tecnica di gestione del tempo che ti aiuta a impegnarti in un'attività per una quantità di tempo gestibile: 25 minuti. Gli studi hanno dimostrato che la maggior parte delle persone può concentrarsi solo su un'attività con un alto livello di prestazioni per una media di 45-50 minuti.

Vai a tomato-timer.com e provalo tu stesso.

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8. Programma le distrazioni

Ammettiamolo, non è realistico pensare che non solleverai mai il telefono per controllare i social media, il tuo sito di notizie preferito o il messaggio in arrivo di tua madre.

Non prepararti a fallire ponendoti aspettative irrealistiche. Invece, programma il tempo per dedicarti ad attività meno che produttive una o due volte durante il giorno, per dieci o quindici minuti alla volta.

Quando diciamo pianificazione, intendiamo effettivamente inserire 'guarda i social media' nel tuo calendario. Concedendoti la tua distrazione preferita di tanto in tanto la renderà meno allettante e ti aiuterà a mantenere il tuo impegno per la maggior parte della giornata.

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Comunicazione

Recentemente ho partecipato a un'intervista con Seth Epstein , uno dei massimi leader creativi a Los Angeles, e ha detto qualcosa che ha davvero colpito nel segno: praticamente qualsiasi problema nella vita o negli affari può essere risolto con una migliore comunicazione.

I problemi che devono affrontare i responsabili degli uffici di solito non fanno eccezione. Molte delle sfide che sembrano sistemiche o addirittura irrisolvibili possono spesso essere risolte con una migliore comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti di comunicazione per semplificarti la vita e farti risparmiare tempo a lungo termine.

9. Utilizzare Slack per la comunicazione interna

Le app di messaggistica interna hanno alcuni vantaggi distinti rispetto alla posta elettronica per le comunicazioni interne, tra cui facilità d'uso, maggiore trasparenza e integrazione con tonnellate di app di terze parti. Sono un ottimo modo per eliminare i silos di informazioni che l'email tende a creare.

Office Manager Norah consiglia Slack:

'Usiamo molto Slack ed è ottimo per la comunicazione veloce e la delega delle attività.'

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10. Impegnarsi per la chiarezza

Potrebbe sembrare un buon senso, ma lo abbiamo sentito ripetutamente dai responsabili degli uffici: assicurati che le aspettative e i risultati siano chiari fin dall'inizio. Ti farà risparmiare un sacco di tempo a lungo termine.

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È davvero semplice come fare domande ogni volta che qualcosa non è del tutto chiaro.

Un altro grande adagio: i problemi non migliorano con l'età. Se un progetto inizia a sembrare travolgente, va fuori dai binari o semplicemente non funziona, fai qualcosa al riguardo il prima possibile.

Ti farà sempre risparmiare tempo a lungo termine per portare qualcosa con il tuo capo prima piuttosto che dopo.

11. Dì solo no

Quante volte al giorno vieni interrotto da qualcuno nella tua organizzazione che ha bisogno di aiuto con qualcosa in questo momento? Quante volte si fermano a considerare che potresti lavorare su qualcosa di importante?

Scommetto che quelle risposte sono 'molto' e 'mai'.

Interruzioni di questo tipo sono probabilmente il modo più comune in cui i responsabili degli uffici vengono buttati fuori strada e finiscono per perdere tempo a cercare di rimettere a fuoco.

Potrebbe essere allettante essere un uomo o una donna 'sì' e dire istintivamente di sì a tutto, ma dire di no alle richieste che non contribuiscono agli obiettivi mission critical è una necessità assoluta e può essere un salvavita quando si tratta di gestione del tempo.

Bonus gratuito: Ottieni una versione PDF del report 2018 State of The Office Manager . Abbiamo intervistato 572 Office Manager per scoprire 10 take away che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi e superare le sfide. Inoltre, scopri cosa vengono pagati gli altri gestori di ufficio (e come puoi guadagnare di più)!

Quali suggerimenti e trucchi hai sviluppato per recuperare il tuo tempo? Condivideteli nei commenti qui sotto!